芻議企業辦公室主任的協調工作以及協調藝術

摘 要：企業辦公室主任作為企業發展的核心人物，在一定程度上促進了企業的發展以及創新。就目前而言，我國企業辦公室主任在改變傳統工作模式下，對工作范圍進行了進一步縮小與擴大，其中，隸屬于我國煤電集團的辦公室主任的主要協調工作包括對外借調、車隊管理、統籌安排對外工作，以及進行相應的日常事務。要想從根本上促進我國煤電企業辦公室主任的工作順利，就要對協調工作的特點進行研究與分析，正確掌握辦公室主任的在工作中所體現出的協調藝術，從而保證企業辦公室主任能夠順利的開展與完成工作。

關鍵詞：辦公室主任；煤電集團；協調工作；協調藝術；

中圖分類號：C931.4 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-01

辦公室主任是煤電集團的一個重要崗位，隨著我國社會的不斷發展，辦公室主任不僅改變傳統的工作模式，并且在一定程度上對工作范圍進行了相應的擴大以及縮小。[1]其中，辦公室主任工作的順利開展是協調工作的重要組成部分，只有對協調工作安排得當，才能從根本上促進辦公室業務的發展。所謂的協調，主要是指管理者在利用相應的方法以及措施中，對企業各個部門進行統一管理，使其相互配合，從而促進辦公室業務的順利發展。企業辦公室主任在黨政領導之間有著重要的意義，從工作角度而言，辦公室主任無論參加政府還是管理，都應該積極掌握工作的基本原則以及方法，從而掌握好協調工作中所存在的藝術性，從根本上保證企業辦公室主任順利完成各項工作。

一、企業辦公室主任協調工作的主要內容

（一）統籌安排對外工作。統籌安排對外工作是企業辦公室主任協調工作的重要組成部分，簡而言之，統籌安排對外工作也被稱為計劃協調，主要是指辦公室主任對黨務工作以及對外工作進行計劃的制定以及執行的制定。[2]辦公室主任在統籌安排對外工作中，企業辦公室主任的基本任務主要有：與相關職能部門以及業務部門對擬定的計劃進行協調，提出每個員的見解，從而將意見進行統一，實現統籌安排對外計劃的準確性以及穩定性。但是，由于計劃在實施的過程中由于受到環境以及人員等諸多要素的影響，從而會在一定程度上出現不同步現象，針對這種，情況，辦公室主任要積極聯系其它部門，對問題進行解決，從根本上促進對外工作的發展。

（二）對日常事務進行管理。企業辦公室主任在進行工作時，對日常事務進行管理是最為重要的內容之一，辦公室主任在對領導的日常事務進行管理中，可以保證領導工作的準確性，并且會在一定程度上促進整個企業的發展與創新。就目前而言，企業領導由于考慮事物的角度不同，與辦公室主任交流的程度不夠，從而導致在諸多事項安排中存在矛盾。面對這種情況，就要求辦公室主任要對領導的生活習慣以及工作習慣進行了解，對領導的行程安排進行安排，不僅如此，在對日常事務進行管理中還要保證整個工作的全面性、針對性、原則性以及靈活性。除此之外，辦公室主任對文件進行整理以及管理中，要從根本上避免出現混亂現象，只有如此，才能保障日常事務的順利進展。

（三）對車隊進行管理。辦公室主任在對工作進行協調時，工作協調時極其重要的，其中，對車隊進行管理便是工作協調的重要組成部分。就辦公室成員而言，不僅要遵守規章支隊，對合作機構進行合理設置，并且要配合辦公室主任進行車隊管理，從而保證辦公室管理系統在整體有效中得以發揮。辦公室主任要對車隊進行統一管理與安排，保證每一輛車輛的順利使用，除此之外，辦公室主任要對車輛進行定時維修與清潔，從未保證每一輛車輛在安全的基礎上進行工作的巡查以及調研。

（四）進行對外接待的安排與管理。隨著我國煤電企業的不斷發展，越來越多的外來企業會獲取經驗而對此進行調查與調研，這個時候，辦公室主任最為主要的任務便是對外來企業以及領導進行接待安排，對其進行關系的協調與處理，從而使人際關系協調成為辦公室主任的重要工作之一。[3]由于每一個外來企業以及領導在認識、個性、經歷以及年齡中存在著較大的差異，從而導致所處地位的不同，因此，辦公室主任在對外來企業與領導進行接待之前，要對其進行詳細的了解，對每一個人員進行深度挖掘，從而保證對外接待工作的順利開展。

二、企業辦公室主任協調工作的主要特點

（一）內容具有多樣性。企業辦公室主任是企業發展的重要支柱，企業辦公室主任不僅具備具有內部的協調工作，并且還具有外部的協調工作；不僅可以橫向發展，并且還可以縱向發展；不僅對工作進行協調處理，并且對人際關系進行處理。隨著我國社會的不斷發展，我國企業管理體制在不斷深入中不斷發展，這個時候，企業辦公室主任無論是在信息還是組織上，都起到了重要的作用。

（二）形式具備多樣化。在企業之中，由于協調對象的不同，協調的范圍便得到縮小。但是，隨著我國企業協調水平的不斷發展，企業辦公室主任在進行協調時，所利用的溝通手段不斷增多，并且還在一定程度上具備相應的技巧能力。[4]這種情況就使得企業辦公室主任能夠將企業的協調以及非協調進行有機結合，從而使工作更加制度化以及規范化。

三、企業辦公室主任在工作中所體現的協調藝術

（一）積極處理務實以及務實的關系。從本質上而言，企業辦公室的工作便是務實的工作，只有對每一件事情進行協調處理，才能保證辦公室業務的順利開展。如果辦公室主任不具備認真、細致的工作作風，那么，即便是一件很小的事情也無法進行處理。與此同時，如果只務實，不務虛，也無法從根本上促進企業業務的發展，因此，要對務實與務虛進行有機結合，對每一件事情進行深度考慮，才能從根本上掌握事物發生的根本原因，才能從根本上促進企業的發展。

（二）處理好原則性與靈活性的關系。企業辦公室主任要對工作進行全面分析，在把握基本原則的基礎上對此進行矛盾的解決。[5]與此同時，企業辦公室主任在對日常事務進行處理時，要對其講究原則，并且要根據每個時期的特點對工作進行協調處理，在保證食物具備原則性以及靈活性的基礎上，改善各方的關系，積極制定合適的計劃，從而圓滿完成整個協調工作。

參考文獻：

[1]袁德慧.淺談企業辦公室主任的協調工作與協調藝術[J].銅陵職業技術學院學報，2012，02：40-41

[2]陳定勇.企業辦公室工作協調藝術[J].企業技術開發，2013，14：55+63

[3]張根生.辦公室主任如何做好綜合協調工作[J].秘書之友，2012，12：32-33

[4]楊永亮.企業辦公室主任的德與行[J].辦公室業務，2013，10：57-58

[5]曾源.強化辦公室協調職能促進企業和諧發展[J].企業導報，2014，04：58-59