全新視角下的檔案整理認(rèn)識(shí)

劉淑艷吉林省梨樹縣城鎮(zhèn)綠化管理中心

全新視角下的檔案整理認(rèn)識(shí)

劉淑艷
吉林省梨樹縣城鎮(zhèn)綠化管理中心

我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展使得檔案整理工作也出現(xiàn)了很大的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案整理工作理念和工作方法都無法很好的滿足影響當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展要求，在這樣的情況下，檔案信息化的建設(shè)也在發(fā)展，所以我國(guó)的檔案整理工作也正在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，在檔案整理工作中，應(yīng)該對(duì)其用全新的視角去看待和理解，這樣才能更好的促進(jìn)我國(guó)檔案工作的順利發(fā)展。

檔案管理；檔案整理技術(shù)；應(yīng)用

檔案是進(jìn)行社會(huì)服務(wù)的一個(gè)十分重要的依據(jù)，所以其在社會(huì)發(fā)展中的重要性也是眾所周知的，在檔案工作中，檔案整理工作發(fā)揮著十分重要的作用，所以需要在檔案工作中不斷的采取有效的措施對(duì)檔案整理工作予以更新和處理，當(dāng)代的檔案工作中，出現(xiàn)了很多的電子檔案，所以我們?cè)谡J(rèn)識(shí)檔案管理的過程中要采取更加現(xiàn)代化的視角，這樣才能更好的為我國(guó)檔案工作的順利開展提供良好的條件和環(huán)境。

一、檔案整理概述

檔案整理的類型主要有三種：①系統(tǒng)排列和編目。在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。②局部調(diào)整。對(duì)已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對(duì)由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整。③全過程整理。對(duì)必須接收和征集的零散檔案，進(jìn)行包括整理工作全部?jī)?nèi)容的系統(tǒng)化和編目。

檔案整理要求保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管利用。文件之間的歷史聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系有時(shí)可采用不同的方法，在優(yōu)選時(shí)應(yīng)以便于檔案保管和利用為其最高要求，并使二者統(tǒng)一起來。

二、做好檔案整理工作的前提條件

檔案是單位發(fā)展和個(gè)人成長(zhǎng)的重要記錄，它是一個(gè)單位和個(gè)人的一個(gè)成長(zhǎng)日志，所以，檔案整理人員在實(shí)際的工作中必須要對(duì)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容以及處理方式都有非常詳盡的了解，只有將這些因素全部弄清楚之后，才能更好的保證檔案整理工作的順利開展，反過來也是如此，如果檔案整理人員自身就不能對(duì)檔案的性質(zhì)以及內(nèi)容予以非常詳盡的了解和掌握，檔案整理工作的質(zhì)量就更加的難以保證，另外，如果檔案整理人員在專業(yè)知識(shí)和技能方面存在欠缺，也會(huì)對(duì)檔案整理工作產(chǎn)生非常大的阻礙，所以做好檔案的整理工作的一項(xiàng)重要的前提就是檔案的整理人員在實(shí)際的工作中一定要具備豐富的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)自己在職的單位還要有非常深入的了解。

三、全新視角下的檔案管理認(rèn)識(shí)

檔案管理工作逐漸向著信息化的方向在發(fā)展，這也使得我國(guó)的檔案形式不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，所以傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展潮流，更加先進(jìn)的技術(shù)也影響會(huì)在這一過程中被逐漸的應(yīng)用，在這樣的形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)檔案整理技術(shù)的認(rèn)識(shí)在實(shí)際的工作中會(huì)發(fā)揮十分重要的作用，在新型的檔案整理技術(shù)當(dāng)中，比較常見的技術(shù)有元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和檔案虛擬整理技術(shù)。

（一）元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的產(chǎn)生和電子檔案的出現(xiàn)有著十分密切的聯(lián)系，這種技術(shù)是一些西方檔案領(lǐng)域的研究人員提出的一種新型的技術(shù)，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在實(shí)際的應(yīng)用中有著非常重大的意義，這項(xiàng)技術(shù)是對(duì)傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的重要?jiǎng)?chuàng)新，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)是一種更加先進(jìn)也更加合理的技術(shù)，在應(yīng)用的過程中，主要是以檔案資料的生命周期作為研究的基礎(chǔ)，從而有效的保證了文檔的一體化管理，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，一個(gè)非常重要而且也非常核心的一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔案數(shù)據(jù)的收集工作，文件中心理論主要是圍繞著文件進(jìn)行闡述的，這種理論是將文件管理和檔案管理融合在一起，這樣才能形成一個(gè)更加行之有效的文件系統(tǒng)，該技術(shù)在使用的過程中起到的一個(gè)最為重要的作用就是將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案，它也成為了當(dāng)今檔案整理工作中的一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，但是這一技術(shù)在很多因素的影響下并沒有得到非常廣泛的應(yīng)用。

（二）非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都是檔案整理工作中非常先進(jìn)和新穎的技術(shù)，在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中，影響因素相對(duì)而言有其自身的復(fù)雜性，所以在我國(guó)先進(jìn)的發(fā)展中無法得到十分有效的應(yīng)用，所以我國(guó)在元數(shù)據(jù)檔案整理的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國(guó)的實(shí)際情況研發(fā)出了非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，該技術(shù)在實(shí)際的應(yīng)用中是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的技術(shù)，同時(shí)該技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的依賴性不是很強(qiáng)，沒有對(duì)文檔一體化提出非常高的要求，所以更加適應(yīng)我國(guó)現(xiàn)實(shí)國(guó)情，這項(xiàng)技術(shù)也使得我國(guó)的檔案整理工作出現(xiàn)了新的變化，在我國(guó)的檔案整理工作中還是占據(jù)著十分重要的地位，這一技術(shù)的基礎(chǔ)性理論對(duì)我國(guó)檔案管理工作而言有著十分重要的參考意義，可以有效的促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展和完善，同時(shí)其對(duì)我國(guó)檔案整理工作也有著十分積極的推動(dòng)作用，使得我國(guó)的檔案整理工作可以更加符合現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

四、新視角下的檔案整理信息化

在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢(shì)所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗(yàn)證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個(gè)條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡(jiǎn)化日后的管理與查詢。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證；（2）對(duì)企業(yè)來說，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開發(fā)的過程與經(jīng)驗(yàn)；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊(yùn)。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。

五、結(jié)語

檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對(duì)保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等都有重要的作用。在社會(huì)科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來的影響。

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