企業檔案工作服務于生產經營的探索和思考

淮北礦業集團公司檔案館 安徽淮北 235006

摘要：企業檔案工作是企業技術創新、生產經營、安全管理、節能環保等活動的基礎性工作，也是企業各項業務和活動的有機組成部分。企業對檔案工作規范管理、不斷創新，可以提升企業的管理水平，為企業提高經濟效益服務。

關鍵詞：企業檔案；信息資源；規范管理

淮北礦業集團有限責任公司是以生產煤炭和煤化工產品為主，多種經營、綜合發展的大型企業集團。前身為淮北礦務局，始建于1958年5月，1998年3月改制為淮北礦業集團有限責任公司。礦區保有煤炭儲量80多億噸，是國家“十二五”重點建設的14個大型煤炭生產基地之一。公司名列2013年中國企業500強第212位、煤炭企業100強第18位。曾榮獲全國“五一”勞動獎狀、中華環境友好能源企業、國家首批礦產資源綜合利用示范基地、安徽省循環經濟示范企業等多項榮譽稱號。

淮北礦業集團公司檔案管理工作始終圍繞中心，做好服務領導、服務機關、服務基層三個層面工作。在企業快速發展的同時，檔案管理工作成效顯著。淮北礦業集團公司檔案館于1991年晉升為國家一級檔案管理單位；多次被評為全國煤炭檔案工作先進單位；2003年被評為全國檔案工作優秀集體。

1堅持檔案工作為提高企業經濟效益服務

企業檔案是企業各項活動真實的歷史記錄，是企業的重要信息資源。企業檔案工作是企業技術創新、生產經營、安全管理、節能環保等活動的基礎性工作。因此檔案工作也是企業各項業務和活動的有機組成部分，應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程。企業對檔案工作規范管理、不斷創新，可以提升企業的管理水平，為企業提高經濟效益服務。

近年來，淮北礦業集團公司緊緊圍繞企業做大做強、快速發展這一中心工作，以工程項目檔案為抓手，堅持“絕不因項目檔案驗收不合格而貽誤整個項目驗收”的理念，采取了一系列積極有效的措施。2010年以來，先后圓滿完成了楊柳、青東、袁二、袁一等新建礦井項目檔案驗收，得分全部在90分以上，其中袁一礦取得安徽省基本建設檔案驗收最高分96分，作為國家檔案局項目建設試點單位，得到國家檔案局有關領導的高度評價。

1.1 提升管理理念，強化制度建設

管理上水平，理念是保證，制度是根本。在這一思想指導下，淮北礦業集團公司加大對新項目檔案管理標準化建設的力度，培養并樹立“有檔必歸，確保檔案資料齊全、完整、準確”的理念。隨著項目檔案工作的不斷推進，項目檔案的規范整理及驗收工作已走上正規。

根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》，制訂下發了《淮北礦業集團公司檔案工作評估標準》《淮北礦業集團公司（工程）籌備期間檔案工作指導意見》《淮北礦業集團公司招投標檔案管理辦法》等專門性管理文件，從制度上加以規范管理，在落實上采取過硬措施，理順了銜接環節，明確了控制節點，消滅了檔案管理盲區，促進了集團公司檔案管理工作水平的不斷提升。

1.2搭建管理平臺，狠抓責任主體

一是抓領導管理協調責任主體。在工作中，檔案工作納入了領導的議事日程，納入了企業的規章制度，納入了企業的工作流程。分管領導注重宏觀把控，檔案管理部門注重與各職能部門協調，取得各職能部室的支持，促使管理規范化、精細化，使責任主體更加明確、責任更加具體，從而規范推進各項工作。

二是抓職能單位收集歸檔責任主體。堅持把檔案工作責任分解到施工方、監理方、礦方各個層面，實行分口包保和逐級負責制，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。實行檔案管理風險抵押制度，保證竣工資料按期移交。同時，集團公司檔案館與建設發展部及時溝通信息，掌握工程進展情況，總體部署重大項目檔案管理工作，嚴格落實“三同步”制度。

三是抓檔案管理部門督導檢查責任主體。為確保項目檔案的齊全、完整、真實、準確，集團公司檔案館采取了多種形式加強工作的引領和督導。采取聽取匯報、現場詢問、實地查看等方式進行，了解掌握檔案管理的真實情況，對檢查中發現的問題，提出整改意見。

1.3加大培訓力度，提升隊伍素質

隨著企業規模的不斷擴大，工作人員的頻繁調動，檔案人員素質的提升迫在眉睫。為此，淮北礦業集團公司重點做了以下工作：

一是定期組織業務知識培訓。圍繞《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《科學技術案卷構成的一般要求》和其它相關規定，對集團公司所屬二級單位的檔案專、兼職人員進行檔案管理培訓，取得了很好的學習效果。

二是注重實踐操作能力培訓。針對基層檔案人員無工作經驗、業務能力不強的特點，組織其到集團公司檔案館接受專業的、面對面的實踐操作培訓，對在檔案的審查、收集、整理等過程中存在的問題及時予以糾正，使檔案員逐步熟悉項目檔案收集、整理和保管的操作流程和規范，提高實踐操作水平。

2不斷提升企業檔案工作管理水平

2.1發出聲音，提高檔案工作的重視程度

定期召開檔案工作座談會，由各部處室一把手和一名兼職檔案網員參加。重點介紹檔案工作的流程、業務職能，宣傳檔案工作成績，同時發放評分表讓各業務處室也對檔案館的工作給予評價。各部門對座談會反響很好，很多領導固有的看法有了改變，不再認為檔案館是個清閑單位、檔案工作無足輕重。

2.2提高標準，推進檔案數字化

早在2005年，淮北礦業集團公司就已經安裝使用“東方飛揚”檔案管理系統，技術檔案達到目錄數字化，文書檔案90%達到全文數字化。近兩年主要解決了特殊載體檔案的數字化問題，淮北礦業集團公司是個有50多年歷史的企業，每年都有大量的特殊載體檔案產生，特別是獎牌、證書、照片的數量已經非常可觀，如果不數字化，利用起來非常不方便，有時候為了找一個獎牌需要花費很大的體力翻找，企業從2012年開始對這些特殊檔案進行數字化，目前，特殊載體檔案已經全部數字化。

3注重檔案信息開發利用，為企業發展服務

3.1為企業擴大生產提供準確資料

科技檔案對企業生產、建設和發展，具有舉足輕重的作用，如在技術改造設計中特別是老系統設計改造中，通過科技檔案的查閱，提高了設計工作的效率，減少了工程設計工作量，縮短了設計時間。淮北礦業集團公司朱莊煤礦隨著資源枯竭、采場萎縮、老采區的報廢、采掘活動的減少，礦井通風系統必須進行優化、改造，提高通風能力，改善通風狀況，才能滿足安全生產與產量的需要。通過查閱相關采區方案設計報告，技術部門參照區段設計圖紙、測定掌握了各類巷道的基本通風參數。制定了多種方案，立項完成了《朱莊煤礦礦井通風系統優化研究》。檔案館及時提供圖紙112張，為設計部門順利地完成設計改造任務，發揮了很大的作用。該項目為企業的改革和發展產生了直接的經濟效益、安全效益和社會效益。為淮北礦區及全國其它衰老礦井的通風系統優化改造提供了資料參考。

3.2推動企業文化建設

企業檔案具有豐富的文化內涵，是企業文化發展的真實記錄，是企業文化得以保存的重要依據。為了慶祝集團公司成立30周年、50周年，先后編寫了《淮北礦務局志》和《淮北礦業志》，共計400多萬字，為確保編寫內容的真實有效，從檔案館查閱了2000多卷檔案。由于檔案館提供檔案及時、齊全，使得該志書史實地記載了淮北礦業集團50年的風雨路，忠實地記錄了企業的生產、經營、職工生活的方方面面，是集團公司的資料總匯、信息總庫、輿情總覽和百科全書，更是企業文化建設的一個重要成果。

3.3化解糾紛，維護企業利益

經濟合同檔案在企業經濟工作中的重要作用日顯突出。企業利用經濟合同檔案，可以化解糾紛挽回經濟損失。岱河煤礦在征用地中，村民因塌陷補償問題與征遷部門發生了糾紛。由于塌陷地屬于二次復墾，早在2005年已對村民進行過補償，企業通過利用查找征遷土地補償協議、合同等有關文件及相關圖紙，拿出了證據，化解了矛盾，平息了糾紛。為礦上挽回了32萬多元的經濟損失，體現了檔案工作的經濟價值。