企業(yè)檔案工作服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的探索和思考

淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案館 安徽淮北 235006

摘要：企業(yè)檔案工作是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、安全管理、節(jié)能環(huán)保等活動(dòng)的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分。企業(yè)對(duì)檔案工作規(guī)范管理、不斷創(chuàng)新，可以提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息資源；規(guī)范管理

淮北礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司是以生產(chǎn)煤炭和煤化工產(chǎn)品為主，多種經(jīng)營(yíng)、綜合發(fā)展的大型企業(yè)集團(tuán)。前身為淮北礦務(wù)局，始建于1958年5月，1998年3月改制為淮北礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司。礦區(qū)保有煤炭?jī)?chǔ)量80多億噸，是國(guó)家“十二五”重點(diǎn)建設(shè)的14個(gè)大型煤炭生產(chǎn)基地之一。公司名列2013年中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)第212位、煤炭企業(yè)100強(qiáng)第18位。曾榮獲全國(guó)“五一”勞動(dòng)獎(jiǎng)狀、中華環(huán)境友好能源企業(yè)、國(guó)家首批礦產(chǎn)資源綜合利用示范基地、安徽省循環(huán)經(jīng)濟(jì)示范企業(yè)等多項(xiàng)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。

淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案管理工作始終圍繞中心，做好服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)基層三個(gè)層面工作。在企業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，檔案管理工作成效顯著?；幢钡V業(yè)集團(tuán)公司檔案館于1991年晉升為國(guó)家一級(jí)檔案管理單位；多次被評(píng)為全國(guó)煤炭檔案工作先進(jìn)單位；2003年被評(píng)為全國(guó)檔案工作優(yōu)秀集體。

1堅(jiān)持檔案工作為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，是企業(yè)的重要信息資源。企業(yè)檔案工作是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、安全管理、節(jié)能環(huán)保等活動(dòng)的基礎(chǔ)性工作。因此檔案工作也是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程。企業(yè)對(duì)檔案工作規(guī)范管理、不斷創(chuàng)新，可以提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

近年來(lái)，淮北礦業(yè)集團(tuán)公司緊緊圍繞企業(yè)做大做強(qiáng)、快速發(fā)展這一中心工作，以工程項(xiàng)目檔案為抓手，堅(jiān)持“絕不因項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格而貽誤整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收”的理念，采取了一系列積極有效的措施。2010年以來(lái)，先后圓滿(mǎn)完成了楊柳、青東、袁二、袁一等新建礦井項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，得分全部在90分以上，其中袁一礦取得安徽省基本建設(shè)檔案驗(yàn)收最高分96分，作為國(guó)家檔案局項(xiàng)目建設(shè)試點(diǎn)單位，得到國(guó)家檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度評(píng)價(jià)。

1.1 提升管理理念，強(qiáng)化制度建設(shè)

管理上水平，理念是保證，制度是根本。在這一思想指導(dǎo)下，淮北礦業(yè)集團(tuán)公司加大對(duì)新項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的力度，培養(yǎng)并樹(shù)立“有檔必歸，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確”的理念。隨著項(xiàng)目檔案工作的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目檔案的規(guī)范整理及驗(yàn)收工作已走上正規(guī)。

根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，制訂下發(fā)了《淮北礦業(yè)集團(tuán)公司檔案工作評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)》《淮北礦業(yè)集團(tuán)公司（工程）籌備期間檔案工作指導(dǎo)意見(jiàn)》《淮北礦業(yè)集團(tuán)公司招投標(biāo)檔案管理辦法》等專(zhuān)門(mén)性管理文件，從制度上加以規(guī)范管理，在落實(shí)上采取過(guò)硬措施，理順了銜接環(huán)節(jié)，明確了控制節(jié)點(diǎn)，消滅了檔案管理盲區(qū)，促進(jìn)了集團(tuán)公司檔案管理工作水平的不斷提升。

1.2搭建管理平臺(tái)，狠抓責(zé)任主體

一是抓領(lǐng)導(dǎo)管理協(xié)調(diào)責(zé)任主體。在工作中，檔案工作納入了領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入了企業(yè)的規(guī)章制度，納入了企業(yè)的工作流程。分管領(lǐng)導(dǎo)注重宏觀把控，檔案管理部門(mén)注重與各職能部門(mén)協(xié)調(diào)，取得各職能部室的支持，促使管理規(guī)范化、精細(xì)化，使責(zé)任主體更加明確、責(zé)任更加具體，從而規(guī)范推進(jìn)各項(xiàng)工作。

二是抓職能單位收集歸檔責(zé)任主體。堅(jiān)持把檔案工作責(zé)任分解到施工方、監(jiān)理方、礦方各個(gè)層面，實(shí)行分口包保和逐級(jí)負(fù)責(zé)制，形成“責(zé)任追查處罰鏈”，推動(dòng)各項(xiàng)工作的落實(shí)。實(shí)行檔案管理風(fēng)險(xiǎn)抵押制度，保證竣工資料按期移交。同時(shí)，集團(tuán)公司檔案館與建設(shè)發(fā)展部及時(shí)溝通信息，掌握工程進(jìn)展情況，總體部署重大項(xiàng)目檔案管理工作，嚴(yán)格落實(shí)“三同步”制度。

三是抓檔案管理部門(mén)督導(dǎo)檢查責(zé)任主體。為確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，集團(tuán)公司檔案館采取了多種形式加強(qiáng)工作的引領(lǐng)和督導(dǎo)。采取聽(tīng)取匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)、實(shí)地查看等方式進(jìn)行，了解掌握檔案管理的真實(shí)情況，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)。

1.3加大培訓(xùn)力度，提升隊(duì)伍素質(zhì)

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工作人員的頻繁調(diào)動(dòng)，檔案人員素質(zhì)的提升迫在眉睫。為此，淮北礦業(yè)集團(tuán)公司重點(diǎn)做了以下工作：

一是定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。圍繞《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》和其它相關(guān)規(guī)定，對(duì)集團(tuán)公司所屬二級(jí)單位的檔案專(zhuān)、兼職人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，取得了很好的學(xué)習(xí)效果。

二是注重實(shí)踐操作能力培訓(xùn)。針對(duì)基層檔案人員無(wú)工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的特點(diǎn)，組織其到集團(tuán)公司檔案館接受專(zhuān)業(yè)的、面對(duì)面的實(shí)踐操作培訓(xùn)，對(duì)在檔案的審查、收集、整理等過(guò)程中存在的問(wèn)題及時(shí)予以糾正，使檔案員逐步熟悉項(xiàng)目檔案收集、整理和保管的操作流程和規(guī)范，提高實(shí)踐操作水平。

2不斷提升企業(yè)檔案工作管理水平

2.1發(fā)出聲音，提高檔案工作的重視程度

定期召開(kāi)檔案工作座談會(huì)，由各部處室一把手和一名兼職檔案網(wǎng)員參加。重點(diǎn)介紹檔案工作的流程、業(yè)務(wù)職能，宣傳檔案工作成績(jī)，同時(shí)發(fā)放評(píng)分表讓各業(yè)務(wù)處室也對(duì)檔案館的工作給予評(píng)價(jià)。各部門(mén)對(duì)座談會(huì)反響很好，很多領(lǐng)導(dǎo)固有的看法有了改變，不再認(rèn)為檔案館是個(gè)清閑單位、檔案工作無(wú)足輕重。

2.2提高標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案數(shù)字化

早在2005年，淮北礦業(yè)集團(tuán)公司就已經(jīng)安裝使用“東方飛揚(yáng)”檔案管理系統(tǒng)，技術(shù)檔案達(dá)到目錄數(shù)字化，文書(shū)檔案90%達(dá)到全文數(shù)字化。近兩年主要解決了特殊載體檔案的數(shù)字化問(wèn)題，淮北礦業(yè)集團(tuán)公司是個(gè)有50多年歷史的企業(yè)，每年都有大量的特殊載體檔案產(chǎn)生，特別是獎(jiǎng)牌、證書(shū)、照片的數(shù)量已經(jīng)非?？捎^，如果不數(shù)字化，利用起來(lái)非常不方便，有時(shí)候?yàn)榱苏乙粋€(gè)獎(jiǎng)牌需要花費(fèi)很大的體力翻找，企業(yè)從2012年開(kāi)始對(duì)這些特殊檔案進(jìn)行數(shù)字化，目前，特殊載體檔案已經(jīng)全部數(shù)字化。

3注重檔案信息開(kāi)發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)

3.1為企業(yè)擴(kuò)大生產(chǎn)提供準(zhǔn)確資料

科技檔案對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)和發(fā)展，具有舉足輕重的作用，如在技術(shù)改造設(shè)計(jì)中特別是老系統(tǒng)設(shè)計(jì)改造中，通過(guò)科技檔案的查閱，提高了設(shè)計(jì)工作的效率，減少了工程設(shè)計(jì)工作量，縮短了設(shè)計(jì)時(shí)間。淮北礦業(yè)集團(tuán)公司朱莊煤礦隨著資源枯竭、采場(chǎng)萎縮、老采區(qū)的報(bào)廢、采掘活動(dòng)的減少，礦井通風(fēng)系統(tǒng)必須進(jìn)行優(yōu)化、改造，提高通風(fēng)能力，改善通風(fēng)狀況，才能滿(mǎn)足安全生產(chǎn)與產(chǎn)量的需要。通過(guò)查閱相關(guān)采區(qū)方案設(shè)計(jì)報(bào)告，技術(shù)部門(mén)參照區(qū)段設(shè)計(jì)圖紙、測(cè)定掌握了各類(lèi)巷道的基本通風(fēng)參數(shù)。制定了多種方案，立項(xiàng)完成了《朱莊煤礦礦井通風(fēng)系統(tǒng)優(yōu)化研究》。檔案館及時(shí)提供圖紙112張，為設(shè)計(jì)部門(mén)順利地完成設(shè)計(jì)改造任務(wù)，發(fā)揮了很大的作用。該項(xiàng)目為企業(yè)的改革和發(fā)展產(chǎn)生了直接的經(jīng)濟(jì)效益、安全效益和社會(huì)效益。為淮北礦區(qū)及全國(guó)其它衰老礦井的通風(fēng)系統(tǒng)優(yōu)化改造提供了資料參考。

3.2推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)

企業(yè)檔案具有豐富的文化內(nèi)涵，是企業(yè)文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是企業(yè)文化得以保存的重要依據(jù)。為了慶祝集團(tuán)公司成立30周年、50周年，先后編寫(xiě)了《淮北礦務(wù)局志》和《淮北礦業(yè)志》，共計(jì)400多萬(wàn)字，為確保編寫(xiě)內(nèi)容的真實(shí)有效，從檔案館查閱了2000多卷檔案。由于檔案館提供檔案及時(shí)、齊全，使得該志書(shū)史實(shí)地記載了淮北礦業(yè)集團(tuán)50年的風(fēng)雨路，忠實(shí)地記錄了企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、職工生活的方方面面，是集團(tuán)公司的資料總匯、信息總庫(kù)、輿情總覽和百科全書(shū)，更是企業(yè)文化建設(shè)的一個(gè)重要成果。

3.3化解糾紛，維護(hù)企業(yè)利益

經(jīng)濟(jì)合同檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作中的重要作用日顯突出。企業(yè)利用經(jīng)濟(jì)合同檔案，可以化解糾紛挽回經(jīng)濟(jì)損失。岱河煤礦在征用地中，村民因塌陷補(bǔ)償問(wèn)題與征遷部門(mén)發(fā)生了糾紛。由于塌陷地屬于二次復(fù)墾，早在2005年已對(duì)村民進(jìn)行過(guò)補(bǔ)償，企業(yè)通過(guò)利用查找征遷土地補(bǔ)償協(xié)議、合同等有關(guān)文件及相關(guān)圖紙，拿出了證據(jù)，化解了矛盾，平息了糾紛。為礦上挽回了32萬(wàn)多元的經(jīng)濟(jì)損失，體現(xiàn)了檔案工作的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。