淺析新建高職院校教學秘書隊伍建設
——以東莞職業(yè)技術學院為例

陳雪梅

（東莞職業(yè)技術學院，廣東 東莞 523808）

淺析新建高職院校教學秘書隊伍建設
——以東莞職業(yè)技術學院為例

陳雪梅

（東莞職業(yè)技術學院，廣東 東莞 523808）

在新建的高職院校中，教學秘書作為學校最基層的教學管理人員，是教學管理制度的直接執(zhí)行者。教學秘書是學校教務部門、院系領導、教師和學生的溝通橋梁，對于學校的上令下傳和下情上達起著十分重要的樞紐作用。高職院校的秘書團隊是教學管理鏈中的重要組成部分，直接關系到學校的管理水平和教學質量。本文以東莞職業(yè)技術學院為例，從分析教學秘書隊伍建設的必要性入手，針對學院教學秘書隊伍建設中存在的問題提出改進措施。

高職院校 教學秘書 隊伍建設 東莞職業(yè)技術學院

高職院校是以培養(yǎng)專業(yè)應用型技術人才為目標的高等教育，其創(chuàng)辦能有效地將我國的人口壓力轉化為人才資源，符合我國人才強國的戰(zhàn)略目的。新建的高職院校由于創(chuàng)辦的時間短，學校的相關制度還不完善，尤其是在教學管理制度方面存在很大的漏洞，教學秘書隊伍建設問題尤為突出。教學秘書在高職院校的發(fā)展中具有重要的作用，教學秘書工作水平的高低直接關系到教學管理質量，影響到高職院校的發(fā)展。因此，教學秘書隊伍建設十分重要。

一、教學秘書隊伍建設的重要性

1.實現學院辦學目標的現實要求

據不完全統計，2013年全國有高等職業(yè)教育院校1646所，廣東省有高職院校103所，規(guī)模居全國第四位。在高職院校林立的廣東省，要實現跨越式發(fā)展，必須加強對教學的管理，而教學秘書在教學管理中起著不可替代的作用，所以加強教學秘書隊伍的建設是提高教學管理水平的需要，也是將東莞職業(yè)技術學院辦成具有東莞特色的可持續(xù)發(fā)展的全國一流現代化職業(yè)技術學院的需要。

2.適應激烈競爭的必然選擇

近年來，珠三角地區(qū)的各大高職院校以更加強勁的勢頭迅速發(fā)展，而生源日益減少及產業(yè)結構的同質化等因素使各大高職院校之間的競爭愈演愈烈。作為新建的東莞職業(yè)技術學院具有創(chuàng)辦時間短、辦學特色還不明顯的特點，發(fā)展形勢不容樂觀。所以，為了適應嚴峻激烈的競爭形勢，學院必須通過加強教學秘書隊伍的建設加強教職工隊伍建設，從而增強整體實力。

3.提高教學質量的必然要求

近年來，高職院校的超常規(guī)發(fā)展，使全國的各大高職院校普遍出現失衡的狀態(tài)。為了尋找一條適合東莞職業(yè)技術學院的發(fā)展道路，使其在今后的發(fā)展中立于不敗之地，工作重點必須放在提高教學質量上。因為只有在追求規(guī)模擴大的同時提高教學質量，才能真正實現規(guī)模與效益的相統一。

二、東莞職業(yè)技術學院教學秘書隊伍建設存在的問題

東莞職業(yè)技術學院自2009年創(chuàng)辦以來，設立了機電工程系、電子工程系、計算機工程系、管理科學系、物流工程系、財經系、媒體傳播系、藝術設計系、應用外語系、體育系及思想政治理論教學部、公共教學部等系部，學校實行院系兩級管理制度。從2009年秋季開始招生，第一年招生人數就達2500多人，之后逐年擴大招生規(guī)模，至2013年學院在校生已達萬名。學院每個系（部）無論規(guī)模大小，統一配備專職教學秘書一人，現有專職教學秘書12人。從總體上看，教學秘書的總量能夠得到基本的保證，但從細化角度說，教學秘書隊伍還存在一些問題。

1.教學秘書的缺崗

學院里各系（部）普遍存在教學秘書缺崗的現象。有的系學生有幾千名，但教學秘書的數量并沒有相應的增加，教學秘書的數量滿足不了教學管理的需求，導致這些教學秘書整天忙碌于具體的教學管理事務，對教師與學生的管理有心無力。教學秘書的心理壓力大，產生對廣大師生的服務不到位的現象。繁重的工作使教學秘書產生厭倦，同時師生對教學管理時有埋怨。

2.秘書崗位的忽視

從東莞職業(yè)技術學院的教學管理實踐看，普遍把教學秘書與行政崗位相混淆，認為教學秘書的工作不過是對教學事務工作的處理，每一個人都可以從事教學秘書的工作。這種看重教學而輕視管理的思想使得學院不同程度地忽視對教學秘書隊伍的建設。對教學秘書這個崗位要么由行政人員兼職，要么聘用臨時人員。這種對教學秘書的隨意配備，是造成高職院校教學管理工作落后的重要因素［1］。

3.相關制度的不完善

東莞職業(yè)技術學院的管理制度，對教師隊伍建設和輔導員隊伍建設都做了明確的規(guī)定，唯獨對教學秘書隊伍的建設只字未提，使教學秘書隊伍建設缺乏有效的制度保障，嚴重影響教學管理的質量和效率。另外，制度的不完善使教學秘書隊伍缺乏教學與科研的提升空間，缺乏高效的培訓機制，教學秘書很少有外出進修的機會，導致教學秘書的業(yè)務素質得不到提升，在工作中常常憑感覺、憑經驗做事，教學管理工作效率低下。

4.秘書隊伍素質的不足

筆者對東莞職業(yè)技術學院的12位教學秘書相關調查顯示，整個教學秘書隊伍的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高。主要表現在以下幾個方面：首先，從學歷方面看，具有碩士文憑的教學秘書少之又少，更別提博士，高學歷的教學秘書稀缺；其次，從知識結構方面看，在教學秘書招聘時，沒有對專業(yè)進行規(guī)定，不少教學秘書所學專業(yè)與現階段所在院系不對口，專業(yè)與工作要求不匹配，比如財經系的教學秘書是學外語的，藝術系的教學秘書是學管理的等，導致文、理不相容情況的產生，給教學管理工作帶來困擾，增加難度；再次，從事教學秘書崗位的年限看，大部分教學秘書都是新招進來的應屆畢業(yè)生，甚至部分教學秘書是從行政部門調劑過來的，在崗年限偏短，工作經驗不足，而且教學秘書隊伍不穩(wěn)定，流動性大，使得教學秘書的整體素質相對較弱。最后，從職務職稱上看，教學秘書隊伍中有相當部分人員只具備初級職稱，甚至個別人員沒有職稱。隊伍力量的薄弱必然削弱了教學管理的質量，進一步制約教學管理水平的提高。

三、東莞職業(yè)技術學教學秘書隊伍建設的策略

1.合理設置教學秘書崗，減輕秘書壓力

在對東莞職業(yè)技術學院教學秘書的工作進行調查后發(fā)現，教學秘書的日常工作量普遍高于行政人員，對教學秘書的心理產生一定的影響。為合理優(yōu)化教學秘書的工作，學院可適當地增加人員的編制，為教學秘書減壓。比如，在人數眾多的院系可多備置教學秘書或者聘用兼職教學秘書來減輕現有秘書團隊的壓力。只有科學合理地配備秘書崗位，才能真正實現教學管理工作的高效運行［2］。

2.建立完善的秘書隊伍制度，提高專業(yè)素養(yǎng)

教學秘書在教學管理工作中肩負著溝通與協調的重任，隨著高職院校的快速發(fā)展，對教學秘書的工作提出更高的要求。不僅要求其熟練地運用現代化的辦公軟件，更要求其具備從繁瑣的教學管理工作中發(fā)現問題并解決問題的能力。要順利地完成教學秘書工作必須具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識，這就需要加強秘書隊伍制度建設。制定切實可行的培訓機制，有計劃地對教學秘書的理論知識和業(yè)務能力進行培訓，幫助教學秘書更新知識、提升綜合能力，進而提高教學秘書的專業(yè)素質和教學管理質量水平。

3.建立有效的激勵機制，調動秘書的工作積極性

從分析學院教學秘書的工作情況看，教學秘書的工作強度大，工作時間長，而且在長期的勞碌之后，卻沒有得到應有的工資待遇、職稱評定、職務晉升等。這種巨大的反差導致教學秘書職業(yè)倦怠情緒非常嚴重，造成相當一部分教學秘書心態(tài)失衡，認為做教學秘書沒有前途，沒得發(fā)展，使之不能安心于教學秘書崗位工作，想方設法地離開，轉崗成專職輔導員或者專業(yè)教師。針對這種現狀，必須對教學秘書的崗位實行責任到人的制度，在明確教學秘書義務的同時也需要保障其權利，嚴格按照按崗取薪和按勞取薪相結合的獎懲制度進行教學管理工作。對日常教學秘書管理工作進行績效考核，對于成績顯著的教學秘書給予適當的物質和精神獎勵，對于態(tài)度不端正的教學秘書給予批評教育，真正做到獎罰分明，使他們真正體會到教學秘書工作的重要性，從而提高工作質量。

4.加強教學秘書之間的經驗交流，彌補自身的不足

教學秘書之間由于工作性質相同，彼此之間更能明白工作中的酸甜苦辣，將他們聚集在一起進行經驗交流，可以從中發(fā)現自身的不足之處和別人的可取之處，以達到取長補短的效果。所以，高職院校的教務處要經常組織經驗交流活動使教學秘書釋放工作壓力，增強工作信心，提高工作質量。

四、結語

一流的教學管理水平是一流的教學質量水平的先決條件。因此，要提高教學水平，打造一流的高職院校必須從實際出發(fā)，注重教學管理，注重教學秘書隊伍建設，發(fā)揮教學秘書的工作積極性，提高教學秘書的綜合素質，進一步提高新建高職院校的競爭力。

［1］黃份霞.新建高職院校師資隊伍建設研究［D］.福建師范大學，2008（8）.

［2］潘燕.高職院校教學秘書隊伍建設的幾點思考［J］.烏魯木齊成人教育學院學報，2009.

［3］甄軍芳，徐志先.高職院校系部秘書隊伍建設存在的問題及對策［J］.石家莊職業(yè)技術學院學報，2013（6）：61-64.

［4］林煒樂.地方新建本科院校教學秘書隊伍建設研究［D］.江西農業(yè)大學，2012（5）.