新媒體背景下檔案管理管窺

摘 要：近年來，隨著信息技術在檔案管理上的不斷應用，如何做好新時期的檔案管理工作已成為檔案工作者亟待完成的重要工作。文章從新媒體背景下檔案管理的發展趨勢入手，提出做好檔案管理工作的幾點看法，供同行探討。

關鍵詞：檔案管理；問題；措施；借鑒；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-01

以互聯網、手機媒體為代表的新媒體，不僅沖擊了傳統的媒體結構，也刷新了現代社會的信息傳播方式。隨著新媒體的持續發展以及在社會各方面的不斷深入，檔案的管理方式也相應發生了變化。由于新媒體在信息傳播中具有明顯的優勢，因而在各個領域被廣泛采用。為了實現檔案信息的有效利用，檔案部門也在檔案利用過程中越來越多地采用了新媒體。作為檔案工作關注的焦點，檔案管理如何提高水平和能力，提升檔案的歸檔管理效率，對其進行有效的改革已經成為必然趨勢。在新媒體背景下，如何制定權威的檔案管理標準及規范，規劃檔案管理的發展方向，是當前檔案建設的重要內容。

一、檔案管理發展的趨勢

（一）信息數字化

隨著信息化的高度普及，很多單位都有自己的辦公自動化系統，實現了無紙化辦公。因此，檔案在生成方式、存儲方式上都有了重大的變化。例如起草和簽發文件、催辦和文件歸檔等都利用信息化的管理，文件包含的文字等都是數字化形式的，這樣檔案主要以電子媒介的形態存在，既方便管理又方便存儲，可以利用計算機進行有效的管理，包括收集、篩選、存儲直至使用，這就使檔案信息呈現數字化的發展趨勢。

（二）利用多樣化

隨著檔案管理水平的不斷提升，檔案內容多種多樣，檔案利用呈現多樣化趨勢。一方面利用檔案的人數和對象不斷擴大，另一方面人們對檔案利用的需求也在不斷地增加。在新媒體背景下，檔案打破了傳統利用方式的局限，為人們利用檔案提供了便利，其利用價值也開始發生新的更大的變化，突破單純的參考、憑證等用途，檔案的知識性、休閑性利用成為可能。

（三）服務大眾化

隨著網絡、手機、數字電視等新媒體的廣泛使用，檔案服務利用方式實現了創新。上海市在地方政府規章之中寫入了檔案館開展現行文件開放服務工作的相關規定。貴州省檔案館2006年就開創性地開通了手機短信查詢檔案和現行文件目錄業務，檔案利用與新媒體第一次“親密接觸”。人們不用到檔案館就可以實現利用檔案的目的，這種便捷激發了檔案利用潛能，使檔案利用人群多元化、規模化。

二、當前檔案管理工作存在的問題

（一）重視程度不夠。當提到檔案管理時，不少單位認為把檔案資料輸入電腦中就標志著進入信息化管理了，所以在實施信息化的過程中，會受到人為觀念的影響。一部分領導對檔案管理信息化工作是口頭上重視、實際上忽視，使用時重要、不用時次要，思想觀念需要更新。

（二）缺乏長遠規劃。由于許多單位正處在檔案管理信息化起步階段，尚未掌握科學的管理方法，對自身的發展戰略缺乏考慮，沒有在推進檔案信息化方面做好總體規劃。因此，檔案管理未能從落后的體制、陳舊的模式走出來，建立一套科學完整的檔案管理體制，這很大程度上影響了檔案信息化工作的有序發展。

（三）資源開發不足。長期以來，普通群眾無法獲得利用檔案的權利，或者缺乏利用檔案的意識，檔案利用只是一小部分人的行為。新媒體的出現，擴大了利用人群規模，滿足了人們的多元需求。但是目前，室藏檔案的數字化加工力度不大，對檔案資源開發有限，信息化程度明顯低下，一些部門甚至信息化建設尚未真正開始，因此未能在互聯網上提供更豐富的檔案數據查詢，影響了檔案各項服務功能的進一步發揮。

（四）現實作用未完全發揮。目前，有很多檔案工作仍停留在看門守攤、被動服務的舊觀念舊模式上，僅僅滿足于利用者上門查閱。編研成果少，質量不高，編研工作大多數限于檔案部門自身使用案卷目錄，在這種管理狀況下，檔案所發揮的服務導向、宣傳教育作用被弱化了。

（五）人員素質不高。基層單位專職從事檔案管理工作的專業人員較少，也很少有機會出去接受檔案新知識的學習培訓，因此大部分檔案員只能做一些文件歸檔等基礎性工作，能進行檔案信息深層次研究和開發的人才就更少。按照檔案信息化的要求，建設一支精通電子技術和檔案業務的人才隊伍勢在必行。

（六）經費投入不足。檔案信息化建設，是一項投入高、回報慢、周期長的系統工程，需要配備必要的軟硬件設施設備，資金投入沒有保障，檔案信息化工作無法正常開展，必然帶來管理上的短腿，不僅容易造成許多寶貴的資料因保存不好管理松散或難以保存而丟失，而且對檔案開發利用極為不利。

三、做好檔案管理工作的有效措施

（一）制定科學合理的檔案管理標準和規范

目前，檔案管理模式采用的還是很早以前的方式，已經不適合時代發展的要求。對于數字化信息的文件歸檔與管理還沒有完善的標準和規范，這對于管理好檔案顯然是不合適的。因此，應該加快制定科學合理的信息化檔案管理標準和規范勢在必行，這會使檔案的管理人員有章可循，可以規范化并且有效的管理好檔案，為保障國家的信息安全做好服務工作。

（二）培養高素質的檔案專業人才

檔案管理需要具備敬業精神和專業素質。因此，必須建立科學的引進人才制度，培養一批高素質的檔案專業人才，同時還要對現有人員進行科學合理的培訓，使得檔案從業人員成為既精通業務又具備必要的信息技術的全能型人才，在檔案管理方面充分發揚創新意識，適應新媒體信息傳播方式的需求。

（三）注重做好檔案信息安全工作

檔案信息資源是國家的寶貴財富，確保檔案信息安全，是檔案工作的永恒主題。在新媒體環境中，檔案信息化建設應當注意加強信息安全管理，確保檔案數字信息管理系統運行安全可靠，建立健全各項設計檔案管理各個環節的信息安全規章制度，建立檔案數據備份和災難恢復機制，提高信息化條件下檔案安全保障能力。

總之，隨著我國數字電視、網絡、手機等新媒體用戶的不斷擴大，檔案管理面臨空前機遇和挑戰。為了做好檔案管理工作，就必須制定科學合理的檔案工作標準和規范，多培養高素質的檔案專業人才，不斷的進行制度創新，以高度的責任感和使命感為檔案信管理的發展建設付出持之不懈的努力。