探討房產(chǎn)檔案信息化管理

【摘要】隨著我國住房制度改革的深化和房地產(chǎn)市場的發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國經(jīng)濟的重要支柱產(chǎn)業(yè)。由此而產(chǎn)生了大量的房產(chǎn)檔案，利用信息化管理手段管理房產(chǎn)檔案，是提高房產(chǎn)管理部門房產(chǎn)管理水平的一個重要途徑。

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案、信息化、管理

檔案信息其情報職能的實現(xiàn)，必須加強社會房地產(chǎn)的檔案意識，創(chuàng)新改革管理體制，進而使房地產(chǎn)檔案信息資源得到充分的利用。完善的房產(chǎn)檔案信息化管理，不僅能為政府部門提供房產(chǎn)政策的研究、民事糾紛的解決方法、規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略，又能為社會公眾提供產(chǎn)權(quán)的查詢。如何將房產(chǎn)檔案管理和現(xiàn)代信息處理技術(shù)相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，已經(jīng)成為當(dāng)今社會迫切需要解決的問題，本文從提高房地產(chǎn)檔案信息化管理水平的角度談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、提高房地產(chǎn)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水平，加強對檔案管理信息化建設(shè)的認識

房地產(chǎn)檔案包括房地產(chǎn)物權(quán)管理、房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)、市場秩序和與房地產(chǎn)相關(guān)的民生保障等。檔案的信息化管理日趨完善，需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)和先進管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)，從事房地產(chǎn)檔案工作的人員，專業(yè)知識比其他單位的檔案人員更單一，要達到房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化的要求，房產(chǎn)檔案管理人員要進行一次更正規(guī)的培訓(xùn)，主動并及時地提高自己的相關(guān)科學(xué)文化知識、檔案學(xué)知識和政治理論知識，熟悉黨和國家有關(guān)房地產(chǎn)工作的一系列方針政策，進而做到依法治理房地產(chǎn)檔案，使房地產(chǎn)檔案得到科學(xué)利用和安全保管。

現(xiàn)在有些部門和個人，還沒有真正認識到房地產(chǎn)檔案的價值與利用，碰到情況和問題時，不知道應(yīng)到房地產(chǎn)檔案部門查找檔案這一真憑實據(jù)，以至于在工作和生活中造成不可彌補的損失。因此，增強全社會的檔案意識，使每個人都能重視檔案，還會利用檔案。使用現(xiàn)代信息處理技術(shù)來進行房地產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)，提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理更上一個新的臺階。

二、完善房地產(chǎn)檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實現(xiàn)信息化和方便化

為了確保房地產(chǎn)信息的全面和準確，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合起來，一方面將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備將有關(guān)資料加以處理成圖像信息方式歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準確的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)交易、抵押登記、司法查封、房屋租賃等不同業(yè)務(wù)的特點，對房產(chǎn)檔案信息的要求也不盡相同，因此，要建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的強檢索功能，將房屋的坐落、產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋的面積、交易的時間、產(chǎn)權(quán)的狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一個要素都作為查詢點，從而減輕手工查詢的工作量，提高查詢工作效率，為廣大市民、部門提供高效的信息查詢服務(wù)。

我們房產(chǎn)交易處要實現(xiàn)信息化的管理檔案，第一步要建立一個整體規(guī)劃，第二步再逐步實現(xiàn)檔案管理在信息歸檔、編目、分類、搜索、處理等環(huán)節(jié)的信息化進程。在房產(chǎn)檔案管理體系之中運用信息化是必要的選擇。實現(xiàn)房地產(chǎn)開發(fā)、測繪、交易和登記業(yè)務(wù)的信息采集、管理、統(tǒng)計和發(fā)布，顯得就尤為迫切和必要了。

三、努力推進并實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)

我們借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺將房產(chǎn)檔案信息傳輸?shù)饺珖鞯兀S時隨地我們都能查到自己所需要的信息。數(shù)字化緩解了檔案保護與利用的矛盾，提高了檔案的完整性和安全性，提高了辦事效率，方便了人民群眾。相應(yīng)的，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)要對檔案開放范圍和權(quán)限設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于公眾可以開放的房產(chǎn)檔案，公眾可以在公共網(wǎng)上自行查詢利用，而只可對內(nèi)部開放的檔案，只能經(jīng)由房地產(chǎn)檔案人員通過內(nèi)部局域網(wǎng)進行查詢利用。

我們房產(chǎn)交易處要結(jié)合房地產(chǎn)管理部門的特點，制定并完善房產(chǎn)檔案管理制度，修訂本行業(yè)檔案崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，提高房產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量，全面建立檔案一體化系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化，努力推進并實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，建立健全全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)，并逐漸走向現(xiàn)代化與世界接軌。

四、開發(fā)利用房產(chǎn)檔案信息

房地產(chǎn)檔案的信息資源怎么合理開發(fā)利用，歸納起來主要有以下幾種方式：

1、宣傳開放式。這是最客觀的開放利用方式。利用報紙、電視等新聞媒介增強全社會的檔案意識，對房地產(chǎn)檔案實例進行宣傳，通過舉辦房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)實務(wù)展覽，利用效益圖片展覽館藏內(nèi)容簡介等，使房地產(chǎn)檔案讓社會知悉，擴大房地產(chǎn)檔案人員的知名度，辦好房地產(chǎn)期刊。

2、咨詢服務(wù)式。這是最通常的開發(fā)利用方式。設(shè)立專門的房地產(chǎn)檔案室進行房地產(chǎn)資料的借閱，由專門的房地產(chǎn)檔案人員負責(zé)接待查詢，為利用者提供較好條件，提供電子檔案在閱覽室查詢，采用多種檢查工具，多探索、多渠道用戶所需檔案。

3、開展編研。是對房地產(chǎn)檔案信息資源更深層的開發(fā)利用。房地產(chǎn)檔案編研即是將館藏的房地產(chǎn)檔案資料按照一定的形式，進行系統(tǒng)的加工和專門的匯集，使其更具有系統(tǒng)性和專業(yè)性。

4、建立房地產(chǎn)檔案信息資源平臺，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互和提供利用，在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的資源共享，這也是房地產(chǎn)檔案信息管理利用的發(fā)展趨勢。

五、建立檔案的雙套保存機制

檔案雙套制，是指一套簽署完整的，具有法律效用的紙質(zhì)檔案加一套光盤或磁盤為介質(zhì)的電子檔案。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作的新內(nèi)容。房產(chǎn)檔案數(shù)字化中還有許多問題需要我們解決。如數(shù)字化檔案的管理和安全訪問問題，以及數(shù)字化信息的規(guī)范化和存儲等各種各樣的問題。所以我們必須根據(jù)實際在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，對房地產(chǎn)檔案進行雙保險的管理，這就是在用電子計算機保存房地產(chǎn)檔案的同時，還要做好紙張檔案儲存，這樣才能盡可能的保證房地產(chǎn)檔案的安全可靠。

筆者認為，既然雙套制有其存在的必要，那么，可不可以在載體形式上有一些變動。因為基層單位在要求光盤歸檔的時候一般是兩份，即正、副本歸檔制，這樣歸檔的目的是為了確保歸檔以后的檔案不會在被借出的時候被不遵守規(guī)定的人修改，等到圖紙技術(shù)文件同步鑒定保證了圖物一致以后，一套紙質(zhì)檔案與電子檔案同時就歸檔了。同時還要建立多套備份制度。

在對房地產(chǎn)檔案提供利用的過程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，對外提供利用的電子文件應(yīng)為只讀文件。這樣也能避免房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案過多的與外界環(huán)境接觸，保證檔案安全并提高紙質(zhì)檔案的壽命。

小結(jié)：房產(chǎn)檔案信息化管理，是傳統(tǒng)的檔案管理方式與先進科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法的有機結(jié)合，使用現(xiàn)代信息處理技術(shù)來進行房產(chǎn)檔案信息資源的開發(fā)，能極大地提高檔案信息資源的開發(fā)利用，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平獲得明顯提高，降低了檔案管理成本，極大地提高了檔案使用效率。

【參考文獻】

1、《房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記相關(guān)知識》培訓(xùn)教材，人民出版社，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部房地產(chǎn)市場監(jiān)管司編

2、《企業(yè)文書與檔案管理》，全國高等學(xué)校應(yīng)用型人才，企業(yè)行政管理專業(yè)系列規(guī)劃教材，虞巧靈、石磊編著

3、《檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識教程》，威海市環(huán)翠區(qū)檔案局編