對科研院所科研檔案質量的思考

耿慧

摘要：隨著我國科研體制的變化，立項數不斷增長的同時，科研檔案質量滑坡明顯。尤其體現在檔案資料的完整性差、系統性差和復印件增多等方面。科研檔案是本單位和社會一筆寶貴的可再生財富，為此我們必須認真分析原因，及時調整工作方式方法，努力提高科研檔案質量，盡力讓科研檔案工作適應時代需要，為單位和社會保留有價值的科研檔案資料。

關鍵詞：科研院所科研檔案質量

近年來，我國科研體制發生了一系列變化，尤其在科研資源配置上，相當一部分科研院所把科研工作者對外爭取到科研項目數量和科研經費多少作為科研工作評價與考核的硬性指標，并將此與個人利益和職稱晉升掛鉤。在這種大形勢下，每年立項和結題的課題數量越來越多，項目經費數量越來越大，與此同時結題項目檔案質量卻滑坡明顯。科研檔案是本單位和社會一筆寶貴的可再生財富，為此我們必須認真分析原因，及時調整工作方式方法，努力提高科研檔案質量，盡力讓科研檔案工作適應時代需要，為單位和社會保留有價值的科研檔案資料。

一、科研檔案質量下降的表現及其原因

科研檔案的質量主要包括兩個方面，一是內容質量，即科研檔案所反映的科研成果的技術水平及數據準確性。其二是案卷質量，即科研檔案案卷中科研文件材料的完整性、系統性和規范化程度[1]。近年來，相當一部分科研院所單位的科研檔案質量呈不同程度的下降趨勢，具體有以下表現：

（一）歸檔材料的完整性差

絕大部分結題科研項目只保存了管理部門上交的管理性文件，比如：項目可行性研究報告、計劃書、任務書、合同書、年度進展報告、結題報告。大量研制階段的技術性文件，比如：檢測報告、工藝流程、技術配方、設計訣竅、合作單位協議、實驗記錄本等關鍵技術材料，仍留在科研人員手中，未向檔案館移交。

這種情況究其原因大致有兩點：第一，市場經濟條件下，科研競爭非常激烈，在項目原創性本身不強的情況下，所謂的創新點可能就是一層窗戶紙，一捅即破。因此科研人員有一種擔心，生怕過多的材料交到檔案室有泄密風險，不如留在自己手中，防止技術秘密外泄，從而保護好自己切身利益。第二，目前科研體制下的項目組，為自身生存往往擁有多個項目同時在研，主要參與人員通常是研究生和少部分工作人員，如此，項目周期長、人員組成多、人員流動大的弊端凸顯，形成的原始材料數量繁多、種類繁雜而且分散于各個項目組成員間，要統一收齊或收集到有檔案價值的資料難度很大。第三，近年國家科研項目經費投入不斷增多，大量動輒千萬上億的項目涌現，這些重大項目涉及學科多、領域多、單位多、人員多，要形成完整性強、質量高的檔案難度非常大。

（二）歸檔材料的系統性差

科研檔案因以一個專題為研究對象，每個專題都應該有一個完整的科研過程，形成的檔案專題性、系統性和成套性很強。然而在當前科研體制的變化下，同一個研究專題的經費來源非常多元化，除了傳統的科技部、基金委、財政部等國家縱向財政撥款外，大量橫向經費包括：地方配套經費、單位自有資金、企業合作資金、國外合作資金、科技貸款等等都可以介入科研活動。科研人員為自身生存，不斷去爭取各種來源的項目經費，然而結題方式的簡單化和形式化，又使得科研人員容易忽視研究活動過程中的方法、思想、結果和經驗，忽視項目與項目之間的互助和遞進關系，人為割裂了科研活動過程中的連續性、系統性。

在實際工作中，即便是一線科研人員自己也不清楚歸檔應該上交什么資料，不清楚什么是項目重要資料，值得保存，更有甚者不愿意上交重要資料，因為后續各種項目申請還需要用。這種多樣化的科技投入方式本身并無過錯，但是科研檔案收集難度增大和檔案資料的質量無法保證[2]。

（三）歸檔文件中復印件增多

其中可能的原因大致有以下幾方面：第一，由于課題鑒定報獎時必須向有關部門上交原件，而原件數量有限，為了確保通過鑒定和獲得獎勵形式審查，只能將復印件提供給檔案部門歸檔。第二，產生的檢測報告、合作協議、使用報告、實驗記錄本等原件，包括論文、專利等，為了多個項目結題交差反復使用，這些資料在多個項目中重復出現，只能上交復印件給檔案部門。

二、提高科研檔案質量的幾點對策

上文提出一些科研院所科研檔案質量下降的表現并分析了可能的原因。就解決對策而言，由于國家科研體制機制正在變革中，有些問題目前還無法改變。僅從單位內環境出發，還是有許多提升和優化的可能。

（一）提高人員的檔案規范化意識

對于單位管理層來說，科研檔案是本單位和社會一筆寶貴的可再生財富，這需要管理層有高度認識，切實認可科研檔案工作對本單位可持續發展的意義，對已經建立的檔案制度，狠抓落實，同時在人、財、物上給予保障。

對專職檔案人員來說，傳統的“等、靠、要”的思想和消極意識不可要。有條件的單位可以聘用高校檔案專業人員負責科研檔案業務整理和業務指導。沒有條件的，需要其他專業人員兼任擔當科研檔案管理人員的，一定要讓該人員先期參加專業機構的業務培訓或在職進修，提高科研檔案的規范化管理水平。只有單位科研檔案管理人員熟悉檔案管理制度，提升檔案工作重要性的意識，才能使得單位的建檔和科研工作相互協調，才能理順科研檔案的歸檔程序，掌握規律，確保能夠系統、準確、完整、高效地進行科研檔案收集。

對一線科研人員來說，具有良好的科研作風是形成高質量科研檔案的必要條件。本著對自己和對單位負責任的態度，明確檔案管理的責任和義務，接受專職檔案人員的指導，遵循科研檔案管理制度和收集規程上交資料。

（二）健全科研檔案的管理機制

任何科研院所如果沒有完善的科研檔案管理機制，沒有科學、規范的科研檔案管理制度，要實現科研檔案的集中、統一管理是十分困難的。第一，要明確綜合檔案室、科研管理部門及檔案形成部門的職責，自上而下的形成檔案管理網絡。第二，要轉變管理模式，從項目立項之初就主動深入課題組協助、指導預立卷工作。在項目執行過程中，聯合科研管理部門一起對項目執行質量和項目過程文件進行年度檢查，實行全過程監管。第三，規范并完善科研檔案管理制度，包括歸檔范圍、保管期限，檔案接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀相關環節。第四，落實一線科研人員和科研管理部門人員的培訓、檢查、獎懲制度，將參加檔案培訓情況、檔案質量檢查情況、歸檔完整率等納入項目組績效排序、個人績效考核，與項目經費尾款撥付以及年度獎金發放掛鉤，從而確保制度有效落實。

結束語

科研檔案是科研院所寶貴的可再生財富，其質量的好壞直接關系到其利用價值大小。提升科研檔案質量并非一朝一夕，不但與我國科研體制的變革息息相關，也與單位管理層、檔案管理人員、一線科研人員的檔案意識密切相關。采用積極有效的手段，發掘工作的創新點，才能共同提升科研院所科研檔案質量，為本單位的發展提供最優的服務[3]。

參考文獻：

[1]張蔚.科研檔案質量下降引起的思考[J].山西檔案，2002（4）：20-21.

[2]張潔.試論如何做好高校科研檔案的管理與利用[J].檔案天地，2013（10）：43-44.

[3]杜為紅.如何提高醫院科研檔案質量[J].中國衛生質量管理，2011（5）：56-57，77.

作者單位：中國科學院上海硅酸鹽研究所endprint