全新視角下的檔案整理認識

劉淑艷吉林省梨樹縣城鎮綠化管理中心

全新視角下的檔案整理認識

劉淑艷
吉林省梨樹縣城鎮綠化管理中心

我國社會的不斷發展使得檔案整理工作也出現了很大的轉變，傳統的檔案整理工作理念和工作方法都無法很好的滿足影響當今時代的發展要求，在這樣的情況下，檔案信息化的建設也在發展，所以我國的檔案整理工作也正在發生著轉變，在檔案整理工作中，應該對其用全新的視角去看待和理解，這樣才能更好的促進我國檔案工作的順利發展。

檔案管理；檔案整理技術；應用

檔案是進行社會服務的一個十分重要的依據，所以其在社會發展中的重要性也是眾所周知的，在檔案工作中，檔案整理工作發揮著十分重要的作用，所以需要在檔案工作中不斷的采取有效的措施對檔案整理工作予以更新和處理，當代的檔案工作中，出現了很多的電子檔案，所以我們在認識檔案管理的過程中要采取更加現代化的視角，這樣才能更好的為我國檔案工作的順利開展提供良好的條件和環境。

一、檔案整理概述

檔案整理的類型主要有三種：①系統排列和編目。在正常條件下，檔案室接收文書部門和業務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質量，制訂館(室)內分類排列方案，進行案卷和全宗的系統排列以及案卷目錄的加工。②局部調整。對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發生重大變化的檔案,進行新的系統化調整。③全過程整理。對必須接收和征集的零散檔案，進行包括整理工作全部內容的系統化和編目。

檔案整理要求保持文件之間的歷史聯系，便于保管利用。文件之間的歷史聯系是指文件在產生和處理過程中形成的內部相互關系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面的聯系。維護文件之間的歷史聯系有時可采用不同的方法，在優選時應以便于檔案保管和利用為其最高要求，并使二者統一起來。

二、做好檔案整理工作的前提條件

檔案是單位發展和個人成長的重要記錄，它是一個單位和個人的一個成長日志，所以，檔案整理人員在實際的工作中必須要對檔案的性質和內容以及處理方式都有非常詳盡的了解，只有將這些因素全部弄清楚之后，才能更好的保證檔案整理工作的順利開展，反過來也是如此，如果檔案整理人員自身就不能對檔案的性質以及內容予以非常詳盡的了解和掌握，檔案整理工作的質量就更加的難以保證，另外，如果檔案整理人員在專業知識和技能方面存在欠缺，也會對檔案整理工作產生非常大的阻礙，所以做好檔案的整理工作的一項重要的前提就是檔案的整理人員在實際的工作中一定要具備豐富的專業知識，同時對自己在職的單位還要有非常深入的了解。

三、全新視角下的檔案管理認識

檔案管理工作逐漸向著信息化的方向在發展，這也使得我國的檔案形式不僅僅局限于傳統的紙質檔案，所以傳統的檔案整理技術已經不能適應當前的發展潮流，更加先進的技術也影響會在這一過程中被逐漸的應用，在這樣的形勢下，加強對檔案整理技術的認識在實際的工作中會發揮十分重要的作用，在新型的檔案整理技術當中，比較常見的技術有元數據檔案整理技術、非元數據檔案整理技術和檔案虛擬整理技術。

（一）元數據檔案整理技術

元數據檔案整理技術的產生和電子檔案的出現有著十分密切的聯系，這種技術是一些西方檔案領域的研究人員提出的一種新型的技術，元數據檔案整理技術在實際的應用中有著非常重大的意義，這項技術是對傳統檔案整理技術的重要創新，元數據檔案整理技術是一種更加先進也更加合理的技術，在應用的過程中，主要是以檔案資料的生命周期作為研究的基礎，從而有效的保證了文檔的一體化管理，在元數據檔案整理技術中，一個非常重要而且也非常核心的一個環節就是檔案數據的收集工作，文件中心理論主要是圍繞著文件進行闡述的，這種理論是將文件管理和檔案管理融合在一起，這樣才能形成一個更加行之有效的文件系統，該技術在使用的過程中起到的一個最為重要的作用就是將電子文件轉化成電子檔案，它也成為了當今檔案整理工作中的一項十分重要的內容，但是這一技術在很多因素的影響下并沒有得到非常廣泛的應用。

（二）非元數據檔案整理技術

非元數據檔案整理技術和元數據檔案整理技術都是檔案整理工作中非常先進和新穎的技術，在元數據檔案整理技術中，影響因素相對而言有其自身的復雜性，所以在我國先進的發展中無法得到十分有效的應用，所以我國在元數據檔案整理的基礎上，結合我國的實際情況研發出了非元數據檔案整理技術，該技術在實際的應用中是一項綜合性非常強的技術，同時該技術對網絡環境的依賴性不是很強，沒有對文檔一體化提出非常高的要求，所以更加適應我國現實國情，這項技術也使得我國的檔案整理工作出現了新的變化，在我國的檔案整理工作中還是占據著十分重要的地位，這一技術的基礎性理論對我國檔案管理工作而言有著十分重要的參考意義，可以有效的促進我國檔案管理事業的發展和完善，同時其對我國檔案整理工作也有著十分積極的推動作用，使得我國的檔案整理工作可以更加符合現代化的發展需要。

四、新視角下的檔案整理信息化

在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術。信息工業的飛速發展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網絡世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數據庫技術。目前的數據庫技術已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業單位可通過建立檔案數據庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設備，就應投入足夠的資金。首先，單位應認識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現在以下幾點：（1）保存經濟成果，成為日后主張經濟利益的憑證；（2）對企業來說，檔案是質量的證明和追溯的依據；（3）檔案還包含了技術開發的過程與經驗；（4）檔案的整理也是企業單位文化的積累，一本檔案包含了單位發展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關負責人就應保證整理工作有充足的物質保障，要按照國家和行業標準完善檔案整理的相關要求。檔案人員的編制、檔案工作規模、檔案數量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現數字化、信息化、標準化、規范化的檔案整理工作。

五、結語

檔案整理是企事業單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學習經驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應新技術、新文化帶來的影響。

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[3]任麗梅.分析新形勢下人力資源和社會保障局的檔案整理方法[J].才智,2012(35)