Excel數據有效性的應用探討

徐雅云

摘要：Excel是Microsoft Office的重要組成部分，它能對表格數據進行快速計算和統計分析，只要我們把表格化的數據輸入后，使用Excel便可按用戶的要求完成表格中數據的計算統計等工作。利用Excel中“數據有效性”功能則可提高數據錄入效率。在“數據有效性”中運用OFFSET函數則能創建智能化下拉列表，并解決輸入過程中列表數據的自動增長。

關鍵詞：數據有效性； Excel函數 ；下拉列表數據

中圖分類號：TP37 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）32-7825-02

在我們日常的學習和工作中，經常需要記錄大量的數據信息，并對其進行計算、統計和分析處理。例如各學校學生成績的錄入統計，企事業單位的工資財務核算及企業生產報表的生成等，Excel是完成這些工作的有效計算機應用軟件之一。

利用Excel中的“數據有效性”功能，在數據錄入工作中用預定的條件校驗數據，既可防止無效數據的產生，還能降低輸入出錯機率，提高數據錄入的效率。

本文從實例出發，探討Excel數據有效性在防止數據重復輸入、中英文快速轉換輸入、利用下拉列表選擇輸入等方面的應用，讓Excel軟件在工作中發揮更大作用。

1 實現數據唯一性的檢驗

在Excel數據錄入的過程中，有些數據是不允許重復輸入的，即需要確保數據的唯一性。例如每個居民的身份證號、學生的學號、商品的編號等等。在錄入數據過程中，僅憑人工判斷難免出錯，而且還不容易被發現，這時我們可以利用Excel數據有效性來對正在輸入的數據進行驗證。當輸入重復數據時，讓Excel自動提示，以便及時發現并更改，保證數據正確輸入并符合要求。……