企業文書檔案現代化管理的探討

【摘要】信息化社會飛越發展，迎來了現代化辦公設備的廣泛應用大量電子文件應運而生。無紙化辦公的步伐日益加快科技的發展給社會經濟效益劃上光輝的一筆。文書檔案管理帶來了一輪新的變革。無紙文件的產生改變了傳統的管理模式。順應電力快速發展形勢加快企業文書檔案現代化管理建設。

【關鍵詞】電力企業；文書檔案；服務

引言：文書檔案管理作為各行業企業MIS系統的重要組成部分，在企業信息化建設中起著很至關重要的作用。隨著企業辦公自動化系統的啟用，文書檔案日益成為企業文件的主導形式，這就對檔案管理提出了更高的要求，即如何利用計算機及網絡技術收集、積累、整理、形成檔案，開發檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業服務。目前企業的文書檔案管理電子化已經得到一定的發展，但管理上還不夠規范。為此，需要在進一步實現文書檔案管理現代化的同時，加強管理的規范化工作。

1.信息社會對電力企業文書檔案管理發展提出了新的要求

20世紀末美國面對日益激烈的全球競爭形勢提出了”信息高速公路’‘建設的戰略此戰略主要是為了提高網絡的傳輸速率和寬帶。該戰略的施行收到了良好的社會經濟效益使美國的管理成本大幅度的降低、競爭力大大增強。同時許多國家紛紛效仿美國制定了相類似的信息發展工程，出現了一種爭先利用先進科學、技術來改善企業經營管理的局面?？梢姡畔⒓夹g的開發及研究對社會經濟發展具有不可忽視的作用。信息化這個概念已經滲透到社會經濟的各個領域信息化建設；一切都是為了社會的基礎設施建設而生。信息化意味著我們有加強一切有用信息的開發和管理的必要使信息的服務帶動作用，從而得到有效利用。

電子企業是知識型、技術型高度密集的企業是關系國家能源安全和國民經濟命脈的國有重要骨干企業。電子企業檔案是在企業的經濟活動中產生的.是企業經濟活動的真實反映對企業的現狀和發展規律研究、日常經營管理和戰略決策等都有重要的價值。信息社會對電子企業文書檔案管理發展提出了新的要求。如何有效的發揮文書檔案的作用為企業服務為社會信息管理、建設服務成為擺在信息開發和管理者面臨的首要問題。當前加快信息自動化系統建設，實現文書檔案工作各個環節的計算機化是實現文書檔案工作現代化、提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。

2.實現信息化管理的原則

計算機管理在各個領域的普及使企業文書檔案實現信息化管理成為現實。計算機與網絡進入企業文書檔案管理領域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務范圍擴大、檔案資源開發利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統的檔案管理模式必須進行改革，才能適應當前的信息化潮流。目前，電力企業已經將計算機引入了文書檔案的管理，通過應用該技術大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節約了時間，提高了效率。一個成功的企業文書檔案計算機管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內部各方面的工作信息，對信息加以區別和處理，并為企業提供準確的信息利用。

2.1效率高

企業文書檔案應用計算機管理的目標是利用現代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業提供安全、及時、準確、全面的信息，提高工作效率。

2.2經濟實惠

當前采用的計算機管理技術使得系統在一定的時期具有先進性，而不被淘汰。要簡化程序，使用方便，符合企業文書檔案的應用要求，符合檔案系統規范。使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.3安全可靠

文書檔案信息內容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規定用戶權限，涉密文件須經加密處理。 涉密單位檔案的網絡可以組成一個單獨的局域網與企業網連接，但必須與國際互聯網維持物理斷開形式，從而維護涉密信息的安全。

3.電子企業文書檔案現代化管理的措施

采用科學的文書檔案管理體制和管理方法，開發檔案信息資源提供高質量、高效率的檔案服務，其中人是最重要的因素。

3.1切實提高電力企業文書檔案管理發展意識

電力企業文書檔案工作者及分管領導必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面.面向電力企業文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應用相關檔案的電子計算機管理辦法和要求加強管理.’提高電子計算機管理水平為文書檔案工作的開展創造良好的企業環境，為電力企業的發展提供服務；二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發揮出來.千方百計擴大服務領域只有這樣才能打開電力企業文書檔案工作的新局面帶動電力企業檔案事業的全面發展.

3.2加大電子企業文書檔案現

代化管理的軟硬件投入制約電力文書檔案和科技檔案現代化管理的因素有很多如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領導者的現代化意識管理水平。一是應投入較大的精}力關心和支持這一事業沒有資金，應想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配備先進設備；沒有管理人才.應積極培養、選拔高素質的專業人才把檔案現代化管理納入電力.建設、電力供應、電力管理工作計劃，列入本單位重要達標的內容進行考核。二是各基層單位領導尤其是分管檔案工作的領導要經常過問此項工作.定期聽取檔案工作匯報.了解檔案工作現狀指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導的總體思路.實現微觀動作上管理內涵和技術手段的創新。

3.3建設高素質的電子文書檔案工作者隊伍

電子企業文書檔案管理現代化對檔案管理人員的素質提出了新的要求，檔案管理人員應具有現代意識和服務思想，應掌握現代知識和技能。檔案人才是知識，管理人才。當前文書檔案現代化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用即檔案計算機管理。電子計算機以其高速運，算與極強的數據處理能力給電力檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。電子企業應強化訓練，對檔案專（兼）職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業知識培訓，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案管理生力軍培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優質的文書檔案管一理隊伍進而全面提高電力企業檔案工作的服務意識和管理水平。

3.4加快電子文書檔案管理的現代化進程

電子企業文書檔案工作規范，化標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。電力文書檔案工作被看成是一項知識性管理工作。知識性管理檔案是電力企業信息管理的延伸和發展。知識不是一般的信息而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。知識管理要求把信息與信息、信息與活動、信息與人連接起來，實現知識的共享和社會化。把檔案管理從信息管理看成知識管理，這是認識的又一深化，無疑也提升了電子文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業資料信息源是企業的財富、智慧的積累文書檔案管理實現自動化、信息化和現代化管理，可使信息資料資源更好地發揮作用。

4.結語：

文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是企業發展的一個不可缺少的方面，是一筆寶貴的文化財富。建立健全一套完整科學的文書檔案管理體系，有助于減輕檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率，使文書檔案管理能夠服務企業發展、服務社會經濟。

參考文獻

[1]李財富：《中國檔案學史論》安徽大學出版社，2005年版

[2]丁海斌等：《中國古代科技檔案遺存及其科技文化價值研究》，科學出版社，2011年版。