基層醫院人事檔案管理的現狀與完善措施

房艷江蘇省東臺市婦幼保健院 224200

基層醫院人事檔案管理的現狀與完善措施

房艷
江蘇省東臺市婦幼保健院 224200

人事檔案是對檔案人學習、工作等個人情況的真實記錄，是人才信息的有效載體，人事檔案管理在基層醫院的管理工作中發揮著重要作用，是醫院人力資源管理的重要信息來源。當前基層醫院的人事檔案管理工作還存在很多不足的地方，需要通過制定科學合理的舉措來不斷予以完善。

基層醫院；人事檔案；管理現狀；完善措施

基層醫院人事檔案管理工作是為了構建人事管理制度、制定人事政策而開展的，通過人事檔案管理，將醫務人員的人事檔案歸檔形成一個信息庫，并結合科學的管理手段來協助人才的識別和培養，以更好地促進醫院人力資源開發、推進醫院高素質人才建設。本文主要闡述了基層醫院人事檔案管理的現狀及解決對策，希望有助于推進基層醫院的人事檔案管理工作。

一、基層醫院人事檔案管理的現狀

（一）人事檔案管理隊伍落后

基層醫院人事檔案管理人員的綜合業務水平關系著醫院人事檔案管理服務的水平，當前基層醫院檔案管理人員的學歷水平和知識體系層次普遍不高，且部分檔案管理人員不是科班出身，而是半路轉行或者醫院臨時調配的，對人事檔案管理工作認識不足，也沒有相應的理論認知。此外，很大一部分檔案管理人員安于工作現狀，沒有繼續學習深造的進取心，加上專業知識本來就欠缺，使得其個人業務能力較為欠缺，很難滿足醫院檔案科學管理的要求。

（二）思想陳舊、體制落后

醫院的主要工作是提供醫療、防疫、保健等服務，因此醫院職工通常都重業務、輕管理，使得人事檔案管理沒有得到相應的重視，相關工作僅僅停留在檔案資料的收集、保管、存放等初級層面上，并且在工作觀念上也存在應付的成分，工作思想比較陳舊。部分檔案管理人員沒有充分認識到利用檔案進行管理的實質，加上管理體制落后，使得人事檔案管理沒有發揮出其應有的作用，不能適應醫改新形勢下醫院建設的需要。

（三）檔案內容不規范、材料甄別不嚴謹

目前在醫療單位人事檔案管理過程中，人事檔案資料不經甄別直接入檔的現象非常普遍，有些檔案內容的填寫十分隨意，甚至出現前后矛盾的情況；部分檔案材料的格式不符合檔案管理要求，造成填寫不規范或者過于簡單；還有部分檔案的內容不全，這些都直接影響著人事檔案的系統性和規范性。

（四）檔案跟隨人才流動機制不健全

隨著人才流動政策的放開，“檔隨人走”的格局逐步打破，出現了檔案觀念淡薄這一反常現象，加上檔案管理、轉遞制度的不健全，造成了醫院一些人事檔案資料的遺失、偽造問題，甚至很多醫院及其職工都認為檔案沒用，出現了“棄檔”現象。此外，部分醫院單位想借檔案留住人才，采取“扣檔”這一極端做法，最終造成人才走不成或者“棄檔”走人現象，致使醫院人事檔案管理出現混亂，人才得不到有效配置，不能發揮出其最大效益。檔案隨人才流動機制不健全，嚴重制約了醫院的人才培養及人才引進工作，阻礙了醫院的健康長遠發展。

（五）檔案管理方式落后

醫院的人事檔案管理是一項政治性、專業性、機密性較強的工作，人事檔案材料需要單獨歸檔、專人管理。但是由于醫院后勤人事編制不足、醫院人事檔案管理工作未得到應有重視、檔案管理方式落后等原因，很多基層醫院的人事檔案管理工作由非專業人員兼職兼任，致使醫院的人事檔案資料不能及時有效完整的歸檔。

二、完善措施

（一）提高人事檔案管理人員的素質

醫院檔案管理人員的專業素質直接影響著醫院人事檔案管理水平。要引進競爭機制，實行競聘上崗，擇優錄用具備檔案管理專業知識的人才；要將人事檔案管理人員培養納入醫院的人才培養計劃中；要培養檔案管理人員的愛崗敬業精神，鼓勵其不斷學習，努力掌握人事檔案管理工作的新知識，以滿足本職工作的需要。

（二）加強學習、增強意識

引導醫院全員參與學習《檔案法》等相關法規，使人事檔案管理工作得到應有的重視，使醫院領導意識到科學的人事檔案管理是醫院進行人事決策的依據，是人事管理工作順利開展的保障；使醫院職工認識到配合醫院搞好人事檔案管理工作將直接關系到自身的利益；人事檔案管理人員要增強法律意識，保證檔案管理工作遵法守法，牢固樹立服務意識，把服務放在人事檔案管理工作的重要位置。

（三）規范檔案資料的收集與整理

在人事檔案資料采集階段就要滿足檔案管理的有關要求，保證檔案資料的完整性。對于應屆畢業人員的檔案資料，可將檔案收集模式由零散收集變為由畢業學校統一提供，其中包括畢業生成績單、登記表等資料，同時對畢業證原件進行仔細審核后方可歸入人事檔案；學位檔案要包含學位申請表、學位證書復印件等。歸入人事檔案的資料一律使用16開紙張，嚴格規范檔案資料的收集與整理過程。

（四）建立規范的人事檔案管理制度，促進人才合理配置

通過建立規范的人事檔案管理制度，為醫院人才隊伍建設和人力資源合理配置提供準確依據。可參閱醫院人事業績檔案，根據人才的能力及特點在醫院各科室內合理配置，充分發揮人才的最大效能，做到由事擇人、用人治事，形成良性的人才流動循環，帶動醫院良好發展。

（五）應用現代化檔案管理方式

在信息化時代，建立電子人事檔案非常有必要，要充分利用當前先進的信息化檔案管理方式，實現人事檔案管理的科學化、現代化。通過應用現代化管理方式，引進現代化技術來建立醫院人事檔案數據庫，做到人事檔案信息管理的動態化，實時更新人事資料，保證人事檔案的真實性、時效性和準確性，增強檔案的生命力和活力，以提高醫院人事檔案管理效率，使之更好地服務于醫院發展。

結語

人事檔案信息可如實反映醫院的人才分布及人才質量，做好人事檔案管理有利于發現人才、培養人才，進而更好地利用人力資源。要不斷創新基層醫院的人事檔案管理工作，充分利用檔案信息，為醫院選拔、培養、使用人才提供科學支持，為提升醫院總體競爭力貢獻力量。

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[2]吳緒康.醫院人事檔案管理問題及對策[J].醫學信息,2010(2)

[3]王學,趙一斌,陳妮.醫院人事檔案管理問題及對策分析[J].維吾爾醫藥,2012(11)