淺談5S管理在電纜技術(shù)檔案中的應(yīng)用

朱瑾

摘 要：該文簡要介紹了5S管理主要包括整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)，其在電力電纜技術(shù)檔案管理工作中的運用，可以有效的提高工作效率、工作水平。以及通過5S管理方式的運用取得的效果。

關(guān)鍵詞：檔案管理 ?5S管理 ?工作效率

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（a）-0184-01

1 現(xiàn)狀

自電纜設(shè)備的運用至今，電纜的技術(shù)檔案管理工作均根據(jù)上級公司的要求做好了以下幾方面的工作：第一，電纜技術(shù)檔案的收集，第二，電纜技術(shù)檔案的鑒別、整理與歸檔，第三，電纜技術(shù)檔案歸檔分類要求和方法。其中收集為首要環(huán)節(jié)，分類要求和方法屬于標準，對于檔案的鑒別、整理與歸檔是手段，做好以上幾方面的工作，同時也保證了檔案的完整、準確，也便于今后在工作中的運用。而現(xiàn)在科技的快速發(fā)展，浦東的日新月異，電纜技術(shù)檔案的數(shù)量逐年增加，根據(jù)每年技術(shù)檔案的增長率而言，目前的庫存空間已經(jīng)不能滿足5年后的檔案總量，許多的技術(shù)檔案并沒有跟隨著設(shè)備的退役而廢棄，因此我們要對現(xiàn)有的技術(shù)檔案進行整理，并對現(xiàn)有的工作模式和流程進行梳理，找出工作中的薄弱環(huán)節(jié)，加以改進，從而提高電纜技術(shù)檔案管理的質(zhì)量和水平。

2 5S管理的基本內(nèi)容

（1）整理（SEIRI）將工作常說的任何物品區(qū)分為有必要與沒有必要的，除了有必要的留下，來以外，其它的都清除掉。在工作現(xiàn)場擺放不要的物品是一種浪費，通過整理，便于騰出空間，空間的活用，是現(xiàn)有的空間得到最大的利用，同樣也能夠便于今后日常的查詢和整理，給日常工作帶來便利。

（2）整頓（SEITON）把留下來的必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊，加以標示。使工作場所能夠一目了然，整齊的工作環(huán)境，減少找尋物品的時間，還能消除過多的物品積壓。在整理步驟的實施下，通過流程的梳理、確定放置的場所、規(guī)定放置的方法、明確數(shù)量、并對場所和物品進行標識，這是提高效率的基礎(chǔ)。

（3）清掃（SEISO）將工作場所內(nèi)看得見與看不見的地方清掃干凈，保持工作場所干凈、亮麗;檢查污染源。良好的工作環(huán)境能夠穩(wěn)定工作品質(zhì)，減少工作環(huán)境對勞動者的傷害，同樣也能夠養(yǎng)成良好的工作習慣，規(guī)范勞動者的工作能力，創(chuàng)造干凈、整潔的工作環(huán)境。

（4）清潔（SEIKETSU）標準化和維持上面3S的效果。在前三項工作環(huán)節(jié)的實施下，同時制定相應(yīng)的考核方法，制定獎懲制度，加強落實執(zhí)行，迫使勞動者在最短時間，最快的接收和習慣5S的工作模式，同時也把5S的模式融入到日常的工作環(huán)節(jié)中，使這些環(huán)節(jié)常態(tài)化，進一步提高工作的效率和效能。

（5）素養(yǎng)（SHITSUKE）每位成員養(yǎng)成良好的習慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)主動積極的精神。不僅要提高勞動者的業(yè)務(wù)水平，還要提高個人素養(yǎng)和增加團隊意識，通過制訂共同遵守的相關(guān)規(guī)定、教育培訓、測試、實踐、提升活動等方式，使勞動者的綜合素質(zhì)得到提高，也能促進、強化團隊精神的意識。

3 5S管理的特點

（1）提高生產(chǎn)效率。5S管理是檔案日常運作的基礎(chǔ)，它代表著管理者對檔案工作認識的高低，這也決定了管理水平的高低，從管理方式著手改進現(xiàn)有工作中陳舊的模式，則能起到事半功倍的效果。

（2）提高庫存周轉(zhuǎn)率。對于檔案管理而言，技術(shù)資料的數(shù)量日益增加，根據(jù)近10年的統(tǒng)計，每年的增長量約為700份，對于一些完全廢棄的資料應(yīng)該進行整理和處理，保證檔案室內(nèi)有足夠的空間存放檔案資料。

（3）減少錯誤率，保證工作質(zhì)量。檔案資料既是今后設(shè)備運作唯一的查詢途徑，也是需要高精確度的工作效率。在檔案管理中通過整理的環(huán)節(jié)，可以區(qū)分出必要的和不必要的，把不必要的東西明確地、嚴格地區(qū)分開，同時盡快的處理掉。可以減少工作中錯誤率的產(chǎn)生，保證工作的質(zhì)量。

（4）加強安全，減少安全隱患。檔案資料不僅要保證資料的準確性，還要進一步保護好資料，確保完整性。資料工作對環(huán)境要求很高，溫度應(yīng)保持在14～24℃，相對濕度控制在45%～60%，需要恒溫、恒濕、防水、防火，環(huán)境的安全也是保證檔案安全的一道屏障。

（5）營造良好的工作環(huán)境。5S管理能夠營造一種人人積極參與，試試遵守標準的良好氛圍。有了這種氛圍的推動，在工作中也就更容易獲得員工的支持和配合，有利于調(diào)動職工的工作熱情和積極性，形成強大的推動力。

4 5S管理在電纜技術(shù)檔案中的應(yīng)用

（1）在信息化的當下，將5S管理運用在電纜技術(shù)檔案中，可以全面提升檔案管理人員的總體素質(zhì)起到非常重要的作用。對于檔案管理工作人員而言，通過技能的培養(yǎng)以及知識的更新，可以使其緊跟時代的步伐，避免出現(xiàn)落后于社會的情況。因此就需要接受新的管理知識，把全新的工作理念融入日常的工作。

（2）強化檔案管理的規(guī)范化。對檔案管理的流程、類別、分類進行梳理，也對檔案的數(shù)據(jù)進行記錄、整理和收集，因此細化了檔案的流程，除去了一部分不規(guī)范的工作，這樣對電纜技術(shù)檔案的歸檔以及今后的查詢帶來了極大的便利。

（3）進一步標準化進行檔案管理。為了全面提高技術(shù)檔案的管理工作水平，就需要進一步規(guī)范工作方法和流程，在對技術(shù)檔案的管理中，需要嚴格按照規(guī)定的方法和程序進行開展。避免一些重復、多余的勞動，進一步提高電纜技術(shù)檔案管理工作的效率和效能。

（4）加強檔案管理的安全化。在如今的電子時代的大背景下，科技、電子、網(wǎng)絡(luò)都是每天工作都要面對的東西，信息的泄露、外傳、盜取都是在日常工作中要避免的重要工作。技術(shù)檔案對今后電纜的運作是唯一的參考依據(jù)，那技術(shù)檔案的重要性也就不言而喻了。在對檔案資料的管理上，檔案管理人員應(yīng)具有安全意識，注重防范、預(yù)防，保護資料的完整無缺，進而確保檔案資料的安全性。

（5）提高員工素養(yǎng)。俗話說“人造環(huán)境，環(huán)境育人”。通過5S管理的運用，不僅環(huán)境得到了改善，從而也帶動員工素養(yǎng)的提高，并通過素養(yǎng)的提高和習慣的養(yǎng)成，促進環(huán)境的持續(xù)改善。一個人在良好的環(huán)境中工作，能相應(yīng)提升工作情緒，在加上良好的工作環(huán)境和氣氛，有了高素質(zhì)且有修養(yǎng)的伙伴，彼此之間的團隊精神也能得到提高，從而使得員工的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平都有明顯的提高，解決現(xiàn)場實際問題的能力不斷增強。

提升企業(yè)形象。通過對5S管理的運用，保證每一步都能有條不紊的開展和實施，才能讓員工逐漸形成良好的工作習慣，才能有利于形成可持續(xù)的5S長效管理機制，達到素養(yǎng)及管理的良性提高。員工是企業(yè)最基本的保證，只有員工的整體素質(zhì)得到了提高，企業(yè)的形象才會有所提升，進一步樹立良好的企業(yè)形象。

5 結(jié)語

只有通過不斷的改革、創(chuàng)新，電纜的技術(shù)檔案管理工作才會有自己的高度和特色，技術(shù)檔案工作才能真正實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此電纜技術(shù)檔案工作無論是在業(yè)務(wù)工作上，還是在管理服務(wù)工作上，都要努力做到保持原有的特色工作，逐步在現(xiàn)有的工作模式下進一步拓展、改革、創(chuàng)新，時時變、時時改、時時新，這樣才能使電纜技術(shù)檔案工作循序漸進。電纜的技術(shù)檔案管理工作，還需要我們在今后的工作中不斷的完善，等待我們?nèi)ラ_發(fā)，通過這些改進，必將進一步提高我們的現(xiàn)代化檔案管理水平。endprint