高校二級學院教務秘書工作探析

陳慧麗

（南京曉莊學院 外國語學院，江蘇 南京 211171）

高校二級學院教務秘書工作探析

陳慧麗

（南京曉莊學院 外國語學院，江蘇 南京 211171）

在實施二級教務管理的高等院校，二級學院的教務秘書作為學校最基層和一線的教學管理者，在學院的教學管理中具有十分重要的作用，其工作直接關系到二級學院教學的正常運行和學生的切身利益。本文對二級學院教務秘書的工作特點和應具備的能力進行闡述，并對如何提高其工作效率提出建議。

二級學院 教務秘書 工作效率

高校工作的核心是人才的培養，而良好的教學運行秩序則是人才培養的基本保障。學校教務處作為高校的教學管理部門，通過領導二級學院教務辦開展具體的工作保障整個學校教學工作的正常運行。因而，二級學院的教務秘書是在學校教務處和院系的雙重領導下組織和安排本學院的教學事務，他們不僅是院系的教學管理人員，更是教學的服務人員。

一、二級學院教務秘書的工作特點

1.繁瑣性。二級學院的教務秘書直接服務于學生和一線教師，工作中所涉及的內容可謂事無巨細，以筆者所在的南京曉莊學院外國語學院為例，教務辦的內容就涉及培養方案制訂，教學計劃變更，教學任務的制作和分配，排課，教師的調停補課，工作量的核算，教材征訂，學生的退/選課，學生學籍的管理，考試的安排及成績處理，學生重修、補考，專業等級考試，各種競賽，學生評教，畢業實習和論文等工作。這些內容涉及教學過程的各個方面，非常瑣碎，大到一個專業培養方案的制訂，小到一個學生的退/選課，都需要二級學院教務秘書的親自參與。

2.原則性。教學是學校工作的根本任務，教學中所涉及的每項工作都是非常嚴肅的事情。作為政策直接執行者的二級學院教務秘書，所做的每項工作都要堅持學校教務處的教學管理規章制度。以筆者所在的南京曉莊學院為例，僅在課務管理上，為了優化課務安排，學校教務處要求各學院實施分段教學，核心課程安排在1～18周，其他課程安排在1～14周，15～18周集中安排相關實訓、實習、實驗等實踐教學課程及上學期組班重修課程的教學；又因為2014年實行的是大類招生，因而2014級周三下午和周五安排大類平臺的選修課程；為了保證教學質量，同一門課程如在一周內有兩次課，在同一教學班開設的時間至少間隔一天，同一天不得安排同一教師連續6節課……二級學院的教務秘書在排課過程中都要遵循這些原則，不然整個學校的排課將混亂，進而影響學生的選課和整個學校的教學秩序。

3.規律性。二級學院的教務秘書兼具管理者和服務者的雙重角色，工作內容雖然事無巨細，但部分工作內容還是有一定的規律性。例如教學任務的分配，班級課表的制定，教學任務書和教材征訂，等等，都是在每學期的期末進行，掌握規律，就可以提前準備并做好各班級的教學任務，方便教研室主任配課，也可以提前跟上課老師了解哪門課需要訂教材，等等。還有學校教務處組織的期初、期中、期末教學檢查，每次的檢查重點也基本一致，掌握規律，可以做到提前準備，有條不紊地開展工作。

二、二級學院教務秘書應具備的能力

1.良好的溝通和協調能力。二級學院的教務秘書與學校教務處和各兄弟院系都有密切聯系。對于學校教務處，他們要負責配合與傳達學校在教學管理上的相關政策，并結合自己學院的特殊情況與學校教務處進行溝通，“因院系制宜”協調出適合各學院的實施辦法；對于兄弟院系，排課時會涉及教室的使用和老師上課時間的協調，更要進行及時有效溝通，提高工作效率，減少不必要的麻煩。另外，作為本院系具體教務工作的管理者和服務者，更應該及時了解老師的上課需求和學生對老師上課意見的反饋，及時溝通雙方，達到更好的教學效果。

2.較好的心理素質和應變能力。教務秘書是高校中的高危角色，稍有松懈便容易釀成教學事故。例如排課，既要遵守教務處訂下的規則，又要考慮本院系教師的具體情況，有時即便付出了很多，也難得到雙方的認可，所以二級學院的教務秘書一定要具備較好的心理素質，盡心盡力把工作做好。另外，每個學期都會遇到一些突發事件，比如老師臨時生病不能來上課，都需要沉著應對，及時通知學生并上報教務處。

3.高度的責任心和服務意識。教務秘書工作繁瑣，又與一線教學密切相關，所謂“教學無小事”，應本著“干一行，愛一行”的工作熱情，愛崗敬業，認真細致，時刻提醒自己不能疏忽，因為自己的一個小疏忽就可能帶來教學事故。要本著高度的責任心為院系的教師和學生做好服務工作。

4.不斷創新的意識和開拓能力。隨著信息化的發展，各高校也紛紛在建設信息化校園，筆者所在的南京曉莊學院教務處也與時俱進建設了教務信息管理新系統，排課，選課，教室借用等都可以在新系統上完成，這就不需要像過去一樣每一項都要填寫紙質材料并要院系領導簽字后再送到學校教務處了，而隨著飛信、微信等的廣泛應用，與學生的聯系也都可以通過這些方式進行……這些改變都需要教務秘書自身要有創新意識和積極開拓進取的能力，不斷學習創新，優化工作方法，提高工作效率。

三、對提高二級學院教務秘書工作效率的建議

正是因為高校二級學院教務工作具有繁瑣性、原則性和規律性，所以他們的工作也是有據可依的，把握了這些，便有利于提高其工作效率。

1.學校政策的堅定性。總的來說，二級學院的教務秘書是在學校教務處的領導下開展教學工作的，他們以學校的教學管理政策、文件為依據在二級學院開展教務工作，所以作為其上級的學校教務部門一定要有嚴格、堅定的政策。就如排課，如果這學期實施了分段教學，下學期又有了新的變化，或者說本學期對老師排課的時間沒有限定，下學期又有了限制，那么這些變動的政策都可能否定教務秘書提前所做的工作，造成同一件事情重復勞動，多做了許多無用功，所以學校教務部門政策的堅定性是二級學院教務秘書提高工作效率的前提和基礎。

2.教務秘書個人素質的提高。二級學院的教務秘書要為教師和學生提供各種服務，如果能不斷提高自己的溝通和協調能力，就能事半功倍地解決問題；同樣，如果具有預見性和前瞻性，就能提前準備一些有規律性的工作，將繁瑣的日常工作有條不紊地開展好，也可以實現有限時間的最大化利用。可見，教務秘書個人素質的提高是提高其工作效率的直接因素。

3.學院領導的支持與現代科技手段的應用。二級學院的教務秘書受學校教務部門和院系的雙重領導，各個學院的具體情況不完全相同，學校教務部門一些指導政策在實施時需靈活應變，使得教學更適應各學院的情況，這就需要有院系領導的支持。而隨著飛信、微信的廣泛應用，教務秘書在溝通師生的過程中也可以減少相對傳統的一對一的電話聯系方式，可以同時一對多地溝通，大大減少時間，提高工作效率，所以院系領導的支持和現代科技手段的應用是二級學院教務秘書提高工作效率的重要保障。

四、結語

二級學院教務秘書的工作是瑣碎和復雜的，在高校的教學管理中具有不可替代的重要地位，所以，建設一支高效的教務秘書團隊，有利于整個學校教學工作的順利開展。掌握了其工作特點，認識到其工作的重要性，學校應重視二級學院教務秘書的發展，為其提供培訓和提升的機會，而教務秘書自身也要在不斷為師生服務中提高自身綜合素質，不斷提高工作能力和工作效率，盡己所能為學校的教學發展盡一份力。

［1］胡國強.試論高校教學秘書在高校教學管理中的作用［J］.東北財經大學學報，2011（4）.

［2］李永菊，李彥，雷洪敏.淺析高校教務秘書的素質與教務工作的關系［J］.南昌教育學院學報，2013（28）.