大型儀器設備開放補貼管理系統的設計與應用

龔彥華，范家才，夏建潮

（武漢大學 實驗室與設備管理處，湖北 武漢 430072）

大型儀器設備是高校實驗室的主要技術裝備，是體現高校綜合實力的重要標志之一［1］。大型儀器設備開放共享是提高使用效益、促進學科交叉融合、提升教學科研水平的重要途徑［2-4］。武漢大學采取了多種措施鼓勵大型儀器設備的共享使用［5-8］，2011年開始設立大型儀器設備開放共享補助經費（簡稱開放補貼）［9-11］。

目前，高校開放補貼逐步形成2種運行模式：一是以專項資助實驗室項目，二是提供大型儀器設備開放配額資金［12］。武漢大學采用的是后一種模式。由學校提供額度為1∶1的配額資金，為教師解決了一半的測試費用，同時，機組實行收費服務收取的測試費可用于大型儀器設備的運行維護，形成了用戶與機組雙贏的局面，促進了學校大型儀器設備的開放共享。因此，開放補貼運行的成效直接反映了學校大型儀器設備的開放共享程度，是大型儀器設備效益評價體系中重要的一部分。

武漢大學開放補貼已經運行2年，納入開放補貼的大型儀器設備涵蓋了11個單位，共90臺套，總金額達11 279萬元。資助經費由第一年的90余萬元增加到近130萬元。為了更好地配合開放補貼運行，在借鑒清華大學等兄弟院校經驗的基礎上［4，14］，結合我校實際，建立了“武漢大學大型儀器設備開放補貼管理系統”。通過該系統促進了信息公開與資源共享，使此項工作科學而規范，為大型儀器設備效益評價體系中各指標數據的收集提供了有效方法。

1 開放補貼的運行流程

開放補貼工作按年度進行，每年11月份左右開始到次年10月份結束，為一個運行周期。根據上一年度的實際使用情況計劃撥出一定經費作為開放補貼經費，用戶教師提出申請；管理部門組織專家進行審批，用戶教師必須按照1∶1配套自籌，兩部分經費的合計為本年度測試費用的總金額；用戶教師按照總金額的額度到相應的大型儀器設備上進行測試消費，機組人員根據實際消費的金額做好相關的測試記錄。每期開放補貼結束時，用戶教師需要按要求提交年度報告，匯報本期補貼的使用成果等相關情況，實驗室管理員匯總每臺機組的收費情況到管理部門進行經費劃撥，機組收取的測試費用可用于大型儀器設備的維護維修、升級改造等方面。該項工作的管理流程見圖1。

圖1 大型儀器設備開放補貼管理工作流程圖

2 開放補貼系統的角色管理

大型儀器設備開放補貼管理系統的建立是基于開放補貼管理流程，貫徹了直觀與實用的原則。該系統分配了5類角色，包括用戶教師、機組人員、實驗室管理員、評審專家以及系統管理員。不同角色的使用權限與操作功能有所區分，達到了對開放補貼工作不同程度和角度的管理。因為采用B／S結構，所有用戶在互聯網覆蓋區域都可以登錄使用。

2.1 用戶教師

用戶教師是學校教職工基本的使用角色，機組人員、實驗室管理員、評審專家以及系統管理員通過角色切換都擁有用戶教師的權限與相應的操作功能。該角色可以瀏覽查詢學校提供開放共享的大型儀器設備信息，包括設備名稱、型號規格、功能特色、收費標準、存放地點、機組人員姓名與聯系方式等；用戶教師通過系統進行網上申報并查詢開放補貼審批情況；在使用補貼過程中，了解經費使用明細；補貼結束后，通過系統提交年度使用報告，匯報使用成果并對機組人員的服務和大型儀器設備的使用狀況進行評價。

2.2 機組人員

機組人員可以作為用戶教師申請本機組以外的大型儀器設備測試，也可以作為機組人員為用戶教師提供測試服務。學校納入開放補貼的儀器設備按照類別進行申請，屬于一類機組人員可以查詢到同一用戶的審批情況。在對外服務中，針對申請到本機組的用戶提供測試服務，根據用戶教師的實際使用登記扣費；同時實時了解用戶測試情況并匯總的測試金額，進而掌握本機組的開放服務情況。

2.3 實驗室管理員

每個院、系、中心設有1名或2名實驗室管理員，管理本單位的所有開放機組。實驗室管理員在用戶教師申請前修改、更新儀器設備信息及在開放補貼使用過程中，通過用戶教師姓名或課題名稱、設備編號或名稱查詢補貼狀況，實時了解本單位機組的開放情況。使用結束后，匯總本單位所有機組的測試費用，一鍵生成報表并可直接打印，隨后到設備管理部門進行結算。

2.4 評審專家

學校成立了“大型儀器設備專家委員會”，委員會的成員由系統管理員設置成為開放補貼的評審專家。在開放補貼申請提交結束后，評審專家可以登錄系統查詢本期開放補貼的申請提交情況。申請情況采用匯總和列表的方式直觀呈現，同時可以瀏覽到包括用戶教師信息、申請的課題、申請費用等信息，在召開專家評審會之前提供評審依據。

2.5 系統管理員

系統管理員通過系統可以對全校用戶發布通知或消息，利用“開關”控制開放補貼的申請和年度總結的提交時間。在專家評審后，管理員根據專家意見進行審批，最終提交評審意見。查看每一期的申請、審批情況以及開放機組的服務、用戶教師的經費使用情況，并可以生成明細表和匯總表實時掌握補貼的使用進展，有針對性地采取管理措施。系統管理員統籌管理各類角色，增加新進用戶教師信息，賦予用戶教師實驗室管理員、評審專家等角色。

3 開放補貼系統的主要功能設計

開放補貼系統的建立是為了更好地管理開放補貼工作，為全校師生提供人性化服務，因此，在系統功能上主要體現管理功能與服務功能。

3.1 管理功能

按照開放補貼的管理流程，主要有儀器設備的信息管理功能、申報與審批管理功能、使用管理功能、報表管理功能、結題與結算管理功能。

3.1.1 設備信息管理功能

在實際應用中，水合熱法成為目前制備納米MoS2最常見的一種方法，且其制備出的MoS2納米微球尺寸較小，表現出了優異的耐磨性能。

納入開放補貼管理系統的儀器設備，原則上要求40萬元及以上，使用方向為教學、科研，有專人負責管理并且所在院、系、中心愿意開放使用。入網儀器設備的相關信息由院、系、中心實驗室管理員負責更新維護，要求必須向用戶公開設備名稱、型號規格、功能特色、收費標準、存放地點、機組人員姓名與聯系方式等。用戶教師可以查看相關信息，根據需要進行申請。

3.1.2 申報與審批管理功能

系統管理員設定申報提交時限后，在該時間段內開啟系統開關，用戶教師通過系統進行提交開放補貼的申報。提交申報結束后，設備管理部門召開專家評審會，專家們根據系統提供的申報信息、用戶歷史消費記錄和年度總結的情況決定本期的資助額度。最終的評審結果由系統管理員登記并發布給用戶教師。

3.1.3 使用管理功能

得到資助的用戶教師到機組進行測試消費。機組人員根據用戶教師的實際使用情況進行登記。對于錄入有誤的記錄，通過實驗室管理員審核后可以進行修改。在使用過程中，由于實際使用造成某一類大型儀器設備余額不足，用戶教師可以辦理將另外大型儀器設備的經費轉移到需要的大型儀器設備上使用。

3.1.4 報表管理功能

為了掌握開放補貼的申請、審批及使用情況，系統設計了管理流程各個環節以及各個角色權限下的明細表與匯總表。報表可以導出生成Excel、Word及PDF 3種格式，或者直接打印。如申請或審批流程結束后，系統管理員一鍵生成年度情況報表，以列表的形式查看每位用戶的課題、所在院部、申請或審批的金額、申請或審批的大型儀器類別等；匯總年度報告的成果生成報表，作為大型儀器設備效益評價體系的數據依據；系統還設計了實驗室消費和課題消費2種統計報表，按照時間段做明細或者匯總，可以對任意時限的各大型儀器設備開放情況和每位用戶教師的使用情況一目了然。如表1、表2所示。

表1 課題消費匯總報表

表2 實驗室消費匯總報表

3.1.5 結題與結算管理功能

3.2 服務功能

為更好地配合開放補貼管理工作，設計了特色服務功能——郵件與短信平臺功能及用戶評價功能。

3.2.1 郵件與短信平臺功能

用戶教師在申請開放補貼時要求必須填寫郵箱地址和手機號碼，系統管理員發布如審批結果查詢通知、催交年度報告通知、新一期開放補貼申請通知等通知公告或新聞消息都可以通過郵件或者短信平臺群體發送。郵件與短信平臺功能的使用節約了管理成本，提高了辦事效率，用戶教師也可以更直觀、更迅速地獲取辦事信息。

3.2.2 用戶評價功能

為了給用戶教師提供申請開放補貼時做選擇參考，同時提高機組人員的服務自覺性，加入了用戶評價功能。該功能分為星級評分與服務評價，要求用戶教師在提交年度報告的同時對本年度使用過的大型儀器設備機組的服務進行星級打分，并對機組的實際服務情況、對實驗室開放補貼管理和儀器設備管理提出相應的意見及建議。

4 結束語

開放補貼是促進開放共享的有利手段，學校已經運行了2年，在運行過程中借鑒了兄弟高校的管理經驗，在保障數據安全的前提下，力求功能要求與操作設計上簡單實用。學校利用開放補貼管理系統可以全程控制開放補貼工作流程，覆蓋了工作流程中的各個環節，為學校大型儀器設備效益評價體系提供了收集指標數據的有效方法，同時為各類角色用戶提供優質的服務，達到了科學管理與促進服務的效果。

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