論房地產開發企業內部檔案的檔號編制方法

【摘要】房地產開發企業內部檔案包含經營管理檔案及基建檔案，采用有效的檔號編制方法有利于檔案的存放和查閱。

【關鍵詞】房地產開發企業；經營管理檔案；基建檔案；檔號

房地產開發企業內部檔案主要分為企業經營管理檔案及基建檔案兩大類。企業經營管理檔案是指企業在企管運營、行政、人力資源、財務管理活動中形成的歷史的原始記錄；基建檔案是指建設工程從醞釀、決策到建成使用的全過程中直接形成的應歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的文件材料。

企業經營管理類檔案整理可參考文書檔案的整理方法；基建類檔案的整理可參考科技檔案的整理方法。因為這兩類檔案包含內容的性質不同，在檔號的編制上給企業檔案管理人員造成一定程度的困擾。

文書檔案的檔號編制一般采用“全宗號—(目錄號)—年度—保管期限—案卷號”；科技檔案檔號編制一般采用“全宗號—大類代號—項目代號—案卷號”。文書檔案檔號對“年度、保管期限”有所強調，說明此類檔案可以從年度、保管期限上進行區分；科技檔案檔號不強調“年度、保管期限”，說明此類檔案反映的內容時間跨度長，保管期限無明顯的區分。

房地產開發企業的檔案管理人員面對這兩類完全不同的檔案，如何有效地編制檔號，既能保證檔號具有“唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性”，又能保證一個公司內部檔案的檔號具有“統一性”？

我認為：應從以下幾方面考慮：

一、理清檔號的作用

檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。既然為了滿足存、取需要，全宗號、類目號是不可少的，從檔號中必須反映出檔案具體屬于哪一類。要起到統計監督作用，案卷號是必不可少的，可以顯示出此類檔案順序號。至于“保管期限、年度”，則不是什么必備內容。如果房地產開發企業每年度的經營管理類檔案較多，必須按年度整理，則可以在該類檔案的檔號中加“年度”，反之則不必。保管期限完全沒必要進檔號，因為房地產開發企業內部真正關心檔案保管期限的只有檔案管理人員（關注檔案是否該銷毀），其他人對此根本沒有概念。

以本人所供職的山東恩馬實業集團為例，經營管理較為規范，每年度形成的經營管理類文件資料較多，很有必要將年度納入此類檔案的檔號中。而本公司房地產開發項目從立項至開工、竣工、銷售、入住，約需三年時間，之后還有約三年的售后服務，時間跨度較長，以項目為單位整理基建類檔案即可，沒必要在檔號中體現年度。

二、建立歸檔文件類目表

房地產開發企業有個特點，基于納稅、核算、行政管理的屬地管轄需要，每開發一個項目，便注冊一個公司。這樣，從公司名稱便可以將歸檔文件進行第一層分類，可將類目表的第一類設為公司名稱代碼，并以此來標識全宗號。

以山東恩馬實業集團為例，有多家控股子公司用于開發房地產項目，按如下方法編制全宗號：

青島恩馬房地產開發有限公司： EMDC

青島文景置業有限公司：WJZY

山東林蔚房地產開發有限公司：LWDC

山東恩馬實業集團有限公司：EMSY

……

以公司名稱進行第一層類目區分后，第二層類目建議分為兩類，即：企業管理QG、地產項目DC，用以區分經營管理檔案、基建檔案。

三級及以下類目則需根據房地產開發企業經營管理及項目管理的實際情況，進行詳細分類，盡可能層級分明、完整系統。本人經多年在房地產開發企業工作，建議按如下分類：

1、企業管理：QG

1.1經營管理：JY

1.1.1經營決策JYJC；1.1.2戰略規劃ZLGH；1.1.3企業文化QYWH；1.1.4組織架構ZZJG；1.1.5制度流程ZDLC；1.1.6信息化XXH；1.1.7督察督辦DCDB；1.1.8計劃管理JHGL；1.1.9品牌管理PPGL

1.2行政管理：XZ

1.2.1 收發文SFW；1.2.2法務管理FWGL；1.2.3工商管理GSGL；1.2.4資產管理ZCGL；1.2.5用印管理YYGL；1.2.6安全保衛AQBW；1.2.7后勤福利HQFL； 1.2.8檔案圖書管理DATS；1.2.9其它行政事務QTXZ

1.3人力資源管理：RL

1.3.1員工檔案 YGDA； 1.3.2人力資源規劃RLGH；1.3.3招聘與配置ZPPZ；1.3.4培訓PX；1.3.5考核KH；1.3.6薪資管理XZGL

1.4財務管理：CW

1.4.1會計憑證KJPZ；1.4.2會計賬簿KJZB；1.4.3會計報表KJBB；1.4.4 融資RZ；1.4.5審計SJ；1.4.6財務分析CWFX

1.5 合同管理：HT

1.5.1行政管理類XZGLL；1.5.2人力資源類RLZYL；1.5.3財務審計類CWSJL；1.5.4企管運營類QGYYL；1.5.5投資開發類TZKFL；1.5.6物業管理類WYGGL；1.5.7法律事務類FLSWL；1.5.8軟件服務類RJFWL；1.5.9其他類QTL

2、地產項目：DC

2.1、2.2、2.3…… 按照開發的項目區分。如：文景園項目WJY，雙城匯項目SCH，墅院項目SY……

2.1.1 立項LX；2.1.2用地YD；2.1.3設計SJ；2.1.4開工KG；2.1.5施工SG（2.1.5.1 土建工程；2.1.5.2安裝工程；2.1.5.2精裝修工程；2.1.5.2室外工程）；2.1.6監理JL；2.1.7竣工JG（2.1.7.1竣工圖；2.1.7.2竣工驗收文件）；2.1.8營銷YX；2.1.9采購CG；2.1.10成本CB；2.1.11合同HT（2.1.11.1土地類TD；2.1.11.2期類QQ；2.1.11.3套設施類PTSS；2.1.11.3基礎設施類JCSS；施工類SG；甲供材料類JGCL；甲供設備類JGSB；環境景觀類HJJG；開發間接類KFJJ；營銷類YX；房屋銷售類FWXS；物業服務類WYFW）；2.1.12物業WY

三、進行檔號編制

1、經營管理類檔案

檔號建議按“全宗號-類目號-年度-案卷號”編制，如：EMDC-QG.JY. XXH-2013-1（指恩馬地產公司2013年度信息化類檔案第1卷，EMDC為全宗號，QG.JY. XXH為類目號，2013為年度，1為案卷號）。

2、基建類檔案

檔號建議按“全宗號-類目號-案卷號”編制，如：EMDC-DC.WJY.LX-1 （指恩馬地產公司文景園項目立項類檔案第1卷，EMDC為全宗號，DC.WJY為類目號，1為案卷號）

四、檔號應用

1、標注在案卷封面、脊背上以備查閱 ；

2、標注在“檔號章”加蓋處；

3、標注在案卷目錄中。

結束語

通過統一對房地產開發企業內部歸檔文件編制類目表，確保了類目的全面性、唯一性、合理性。類目表中各級類目以漢語拼音縮寫形式標識，比純數字標識更直觀，以此類目表為基礎編制檔號，有利于對檔案進行存放和查閱。建議各房地產開發公司廣泛采用上述檔號編制方法。

參考文獻

[1]《基本建設檔案案卷整理規范》，青島市檔案局，2009年7月20日發布；

[2]《檔號編制規則》，國家檔案局，1995年6月12日批準；

[3]《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，國家質量技術監督局，2008年修訂。