企業(yè)檔案工作的改革與創(chuàng)新探討

摘 要：檔案工作作為企業(yè)管理工作的一項(xiàng)重要組成部分，其對于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和還原企業(yè)歷史真實(shí)面貌起到了至關(guān)重要的作用。而從長遠(yuǎn)規(guī)劃來考慮，企業(yè)檔案管理的改革與創(chuàng)新工作則是企業(yè)面臨國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求和必然趨勢，同時(shí)也是企業(yè)能夠在今后的市場競爭中立于不敗之地的有力保障。本文主要以思想觀念、專業(yè)人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、檔案管理相關(guān)工作制度、信息化技術(shù)的應(yīng)用為切入點(diǎn)對企業(yè)檔案工作的改革與創(chuàng)新進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；改革；創(chuàng)新；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-01

隨著信息化迅猛發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，以及當(dāng)前我國檔案與文化強(qiáng)國建設(shè)的時(shí)代背景，都要求企業(yè)檔案工作必須盡快求新求變。企業(yè)檔案管理要做到與時(shí)代同步發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作的開展。強(qiáng)化責(zé)任意識，提高自身素質(zhì)，拓展管理方法，升華管理理念，不斷推進(jìn)檔案資源管理的集約化和信息化建設(shè)，為促進(jìn)新時(shí)期企業(yè)核心競爭力的提高，和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要。

一、企業(yè)檔案工作的意義和作用

（一）企業(yè)檔案的定義

通常我們所說的企業(yè)檔案，主要是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。而由國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計(jì)委聯(lián)合頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》中也對企業(yè)檔案的概念作出了明確的定義：“企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案?！?/p>

（二）企業(yè)檔案工作的作用

檔案作為一種信息資源，其原始記錄性和信息性滿足企業(yè)的需求，形成了檔案的價(jià)值。檔案為企業(yè)各項(xiàng)工作提供查考憑據(jù)，是進(jìn)行科學(xué)研究的基礎(chǔ)和前提，也是生產(chǎn)活動(dòng)的參考依據(jù)。目前，檔案以其所載信息的原始性、真實(shí)性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性使其具有更高的利用價(jià)值，其在企業(yè)的發(fā)展中起著承前啟后的作用。因此，檔案工作作為企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的一項(xiàng)組成部分，其對于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和還原企業(yè)的歷史真實(shí)面貌起到了至關(guān)重要的作用。

二、企業(yè)檔案工作改革創(chuàng)新的必要性

從長遠(yuǎn)規(guī)劃來考慮，企業(yè)檔案管理的改革與創(chuàng)新工作是企業(yè)面臨國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求和必然趨勢，同時(shí)也是企業(yè)能夠在今后的市場競爭中立于不敗之地的有力保障。企業(yè)沒有創(chuàng)新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。企業(yè)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，對檔案工作的管理手段和管理方式都提出了更高的要求。而當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在著諸多弊端，傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。如檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納周期較長、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。檔案管理現(xiàn)代化意識不強(qiáng)、檔案管理模式落后、管理科學(xué)化水平低下、硬件設(shè)備和技術(shù)落后、檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)工作較差等問題嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。新時(shí)期企業(yè)檔案工作的改革與創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢對企業(yè)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，因此企業(yè)檔案工作人員必須具有創(chuàng)新精神，打破因循守舊、墨守成規(guī)的僵局，積極開拓和探索檔案管理的各項(xiàng)功能。

三、企業(yè)檔案工作改革與創(chuàng)新的切入點(diǎn)

（一）觀念創(chuàng)新，服務(wù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)

企業(yè)的檔案工作者應(yīng)強(qiáng)化責(zé)任意識，摒棄檔案工作可有可無甚至是為企業(yè)管理附屬工作的錯(cuò)誤觀念，充分認(rèn)識到新時(shí)代檔案管理工作的重要性。要緊跟乃至超前預(yù)測企業(yè)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，做出管理上的轉(zhuǎn)變，深入基層業(yè)務(wù)部門了解弄懂檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，對各種檔案資料做到心中有數(shù)。要對檔案資源進(jìn)行深入挖掘提煉，將檔案精品提供給企業(yè)檔案利用者，使檔案用活，讓企業(yè)檔案利用者從中獲得啟迪，以拓寬發(fā)展企業(yè)的思路或維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，使檔案資源走出檔案室，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。

（二）結(jié)構(gòu)創(chuàng)新，提升檔案管理人員素質(zhì)

建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，是企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新和提升的前提。一方面由于部分企業(yè)檔案專業(yè)人員較少，部分基層部門只配備1名檔案工作人員甚至還是兼職，檔案管理人員隊(duì)伍亟待專業(yè)人員的增加。另一方面要大力提升企業(yè)檔案人員及兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平，上崗前進(jìn)行科學(xué)有效的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，工作中加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案人員隊(duì)伍的工作水平和業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期發(fā)展的需要。

（三）制度創(chuàng)新，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求

制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)就是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，規(guī)范檔案管理工作。制定檔案利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度等切實(shí)有效的檔案管理制度，明確檔案員崗位責(zé)任制、主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，編制檔案工作的年度方針和目標(biāo)，全面加強(qiáng)歸檔文件的全程管理。各歸檔部門應(yīng)配備專職人員或指定專人負(fù)責(zé)文件的收集歸檔，每年按規(guī)定按時(shí)移交歸檔文件，從各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控。

此外，建議建立檔案考核機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制，制定公平詳細(xì)的考核辦法，明確職責(zé)、獎(jiǎng)罰分明，不論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是普通檔案工作人員，都應(yīng)參與到公平競爭優(yōu)勝劣汰的競爭機(jī)制中，從而調(diào)動(dòng)企業(yè)檔案人員的工作積極性、主動(dòng)性，用制度來規(guī)范企業(yè)檔案工作管理，激勵(lì)檔案管理人員工作的不斷創(chuàng)新、不斷進(jìn)步。

（四）技術(shù)創(chuàng)新，加快檔案信息化建設(shè)步伐

檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理并提供利用。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期下檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。實(shí)現(xiàn)檔案工作各環(huán)節(jié)的電子化，是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能提升的基礎(chǔ)和手段，為企業(yè)及時(shí)提供各種原生信息，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和決策的需要。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，要堅(jiān)持技術(shù)與管理并行，將企業(yè)檔案信息化納入到企業(yè)的整體信息化建設(shè)之中進(jìn)行，加強(qiáng)對電子文件和電子檔案管理方法的研究和實(shí)踐，同時(shí)，還要注重檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的建設(shè)。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，制度建設(shè)是根基，數(shù)字化是核心，安全與保密是建設(shè)的保證，提供利用是建設(shè)的最終歸宿。通過現(xiàn)代技術(shù)的革新，不斷推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案的合理儲存以及高效開發(fā)利用，最終達(dá)到檔案的共享以及經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。