高職院校教學秘書工作芻議

陳誠

（南京信息職業技術學院，江蘇 南京 210023）

高職院校教學秘書工作芻議

陳誠

（南京信息職業技術學院，江蘇 南京 210023）

高職院校教學秘書在教學管理中起著舉足輕重的作用。本文闡述了教學秘書的崗位職能，提出了做好教學秘書工作的幾點建議。

高職院校 教學秘書 崗位職能 教學管理

高職院校的兩項基本工作內容是教學和科研。教學中，教學秘書所承擔的工作是教學管理工作的基礎。教學秘書作為分院教學院長的助手，行政上由分院領導，接受教務處的業務指導。教學秘書處于教學管理工作的最前沿，在教學管理中起著舉足輕重的作用。教學秘書工作涉及學校諸多部門，工作繁雜瑣碎。既為學校的教學服務，又為一線的教師服務；既要保證教學信息能夠及時傳達給老師和學生，又要保證老師和學生的意見和建議準確快捷地傳達給相關部門。教學秘書是連接學校教務處與分院之間工作的紐帶，是學生與老師溝通的橋梁，建立上傳下達的工作渠道，起到承上啟下的作用。

1.展現高尚師德，服務師生

習近平總書記曾指示任用干部要 “德才兼備，以德為先”。在教學秘書這個崗位上，德才兼備同樣重要。教師要塑造學生靈魂，首先要塑造自己的靈魂。教師教育學生既要言教，又要身教，身教重于言教，教師必須提高職業道德修養，具有優良的品德和高尚的情操。《莊記》曰：“師也者，教之以事而喻諸德也。”“德之不修，學之不講，聞義不能徒，不善不能改，是吾憂也。”可見，教師職業道德修養對教育者來講相當重要。良好的師德師風，是一個教師的立身之本。教學秘書既要服務于廣大教師，做好教師的排課、考務安排、教學監控等工作，又要為分院廣大學生服務，為學生提供日常教學咨詢、相關成績查詢、通知調停課、成績檔案管理等服務。面對全院師生，及時調整心態，細心、耐心地做好服務工作。在教學管理工作中真正做到“以人為本”，把“德”字放在心中，多替對方考慮，多站在對方立場處理解決問題。

2.熱愛本職工作，發揮各項職能

2.1 運行管理。管理職能是教學秘書的基本職能，涉及面廣，包括運行管理、質量管理、考務管理、檔案管理和日常管理。教學工作的運行管理，即對已經確立的教學計劃在執行過程中的管理。根據教學計劃安排，控制教學活動，建立良好的教學秩序，保證教學計劃的完成和教學質量的提高。運行管理是貫穿于整個教學活動中的。例如排課環節，排課工作前教學秘書要根據教學計劃確定開課課程，配合分院教學院長組織各教研室確定課程的任課教師、各班的實訓周次等，避免沖突。排課時教學秘書要統籌規劃，有全局觀，既要考慮到學生課程安排的合理性，如體育課后盡量不安排理論課，新生盡量排1/2節課，又要考慮到教師授課的體力消耗，做到勞逸結合，強化教學效果。

2.2 質量管理。對于教學質量的監控管理，分院層面：在教學院長的指導下教學秘書整理出檢查方案，組織相關人員對本分院教學運行全過程，包括教師課堂教學、實踐教學、教學資料等主要教學環節的教學情況實施全程質量管理。在學院層面：教學秘書需要參與教務處、質量管理處等職能部門對分院教學工作的檢查，配合分院領導整理完成相關檢查報告，并反饋給教務處。

2.3 考務管理。考務管理是教學秘書的一項重要工作。教學秘書負責分院期中考試、期末考試、補考、重修、畢業后補考和畢業后進修等考試環節的組織與安排。考試工作安排時要充分考慮到時間、場地的合理性，要選擇有責任心的教師承擔監考工作。考前要對試卷等考試資料妥善管理，考試樣卷經相關領導審核簽字后送至教務處制定印刷廠進行印制。考卷印刷完畢，按要求進行分裝密封，完成后送學院保密室統一保存，直至考前統一啟封。在考試過程中教學秘書要在考場巡視，配合分院領導和教務處做好考風考紀建設和考場服務工作。考試結束后組織相關教師閱卷、登記考生成績，及時對成績單收齊歸檔。

2.4 檔案管理。教學秘書負責分院教學資料的收集，做好整理歸檔工作，進行日常檔案室的管理。檔案管理是一項需要長期建設的工作，是教師教學成果的集中體現。教學檔案記錄教學活動的概貌和工作成果，為今后的教學研究、教學改革、教學發展提供了前人的研究成果和研究思路，對今后教學工作具有指導和參考意義。

2.5 日常管理。日常管理既實實在在又繁重復雜，不能出現遺漏和差錯，需要認真細心。日常管理主要包括各種材料的收集匯總，相關教學手續的辦理，各種數據的統計分析，教學通知的發放，各種教學會議的記錄，等等。

2.6外聘教師管理。隨著高校的擴招，師資缺口的問題越來越凸顯。特別是對于一些專業性較強的課程，往往容易出現開課班級一多就無人授課的情況，聘請外聘教師是通行的做法。由于外聘教師非本校教職工，對校園文化及相關教學規章制度都不甚了解，教學秘書要做好相關制度介紹，及時處理外聘教師教學方面出現的各項問題，多關心外聘教師，多與之溝通，做好服務工作。

3.駕馭教學秘書工作，提高工作能力

3.1 提高協調與溝通能力。在教學管理活動中經常會遇到各種困難和矛盾，教學秘書要運用各種協調方法，創造性地搞好協調工作，巧妙地處理和解決這些問題和矛看，使教學管理活動得以順利開展。

3.2 提高創新能力。創新是一個民族的靈魂，也是學校的靈魂。高職院校教學秘書要緊緊跟上高等教育發展的新形勢，解放思想，樹立正確的意識和觀念，結合自身工作努力創新，創造新方法、新措施，開創新局面，以此更好地適應知識經濟時代的發展需要，推動教學管理工作。

3.3 提高計算機操作能力。高校辦公已逐漸進入無紙化時代，計算機技術的全面應用有效提高了管理水平和工作效率，教學秘書要積極學習新技術、了解新軟件，從機械性重復操作中解放出來，如在用EXCEL整理統計數據時多用函數、公式等，既提高效率又減少錯誤，在用WORD排版打印文稿時，多用郵件合并等功能，減輕工作強度，提高工作效率。

3.4 提高寫作和表達能力。由于工作需要，教學秘書經常要起草一些文件、規定、通知，這就要具有一定的寫作能力，要言簡意賅，簡明扼要；在調整課表、考務管理、預訂教材、接待學生等工作中需要與工作對象反復磋商，貫徹領導的教學決策，解釋學院的相關政策，傳達師生對教學的建議，在上情下達、下情上達、解釋原因、交涉事宜中，邏輯清晰、措辭得體、表達清楚，有良好的語言表達能力。

教學秘書是秘書隊伍中的一個特殊群體，是高校教學管理的執行者。隨著教學管理體制的不斷進步，對教學秘書的要求不斷提高，要成為合格優秀的教學秘書，必須具有強烈的事業心和工作責任感，有恒心和毅力，在工作中不斷摸索、總結工作規律和工作方法，提高自身綜合素質，為教育事業作貢獻。

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［3］龍斌.淺論高校院（系）教學秘書的職能與素質［J］.中國校外教育（理論），2008（z1）.

［4］何斌.知識經濟時代高校教學管理人員素質建構［J］.廣東青年干部學院學報，2005（2）.