基于辦公自動化特點及其用戶權限的分析

李 迎

（無錫職業技術學院 數字化校園中心，江蘇 無錫 214121）

OA（Office Automation）－辦公自動化是將現代化辦公理念和計算機網絡結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化主要是針對辦公事務處理，信息加工與管理以及決策制定，利用現代化的綜合技術和科學的管理手段來處理繁雜的辦公事務，以提高工作效率和質量，實現管理現代化和決策的科學化。

辦公自動化系統與傳統辦公體系對比，是結合了計算機網絡技術的新型辦公方式。辦公體系已經不止局限于MS office之類的軟件。OA經過了多個階段的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大并延伸到組織內部的各項管理活動環節。目前已經發展成為組織運營信息化的一個重要組織部分，可以協同工作型、發展型的移動OA。本文主要針對辦公自動化的特點以及基于用戶權限理念對其進行研究分析。

1 辦公自動化校園普及的可行性、必然性

隨著新知識經濟時代的到來，信息技術的快速發展，校園采用自動化辦公可有效提高辦公效率。我國教育OA管理信息化建設開始朝標準化、規范化的方向發展。辦公自動化極其適用于校園，首先辦公自動化有利于校園各部門間的凝聚力提升，并且有利于改變工作模式，還能節省行政開支，節省人力。

辦公自動化對于在原有基礎上加強高校管理、提高教育教學水平、人才培養質量、辦公效率和節約資源等提出了更高的要求。我們應該通過實現辦公自動化，優化現有的管理組織結構，調整管理體制。校園辦公需要協同合作、綜合分析、集成信息制定解決方案。將人事處、教務處，學生處，招生辦等多部門建立協作機制，實現用戶的信息交流共享。高校在辦公自動化向網絡化、數字化發展的過程中始終處于領先地位。高校管理工作是各項活動中所反映的信息流，數據流，辦公自動化是控制管理信息流的直接手段。辦公自動化能夠幫助我們對信息流進行科學合理的控制，一流的校園管理應該是現代化、科學化、規范化的，辦公自動化直接體現高校現代化管理的一個重要方面。

2 辦公自動化的優勢

對于現代化校園管理，辦公自動化最大的特點是在提升個人的辦公工作效率的基礎上，增加了協同辦公能力提高群體的辦公效率。這也需要個體與個體之間的相互協作，需要群體行動的規范效應。也能避免數據在傳閱中所產生的各種問題，第一時間修正后，各部門間得到的數據都能及時更新。

通過辦公自動化的管理，可以使各個部門管理及處理業務更規范，來實現通過網絡對信息進行發布、傳遞、修正、接收等一系列功能。其中設置個人辦公管理模塊，為個人辦公提供了一個更為方便的管理平臺，設有提醒服務，系統按工作的輕重緩急提醒用戶進行催辦。提高個人的工作效率，進而提高整個校園的辦公效率，同時也使業務信息資料等更易整理。

通過會議管理工具來便于申請會議室，通知參會人員，確定人員的參會，會后將會議記錄下發給特定的人員。并且電子文件在網絡中傳輸，比紙質文件的傳送效率要高，還可包含更多的信息。同時建議可以在個人業務中加入視頻會議的管理模塊，有了視頻會議使工作繁重的人們節省了時間和精力，能保證決策的即時性。隨著視頻技術的發展，視頻會議一定會得到大力推廣。

有了辦公自動化系統能更好地進行工作匯報工作，無論是年工作匯報，月工作匯報，周工作匯報都能做到了如指掌，工作思路保持清晰，資料管理更系統。

3 辦公自動化的劣勢

OA涉及的知識面廣，如群件平臺、工作流管理、協同工作、安全權限等，讓教職工尤其是年紀大的教職工接收并熟練應用，需要一個過程。教職工趨向于高學歷，但辦公模式的更改仍要增強各部門教職工的信息化素養。

為達到協同合作，及時溝通等目的，系統是依賴網絡的，所以網絡一旦不可用將嚴重影響正常辦公，后果非常嚴重。

初期系統的建設費用高。經過前期分析確定自身的需求，下一步就是設計系統，雖然根據自身需求量身定制的系統會提升成本的消耗，但是卻能夠更快更好更優質的為內部人員的使用服務，有針對性的提升辦公效率與決策正確性。

4 在校園辦公自動化工作流中針對用戶設定的權限及功能

“辦公”是通過單位中人與人，人與部門，部門與部門之間信息的收集、組織、共享、傳播等行為的協調來實現單位整體目標的過程。

系統中針對用戶權限問題，由于系統的使用對象多，身份不一，要有較好的權限管理制度。相應的權限下，管理數據方便簡單，保障數據穩定性，安全性。應注意避免同一數據多人同時操作造成錯誤。不同用戶權限功能也有差異具體附圖說明。另外對教師，學生的基本情況進行全面管理可以考慮結合一卡通實施，并與教務系統、人事系統、財務系統的信息進行整合。

加入了用戶協同合作的功能（例如，實時溝通平臺、信使代理、公文管理等等），另外建議系統中設置公文及數據統計、打印的功能。務必要保證數據的安全性、定時備份、及時更新等。

5 總結

辦公自動化系統對于用戶權限的管理提出了更高的要求，所分配的權限映射到用戶所處的崗位、職責、等級等，通過部門提出申請，系統管理員創建并發放不同的權限，完成授權。管理好用戶權限才能更好地處理信息流，才能更好地使用、管理OA系統。與此同時，辦公自動化系統是根據需求而定，所以要重視實用性，同一自動化辦公系統并不一定適用于兩個不同的單位。以需求為驅動力，以需求定內容定方向。重視工作流，處理起事務來使部門與部門間、上下級之間有較好的銜接工作流程。內外部各種資源的有效組合，才能為員工提供高效的協作工作平臺。應根據自身需求建立適用于實用的“個人”的辦公自動化系統。

圖1 普通用戶的功能

圖2 部門管理員用戶的功能

圖3 系統管理員用戶的功能

辦公自動化系統采用網頁界面形式，可以考慮結合云存儲系統，多種終端設備，多樣的管理，同時保障良好的可擴展性，更好的用戶體驗才是使用移動OA系統的關鍵。

［1］ 辦公自動化［EB/OL］.http：//baike.baidu.com/sub－view/38368/5066312.htm？fr＝aladdin

［2］ 王洪.高校校園網與辦公自動化［J］.企業技術開發.2003（5）：9－10，15.

［3］ 管震.淺議辦公自動化的系統設計和實現［J］.電腦知識與技術，2013（11）：2747－2748.