淺析現(xiàn)代化辦公室人員的基本素質(zhì)和任務(wù)要求

陳雪梅

摘要：

辦公室是一個組織內(nèi)直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)，是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是對內(nèi)、對外的窗口。在不同類型的組織中都設(shè)有辦公室這一機(jī)構(gòu)。由于性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織，辦公室的工作內(nèi)容略有不同，下設(shè)機(jī)構(gòu)也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個方面職能。辦公室作為單位的綜合部門，其職能是辦公室的職責(zé)和權(quán)力的綜合表現(xiàn)。特別是辦公室人員要求具備良好的素質(zhì)，應(yīng)明確主要工作任務(wù)。

辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門，它圍繞單位的中心工作，向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促決策的落實(shí)，是決策層的延伸。

關(guān)鍵詞：辦公室人員素質(zhì);任務(wù)要求

辦公室承擔(dān)的工作既重要又繁瑣，它要求我們辦公室人員緊緊圍繞單位的中心工作，服從大局，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，堅(jiān)持 “上為領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，下為員工服務(wù)”的原則，維護(hù)指揮系統(tǒng)一元化，保證政令暢通，把千頭萬緒，紛繁復(fù)雜的具體事務(wù)和各項(xiàng)職能交叉的工作統(tǒng)籌兼顧。現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)我們從原來的被動應(yīng)付工作的態(tài)度，向主動適應(yīng)服務(wù)的工作態(tài)度轉(zhuǎn)變，每個工作人員必須明確辦公室的工作任務(wù)，以便有條不紊地開展工作。

一、當(dāng)前辦公室工作的主要內(nèi)容

我一直以來都是在從事著辦公室的工作，深刻體會到在現(xiàn)代社會，辦公室的工作隨著組織所處的時(shí)期和擔(dān)負(fù)中心任務(wù)的不同，辦公室的工作內(nèi)容也有變化，但其常規(guī)工作可以概括為辦文、辦會、辦事三大方面。

1.辦文工作

辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)：

（1）文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領(lǐng)導(dǎo)需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草。

（2）文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞，機(jī)要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。

（3）電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。

2.辦會工作

辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務(wù)、管理等工作，包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實(shí)。

3.辦事工作

辦事工作大體分為信息工作、技術(shù)工作、日常行政事務(wù)工作、臨時(shí)交辦工作四大項(xiàng)。

（1）信息工作，廣義上說，黨政機(jī)關(guān)的政策研究、公司企業(yè)的市場預(yù)測分析和調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報(bào)動態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡報(bào)的編發(fā)等，都是信息工作，收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊、收集保管名片等，也是信息工作。

（2）技術(shù)工作，主要指機(jī)要工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。機(jī)要工作指組織內(nèi)機(jī)密文件的保管、傳遞、以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)。計(jì)算機(jī)安全工作主要指計(jì)算機(jī)信息安全工作，如防黑客襲擊、防計(jì)算機(jī)病毒、信息安全教育等現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等。

（3）日常和行政事務(wù)工作，主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車輛管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、對外聯(lián)絡(luò)、安排領(lǐng)導(dǎo)活動、督查等。

安排領(lǐng)導(dǎo)活動是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而又很具體的工作，指為領(lǐng)導(dǎo)的個體和群體安排的各種活動，包括各種會議、外出參觀考察、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)工作、外事工作等。辦公室在安排領(lǐng)導(dǎo)活動時(shí)，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡，減少領(lǐng)導(dǎo)不必要的社會性應(yīng)酬活動，保證領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時(shí)間，集中精力抓好大事，搞好調(diào)查研究。

督查是辦公室一項(xiàng)重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的中心工作、重要決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，對負(fù)責(zé)承辦的部門和責(zé)任人員進(jìn)行督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作，以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。

在黨政機(jī)關(guān)還專門設(shè)立信訪辦公室，負(fù)責(zé)辦理群眾來信，接待群眾來訪及相關(guān)事項(xiàng)，同時(shí)也負(fù)責(zé)對報(bào)刊上的批評、建議的處理工作。其他組織一般不設(shè)立信訪室，類似工作由值班秘書接待辦理。在不設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，辦公室還承擔(dān)公關(guān)事務(wù)。

（4）臨時(shí)交辦工作，在日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常有事臨時(shí)事項(xiàng)交由辦公室去具體承辦落實(shí)。

辦公室工作綜合性很強(qiáng)，既涉及政治方面，也涉及經(jīng)濟(jì)、文化方面，還可能涉及法律、法規(guī)等，需進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)。在具體業(yè)務(wù)中，如承辦文電，不論是上報(bào)還是下發(fā)，往往涉及幾個部門會簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協(xié)商并組織落實(shí)。由此可以看出，現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)要求辦公室工作人員必須有寬泛的知識背景、較強(qiáng)的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。

二、現(xiàn)代化對辦公室工作人員的要求

1.辦公室人員的職業(yè)道德

所謂職業(yè)道德，是指擔(dān)負(fù)不同社會責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，從而促使人們不斷增強(qiáng)職業(yè)道德觀念，不斷提高服務(wù)水平。辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要應(yīng)體現(xiàn)在以下八個方面：

（1）良好的品格

品格是指人對現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：

①對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度，是一個人的基本道德品質(zhì)，是個人品格中的核心內(nèi)容。如愛集體、愛勞動;敬業(yè)愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。

②情緒特征，主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時(shí)間的長短等。

③意志特征，如行為目標(biāo)是否明確堅(jiān)定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。

④理智特征，是在想象事物的過程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實(shí)主義、在感知事物的過程中是主動觀察還是被動感知。

一個人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備良好的品格嚴(yán)格要求自己，克服不良習(xí)慣，主動適應(yīng)工作環(huán)境來開展工作。

（2）忠于職守

忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個特定的崗位、職責(zé)。大而言之是忠于黨、國家和人民利益;小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題，敢于諍諫，表現(xiàn)在對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)請示、匯報(bào)、檢查、總結(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示，反映信息及時(shí)、準(zhǔn)確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng)助手、配角，甘當(dāng)無名英雄， 不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。

（3）公道正派

辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。

辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、關(guān)系密切。這種情況下尤其要注意自重自強(qiáng)，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領(lǐng)導(dǎo)，還是基層群眾，不論其資歷高低職務(wù)大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風(fēng)轉(zhuǎn)。

（4）嚴(yán)守機(jī)密

辦公室工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會多，接觸的內(nèi)部文件多，參加重要會議多，接觸機(jī)密多。要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的機(jī)密絕對不說;不該知道的機(jī)密不要打聽;私人通信、電話不得涉及黨和國家的機(jī)密;不得在不利于保密的場合談?wù)摍C(jī)密;私人筆記本不能記黨和國家機(jī)密;接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲機(jī)密;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨身攜帶機(jī)密文件。

（5）講求效率

辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當(dāng)場可以辦理的事，就不要說“研究研究”;當(dāng)日可以處理完的，就不要推到明天;急事要馬上落實(shí)。“雷厲風(fēng)行”應(yīng)該是辦公室工作人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。

（6）恪守信用

辦公室工作嚴(yán)謹(jǐn)繽密、責(zé)任重大。辦公室工作人員在工作交往中應(yīng)恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí);接受任務(wù)如不能按期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。

（7） 善于合作

辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。

（8）文明禮貌

辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則，即禮貌而不居高臨下;誠實(shí)而不弄虛作假;參謀而不越權(quán)行事;謙虛而不傲上凌下;謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾;公正而不見風(fēng)使舵;敬業(yè)而不妄自尊大;敬重而不阿訣奉承;慎言而不談?wù)撌欠?本分而不炫耀示人。

2.辦公室人員的職業(yè)意識

職業(yè)意識是指在職業(yè)選擇與定向過程中，對未來或已經(jīng)從事的職業(yè)的認(rèn)識、評價(jià)及自己相應(yīng)的情感態(tài)度等心理成分的綜合，它是職業(yè)道德、職業(yè)操守和職業(yè)行為等職業(yè)要素的總和。作為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的辦公室人員，應(yīng)具備的職業(yè)意識主要是幕后意識、信息意識、多能意識、時(shí)間意識、合作意識和保密意識。

（1）幕后意識

幕后意識是指辦公室人員應(yīng)認(rèn)識到辦公室工作的輔助性、服務(wù)性，其工作成績一般不會獨(dú)立完整地顯示出來，而是附著于單位整體工作成績或領(lǐng)導(dǎo)的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽(yù)面前 ，要擺正自己的位置，甘當(dāng)幕后英雄，不奪領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。

（2）保密意識

辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，了解本單位人事、財(cái)務(wù)或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員保密意識不強(qiáng) ，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露出去，會使領(lǐng)導(dǎo)處于被動地位，不利于工作的開展。辦公室人員要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定，做好文件保密、會議保密、通信保密、辦公自動化設(shè)備保密。

（3）時(shí)間意識

辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務(wù)性工作，還要接待來訪賓客，為領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作奔波。辦公室人員要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，對工作有統(tǒng)籌計(jì)劃和安排，今日事今日畢，不能養(yǎng)成拖踏的習(xí)慣，提高工作效率。

（4）合作意識

辦公室是一個組織或部門的樞紐和心臟，它擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)系、溝通協(xié)調(diào)的任務(wù)，和方方面面發(fā)生著這樣那樣工作上的聯(lián)系。辦公室人員必須具備良好的協(xié)作心態(tài)和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要別人幫助或配合時(shí)應(yīng)誠懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。

（5）信息意識

現(xiàn)代化的社會，隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展和滲透，辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個側(cè)面來說，可以反映他們工作效率的高低，證明他們工作能力的強(qiáng)弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各方面的相關(guān)信息。

（6）多能意識

現(xiàn)代社會對辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：不僅要具備基本的辦文、辦會和辦事能力，還要能夠充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀或“外腦”，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，并有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力等。

3.公室人員的職業(yè)能力

辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)能力主要可從知識結(jié)構(gòu)、辦公能力兩個方面來概括。

（1）知識結(jié)構(gòu)

辦公室工作綜合性強(qiáng)，接觸面廣，辦公室工作人員必須具有廣搏的知識與合理的知識結(jié)構(gòu)，才能視野開闊，工作游刃有余。

①基礎(chǔ)知識。主要包括科學(xué)文化知識、基本政治理論、政策法規(guī)基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識四大部分。有了科學(xué)文化基礎(chǔ)知識，才能談得上學(xué)習(xí)和掌握其他的知識;只有掌握了正確的世界觀和方法論，才能在工作中表現(xiàn)出堅(jiān)定正確的政治方向和較高的理論水平;了解黨的現(xiàn)行路線、方針運(yùn)政策，國家憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度，才能準(zhǔn)確理解、執(zhí)行上級意圖，依法辦事;熟悉、熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的要求，提高 工作效率。

②專業(yè)知識。專業(yè)知識是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，主要有工作背景知識、辦公室工作專業(yè)知識和相關(guān)知識三部分。

工作背景知識。辦公室工作人員在哪一行業(yè)工作，就應(yīng)學(xué)會哪一行業(yè)的專業(yè)知識。如在政府機(jī)關(guān)工作的就必須有行政管理知識;在醫(yī)藥部門工作的要有醫(yī)藥衛(wèi)生知識;在農(nóng)業(yè)部門工作的，就要有農(nóng)業(yè)科學(xué)知識;在學(xué)校和文化團(tuán)體工作，則要具有教育學(xué)、文化學(xué)等方面的知識等。

辦公室工作專業(yè)知識。包括秘書學(xué)、文書學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、辦公設(shè)備使用與維護(hù)、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等。

相關(guān)知識。相關(guān)知識是指與專業(yè)知識密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識 ，學(xué)習(xí)這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：方法論知識、如系統(tǒng)論、信息論、 控制論等;心理學(xué)知識、包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理學(xué)、社會心理學(xué)、秘書心理學(xué)等;社交知識、包括人際關(guān)系學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、禮儀學(xué)等;財(cái)務(wù)會計(jì)知識，包括會計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)報(bào)表等;其他科學(xué)知識，主要是行為學(xué)、預(yù)測學(xué)、咨詢學(xué)、倫理學(xué)、編輯學(xué)、傳播學(xué)、文學(xué)藝術(shù)等。

（2）辦公能力要求

作為辦公室的主要人員，主要應(yīng)具備以下一些能力：

①良好的寫作能力。寫作能力是辦公室工作人員的基本功。辦公室需要經(jīng)常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一就是會寫文稿及進(jìn)行文件處理二秘書在起草文件時(shí)應(yīng)突出重點(diǎn)，觀點(diǎn)鮮明，邏輯、層次清晰;公文處理要快速及時(shí)，避免出現(xiàn)起草文件事無巨細(xì)，輕重不分，詞不達(dá)意的情況。這就要求每個工作人員不僅應(yīng)具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應(yīng) 熟知各種應(yīng)用文體的寫作。

②口頭表達(dá)能力。口頭表達(dá)能力就是如何運(yùn)用口頭語言表達(dá)思維的能力。辦公室工作人員雖然很少去演說，但卻要經(jīng)常說話：上傳下達(dá)要說話，匯報(bào)情況要說話，接待來訪要說話，打電話要說話。說話機(jī)會如此之多，就須講究說話藝術(shù)，一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動活潑，四要反應(yīng)敏捷。

③辦事能力。能辦事是辦公室人員的優(yōu)勢所在，這主要表現(xiàn)在善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系上：一是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員要熟悉和了解領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、工作方法，自覺地站在領(lǐng)導(dǎo)的立場去思考和處理問題。辦公室人員辦事，不能超越領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍，更不能違背領(lǐng)導(dǎo)的意圖。二是領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員是溝通領(lǐng)導(dǎo)與群眾聯(lián)系的橋梁，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系是辦公室職責(zé)所在。三是職能部門之間的協(xié)調(diào)。辦公室人員應(yīng)及時(shí)地向各個部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見，協(xié)調(diào)好各職能部門工作。此外，在某些場合辦公室要代表單位進(jìn)行內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)，這要求辦公室人員要有公關(guān)意識，善于樹立良好的組織形象。

④熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。隨著以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公設(shè)備大量進(jìn)入辦公室，辦公室工作人員的思維方式、行為方式（主要是工作、學(xué)習(xí)方式）和自身素質(zhì)首當(dāng)其沖地受到現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)，這突出表現(xiàn)在信息技術(shù)所帶來的閱讀方式、寫作方式、通訊方式和信息查找等方面的重大變革上和辦公現(xiàn)代化設(shè)備的充分運(yùn)用上。所有這一切變化，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。

⑤敏銳的分析判斷能力。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還需要有敏銳的思維和善于發(fā)現(xiàn)問題的能力，靈敏的信息嗅覺和較強(qiáng)的洞察、判斷能力。主要善于綜合分析，善于在錯綜復(fù)雜的情況下抓住問題的關(guān)鍵，并為領(lǐng)導(dǎo)找出解決矛盾、問題的途徑。

⑥社交能力。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，應(yīng)付許多交往活動，待人接物是辦公室工作的重要組成部分。因此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點(diǎn)，克服人際交往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法。這樣，才能處理好同各個方面的關(guān)系，建立起和諧融洽的工作環(huán)境。

另外，辦公室工作人員還應(yīng)該具備良好的心理素質(zhì)，較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力、調(diào)研能力等。

（作者單位：國網(wǎng)四川省電力公司技能培訓(xùn)中心， 四川 成都 610200）