檔案信息化的信息資源管理問題探析

吳爽黑龍江省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心 黑龍江哈爾濱 150090

檔案信息化的信息資源管理問題探析

吳爽
黑龍江省大中專學校學生信息咨詢與就業指導中心 黑龍江哈爾濱 150090

現階段我國的檔案信息資源管理存在一些問題，比如異構性現象明顯、滯后性特征突出等，這嚴重影響了我國檔案信息管理事業的發展。因此需要使用信息化的管理方式來解決上述面臨的問題。本文主要通過介紹我國檔案信息化的信息資源管理現狀，進而探討了其管理對策，僅供交流。

檔案信息化；信息資源管理；問題探析

檔案信息化管理模式是我國檔案信息資源管理發展的必然趨勢，所謂檔案信息管理信息化，主要是指利用先進的現代化手段，實現檔案信息資源的一體化管理，縮短檔案信息資源形成的時間，提高檔案信息資源共享程度。檔案信息化的信息資源管理的特征是規范化、統一化以及綜合化，進而使得我國的檔案信息資源能夠得到最大程度的利用。

1、檔案信息資源管理中存在的問題

1.1 信息數據異構現象明顯，這是我國檔案信息化資源管理中普遍存在的一個問題，無論是數據來源，還是檔案架構等方面，都明顯的存在異構現象，這種異構性表現在檔案管理的多方面，其中典型的有兩點，一點是檔案數據的變換，另一點是檔案數據的轉換，因為異構現象的存在，使得檔案館信息資源管理難度加大，變得十分復雜。

1.2 信息數據資源管理分散性特征明顯，之所以會造成這種情況，主要是因為著錄檔案標準不統一，使得即使是相同的主題檔案，但是也不能集中收錄，只是采取分散管理的方式，而這種管理方式導致的直接后果就是檔案信息的利用價值降低，而且也不方便檔案管理人員管理，在查找統一檔案主體信息時，十分麻煩，如果事先沒有做好記錄，很多的檔案信息甚至不會被發現，進而使得很多檔案信息失去了利用的價值。

1.3 信息數據資源重復性特征明顯，所謂重復性即指相同的檔案信息主題下，收錄的很多檔案信息性質相同，甚至內容完全相同，這樣檔案館在整理這些檔案時，需要耗費大量的精力，逐一篩選，將無用的檔案信息刪除，留下利用價值高的信息，如果檔案館將大部分精力都放在這上面，其他方面的檔案信息管理工作將難以開展，因為檔案館人力方面明顯不足，而信息數據資源重復性的特征，又分散了大量的人力，因此十分不利于檔案管理整體工作的開展。

1.4 滯后性現象明顯，這也是我國檔案信息資源管理面臨的主要問題，檔案信息數據形成過程過長，當所有的信息數據已經整理完成形成檔案時，該檔案已經失去了大部分的利用價值，或者有些檔案信息形成之后并未被利用，但是等到其有利用價值時，或者轉移到其他檔案館或者已經超過保存年限，這使得某些檔案信息數據一直處于無利用就價值的狀態中，盡管現代檔案信息管理要求時效性，但是這種匯總之后的現象時有發生，從中可以發現，我國這種檔案管理方式無法達到公眾對檔案信息數據的需求。

2、檔案信息化的信息資源管理對策

上述存在的檔案信息資源管理存在的問題，可知必須使用先進的現代化手段來管理檔案信息，以此來提高檔案信息數據資源的利用價值、

2.1 樹立信息化管理的觀念

檔案信息資源必須采用先進的信息化管理方式，進而逐步實現我國檔案信息資源管理的規范化以及現代化，但是要想做到這一點，檔案信息管理人員必須樹立現代化的信息管理觀念，轉變傳統的信息化管理模式，進而更好地為社會大眾服務。我國檔案管理事業發展多年，已經逐漸摸索出一套符合我國檔案管理事業發展的方法，但是這種管理方法封閉式特征十分明顯，檔案管理是也在不斷的發展，這種管理方式也應該隨之改變，以此來滿足社會大眾的需求。現代化的檔案信息資源管理應該將內容統一，避免出現重復性的問題，與此同時，還應該采取一站式服務的方式，提高檔案信息資源管理的利用價值，除此之外，建立強有力的監管模式。這種新型的模式，將檔案信息資源管理從封閉性管理中解放出來，實現了信息化管理的目標。

2.2 建立健全的檔案網絡信息系統

網站作用的發揮，必須以公眾服務網和內部服務網的建設為基礎，使其能夠成為檔案工作宣傳和信息服務開展的平臺。局域網的建設實現了全國聯網、行業聯網和地區聯網，為了使檔案信息資源發揮服務社會的作用和網上查詢和利用的作用，我們要按一定的計劃對開放檔案目錄上載，有條件的對公開的檔案全文信息進行上載。系統的建設必須有一定的硬件基礎，要采購一定的硬件設備。建立數字化綜合應用平臺，使網絡信息系統能夠更好地來銜接各級各類檔案，從而實現館際互聯，逐步實現各級各類檔案網站的銜接，構建最終的檔案工作地區性信息網，把快捷、優質、方便的檔案信息服務提供給社會。

2.3 提升檔案工作人員的綜合素質

現在，檔案信息資源的管理還是要靠人工來完成，這就要求檔案工作人員必須具備相應的素質來完成這項重任。其中包括檔案管理知識、信息化數字技術、網絡計算機應用以及現代管理技術等。同時，檔案部門應加強對檔案工作人員的培訓，使他們掌握一些新型的技術、設備和方法等，來造就一批新型的綜合型檔案管理工作者。

2.4 加強深度發掘館藏文獻信息數據

現代化的檔案館除了向用戶提供深層次的信息服務之外，對館藏的文獻以及相關信息也要進行深層次的研究工作。同時，向用戶提供信息也是現代化館藏資源共享的一個重要途徑。在向用戶提供服務信息的同時，還要進一步加強現有館藏數據庫的升級，為館藏資源的數字化提供支持。而且，館藏數據庫的升級還可以增加用戶的易檢索性，使用戶更快更方便地找到資源并實現資源的共享。我們要圍繞社會的各種需求來升級館藏數據庫，與此同時，還要服務社會，關注民生，運用科學的依據、大量的社會調研和編輯工作，并根據社會的一些要求，超前完成一些服務項目，并將這些資源進行有效的分類，建立相應的專題，如房產信息、城市規劃建設、再次就業、計劃生育、退伍找工作等，把眾多零散的信息加以篩選整合，將其中對用戶有用且重要的信息提供給用戶，這樣才能發揮館藏數據庫的最大用途，使其真正做到更好地為人民服務。高效率的館藏信息服務還可以解決社會矛盾，成為用戶和政府之間的一座橋梁，在現代化社會構建中國特色社會主義和諧社會的過程中具有重大的現實意義。

3、結語

綜上所述，可知在信息化時代，應該采取信息化的手段來管理檔案信息資源，只有如此才能真正的實現我國檔案管理事業的長效發展，但是需要明確的是，信息化的管理模式的應用，并不意味著完全的摒棄傳統的檔案管理模式，兩者應該相互結合使用，尤其是重要的檔案的信息，必須保存紙質的檔案資源，同時做好備份處理。

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