基于手寫批注的圖書管理辦公系統

杜景文

(長春中醫藥大學,吉林長春 130021)

基于手寫批注的圖書管理辦公系統

杜景文

(長春中醫藥大學,吉林長春 130021)

本文介紹了一種圖書管理辦公系統。系統以手寫批注技術為先導,設計了智能書架、防盜功能、統計管理等諸多功能,是對傳統圖書管理的補充和提升。這個系統是智能圖書館建設的一種可貴的嘗試,具有很好的應用和推廣價值。

手寫批注 圖書管理 OA

1 引言

圖書信息服務從傳統的管理辦公模式逐步發展為現代網絡協同辦公模式。這種服務模式的演進與發展,催生了圖書管理平臺的更新與升級。

最近幾年,在網絡化的嘗試過程中,涌現出很多開放式的管理辦公資源平臺。但是這些平臺大多數解決的是網絡辦公問題,而少有具手寫批注的協同管理系統。本文介紹的手寫批注管理辦公系統就是一種使用書寫板、手寫屏等手寫指點設備對Word及其兼容格式的電子報告、作業流程進行標注的系統。

這個系統不僅解決了網絡辦公中電子報告批改的瓶頸問題,而且不失傳統紙質批改“見字如面”的親切感。同時也為當今社會倡導的低碳辦公提供了一個可貴的嘗試。

2 手寫批注技術

2.1 富文本的建立

在電子辦公文稿手寫批注中,標注是指使用手寫指點設備對文檔的圈閱、標記、附注、涂抹等處理的過程。其中手寫指點設備包括書寫板、手寫屏、鼠標、軌跡球等計算機外部設備。

首先,我們用RTF控件以富文本格式的方式打開Word文檔,并同時把Word的原文檔顯示在窗體中。

然后,將Windows消息的處理方法攔截,并處理手寫指點設備等消息,用API函數自定義坐標系,在RichTextBox場景[3]上批注,保存在輔助文件中。

當再次打開此文檔時,讀取這些信息,繪制出批注筆跡;同時顯示批注筆跡的詳細信息(批注人、時間等)。

批注流程見圖1。

2.2 文本與批注的疊加

我們將創建的富文本稱為文本層(或底層);同時定義(多個)透明的圖層,稱為批注層。

手寫批注是在批注層上的反饋式書寫運動,利用手寫輸入設備(如wacom Intuos3手寫板,采樣頻率200點/s),可以全程采集手寫批注過程中的x,y,t等信息。

但意外斷筆等因素會導致手寫批注在空間和時間上存在一定的漂移和形變,系統有效地利用了手寫批注的時序連續性和局部相關性[7],實現批注筆畫的流暢。

系統運用API函數將文本層和(多層)批注層建立在同一坐標系內,沿Z軸方向將它們邏輯上疊加。當文本層移動、滾動和縮放時,批注層與其聯動,步調一致,便形成了圖2右側的留痕效果。

3 網絡辦公系統

3.1 系統結構

網絡辦公管理系統是建立在B/S模式的多層Internet/Intranet應用系統,具有高可用性、高可伸縮性和高可擴展性。(表1)

3.2 系統功能

靈活方便的信息流交換和共享能力。信息集中式管理,多種模式共享,無縫的信息流交換,信息流控制簡單高效,集中體現了信息、文檔在辦公活動中交流的開放性與即時性。

強大的“事務提醒”功能。當您有新的信息、任務時,系統會自動向您提示,讓您及時處理事務。

(1)桌面管理。個人桌面是以當前用戶為中心,將常用的業務以信息列表的方式展現的Internet動態頁面。主要包括:代辦事項、已辦事項、已發事項、事項查詢、個人文件夾、我的日程、內部消息、郵件管理、顯示公文批示、下屬管理、工作日/周/月報、桌面布局設置等內容。用戶可以根據個人喜好自行定制桌面上顯示的內容、排序,所占區域布局。

單位桌面是以科/室或分/子公司為單位,將集團或總部發布的通知/通告、規章制度、新聞、黨務活動等對公發布的內容以列表的方式展現出來。

(2)公文處理。通過網絡實現整個公文處理的計算機自動化,在發布公文時指定公文的處理流程,系統自動負責公文的流轉,從而提高公文處理的速度,真正實現了公文處理的電子化。系統還提供表單的權限設置,流程任務通知,催辦,代辦,轉化,并行會簽、串行會簽、補簽,子流程,同步任務,多實例任務,人工任務、消息任務、郵件任務等,任務多級分發與匯總、任務追回、任務層層駁回,任務自由跳轉等中國特色的流程需求,同時提供流程全面跟蹤,記錄流程每一步驟的開始/結束時間、處理結果。在文件流轉的過程中,增加了先進的數字簽名及簽名驗證技術使得整個辦文過程更加安全,嚴謹。公文處理包括收文處理、發文處理。

(3)電子檔案管理。搭建海量文檔集中存儲的平臺,實現統一的文檔共享。具有系統設置、權限管理、數據錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、數據轉換等模塊。可在網絡環境下實時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等,還可在權限允許范圍內下載檔案?？蓪n案部門現有的檔案目錄管理系統中的數據直接轉入新的企業檔案管理系統,可在系統中繼續管理上傳文件,提供借閱、分發、歸還、催還等功能。

圖1 批注流程圖

圖2 文本層與批注層

表1

(4)會議管理。會議管理功能可以通過設置合理的會議申請流程高效使用各種會議資源,使會議文檔資料的發放與存檔、會議歷史數據、信息的檢索與共享等繁瑣的管理工作變得自動化與簡潔化,幫助企事業單位高效地管理會議室及各種會議。

4 圖書管理平臺

4.1 系統結構

圖3 RFID系統構成

圖4 系統功能示意圖

目前,RFID技術在工業自動化、物體跟蹤、交通運輸控制管理、防偽和軍事等方面已經廣泛地應用。

RFID系統由電子標簽(Tag)、天線(Antenna)、閱讀器(Reader)三部分組成(如圖3)。其中:

(1)電子標簽:由耦合元件及芯片組成,且每個電子標簽具有全球唯一的識別號(ID),無法修改、仿造,具有很好的安全性。電子標簽中一般保存有約定格式的電子數據,在實際應用中,電子標簽附著在待識別物體的表面。

(2)天線:在標簽和閱讀器間傳遞射頻信號,即標簽的數據信息。

(3)閱讀器:讀取(或寫入)電子標簽信息的設備,可設計為手持式或固定式。閱讀器可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據,從而達到自動識別物體的目的。通常閱讀器與計算機相連,所讀取的標簽信息被傳送到計算機上,做進一步的數據處理。

4.2 功能與特點

本系統將RFID技術引入圖書管理系統中,當裝有電子標簽的圖書在有效范圍內接近讀寫器時,讀寫器受控發出微波查詢信號,安裝在圖書上的電子標簽收到讀寫器的查詢信號后,將此信號與標簽中的數據信息合成一體,反射回電子標簽讀寫器。讀寫器接收到微波合成信號后,經讀寫器內部微處理器處理后即將電子標簽存儲的識別代碼等信息分離讀取出來,通過USB或RS232傳入計算機,計算機處理數據庫信息。這樣的系統不僅開拓了管理功能,而且提升了工作效率。系統功能組成見圖4。

4.3 智能書架

智能書架除了傳統的全文檢索外,還通過圖形界面方便地實現了直覺式位置檢索 (即在圖書館的平面圖上瀏覽,然后逐個書架地尋找)。如果用戶以圖書館管理員的身份登入,則可以從系統獲得更進一步的信息,例如:每層架的現有藏書量及書本本來應放的位置等。

(1)快速庫存檢索:以往要進行一次全圖書館庫存檢查, 就要花上幾天的工作時間?，F在,所有圖書架都加裝了天線,基本上不費任何人力物力,幾分鐘就可以完成一次全館庫存檢查。

(2)精確位置定位:傳統的圖書搜索只能告訴讀者那本書“應該放在哪里”。但如果那本書被其他讀者從書架中拿了出來閱讀,或放錯位置,這時系統的定位功能能準確地告訴讀者那本書“當前時刻在哪里”,大大提高了讀者的檢索效率。

4.4 防盜功能

跟傳統的防盜磁條對比,RFID標志顯然是更耐用。既能降低失書的風險,又節省了定期更換磁條的麻煩,直接或簡接地節省了成本。

除此之外,超高頻(UHF)RFID天線可以做得很小,更便于工作人員把天線隱藏于讀者難于察覺的地方,提升了保安程度。

4.5 統計管理

RFID技術可以使系統方便地收集讀者的相關資料。通過掌握讀者的閱讀習慣和模式,管理者能有效地制定策略性的改進,提升圖書館的服務層次。

圖書館員以往只能知道有多少本書、那些書被借出。如今系統在RFID的支持下,可以搜集更多、更深入的資料,如:

(1)哪本書被讀者從書架拿下來的次數最多;

(2)哪本書被帶到閱讀區/閱讀桌的次數最多;

(3)平均每本書在館內的閱讀時間是多久;

(4)哪位讀者正在閱讀哪本書。

如果讀者愿意帶著一張具有RFID功能的借書卡,我們還可以定期推薦適用于新書。

4.6 自動借還機

如果用戶需要借書的話,只要先把他的借書卡插進機內,從觸幕屏上選出指定圖書,系統的機械臂便會自動把書帶到出書口。同時系統把讀者的借書卡號碼和圖書編號等數據,記錄存儲到數據庫中。

還書更為簡單,讀者只需把要退還的書放進收集口,系統便會讀出圖書編號,把讀者的借書紀錄清除。最后機械臂會把圖書分類,然后帶到一個空的格子中。

4.7 智能閱覽桌

在書桌底下加入RFID天線等設備,這樣便可以得知諸如哪本書是正在被哪位讀者閱讀等信息。我們就可以更加合理地調配紙質圖書;必要時啟用電子版本,并將其進行對應的傳送與顯示。

5 結語

對于圖書館員而言,本系統改善或替代了傳統的工作理念;是智能圖書管理的一種嘗試與探索。這個系統可作為智能圖書館建設的公共平臺,得到更好的應用和推廣。

與此同時,本系統的思想還可以應用到其他相關的領域。例如:學校的檔案管理、辦公室的文稿管理、超級市場的物品管理等。

[1]唐彬.論公共圖書館信息服務模式及其演進趨勢[J].現代情報,2010,30(4):79-81.

[2]王振新,吳新年.RFID技術發展趨勢與圖書館業務管理模式變革[J].圖書館理論與實踐,2007,104(6):66-68．

[3]康東,石喜勤,李勇鵬,等.射頻識別RFID核心技術與典型應用開發案例[M].北京:人民郵電出版社,2008．

[4]李廣建.數字時代的圖書館網絡信息系統[M].北京:北京圖書館出版社,2006.

This article describes a library management system.Handwritten notation technology as the forerunner in the system,designed the smart shelves,anti-theft features, statistics management,and many other features.These are complementary to the traditional library management.This system is an attempt to intelligent library building;it can be application and generalization.

Handwriting library OA

杜景文,男,滿族,1967年,單位:長春中醫藥大學圖書館,職稱:圖書館館員。