徐雅云
摘要:Excel是Microsoft Office的重要組成部分,它能對表格數據進行快速計算和統計分析,只要我們把表格化的數據輸入后,使用Excel便可按用戶的要求完成表格中數據的計算統計等工作。利用Excel中“數據有效性”功能則可提高數據錄入效率。在“數據有效性”中運用OFFSET函數則能創建智能化下拉列表,并解決輸入過程中列表數據的自動增長。
關鍵詞:數據有效性; Excel函數 ;下拉列表數據
中圖分類號:TP37 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2014)32-7825-02
在我們日常的學習和工作中,經常需要記錄大量的數據信息,并對其進行計算、統計和分析處理。例如各學校學生成績的錄入統計,企事業單位的工資財務核算及企業生產報表的生成等,Excel是完成這些工作的有效計算機應用軟件之一。
利用Excel中的“數據有效性”功能,在數據錄入工作中用預定的條件校驗數據,既可防止無效數據的產生,還能降低輸入出錯機率,提高數據錄入的效率。
本文從實例出發,探討Excel數據有效性在防止數據重復輸入、中英文快速轉換輸入、利用下拉列表選擇輸入等方面的應用,讓Excel軟件在工作中發揮更大作用。
1 實現數據唯一性的檢驗
在Excel數據錄入的過程中,有些數據是不允許重復輸入的,即需要確保數據的唯一性。例如每個居民的身份證號、學生的學號、商品的編號等等。在錄入數據過程中,僅憑人工判斷難免出錯,而且還不容易被發現,這時我們可以利用Excel數據有效性來對正在輸入的數據進行驗證。當輸入重復數據時,讓Excel自動提示,以便及時發現并更改,保證數據正確輸入并符合要求。……