淺析知識管理對檔案工作的啟示

摘 要：進入21世紀以來，在社會經濟突飛猛進的發展勢態之下，相關政府對檔案管理工作表現的尤為重視。而知識管理作為一種全新的管理方法，能在很大程度使檔案工作受到啟發性的作用。本課題首先分析了檔案管理的現狀，進而對知識管理對檔案工作的啟示進行了探究。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；檔案工作；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-08-00-01

近年來，隨著知識經濟的逐漸興起，很快便產生了知識管理這一全新管理理念與管理方法。現如今，知識管理適用于很多領域，例如：企業、政府機構以及研究所等。而且只是管理具有三大特點，分別是管理范圍具有延伸性、知識共享更具深度、管理環境更具和諧性[1]。鑒于此，將知識管理充分融入到檔案工作當中，能夠為檔案工作帶來巨大的效益，進而使知識經濟擁有更加廣闊的發展前景。

一、檔案管理現狀分析

目前，各大高校在檔案管理工作中都建構了綜合型的檔案室，但是在管理方面缺乏規范性與系統性，這就造成了現狀下檔案管理存在一定程度上的缺陷。

（一）檔案意識不強烈。檔案意識不強烈主要體現為人們對檔案的重要性存在很大程度上的不足，并且對檔案的了解程度也不夠。人們普遍上認為，檔案就是一些信息與資源，而檔案工作就是將這些信息與資源充分收集、整理以及保存起來罷了。現狀之下存在這方面的問題，導致檔案管理工作的難度性日益增大。另外，存在一些領導對檔案工作表現的尤為不重視，不能將考核業績和檔案工作相互融合，從而大大地降低了檔案管理工作的實效性。

（二）檔案管理人員素質不高。新知識在生產過程中的成本和質量是由信息增值的情況而決定的。從知識密集型機構角度分析，信息屬于原材料，因此知識創造者便是那些對信息進行加工和分析的專業人員。但是現狀之下，檔案管理人員素質不高的情況卻普遍存在，對檔案業務不夠精通，普遍存在檔案管理人員身兼多職的現象。這一現象便導致他們無法將心思全身投入到檔案管理工作當中。另外，檔案管理部門所制定的薪資體系不完善，檔案管理人員薪資上得不到滿足，便對檔案管理工作沒有積極性，進而造成他們思想、學習散漫，讓檔案管理工作成為了機械式的運作，甚至面臨管理系統癱瘓。

（三）缺乏現代化的硬件設備。現狀之下，檔案管理部門普遍存在缺乏現代化硬件設備的現象。例如：檔案庫房不具標準性與固定性，這便導致檔案極容易遭到磨損、破壞以及丟失等情況。又如：必要的硬件設備都不存在，像去濕機、空調以及防磁柜等，沒有這些硬件設備便導致檔案無法達到保護作用，讓檔案的壽命變得尤為低下，進而增大檔案管理的困難性。良好的硬件設備是提高檔案管理工作的基礎。但目前，很多農村小學因為財力不足，在檔案庫房配置上，顯得尤為不足夠，所采用的庫房根本不具科學性與時效性，這便使得檔案在保存過程中存在極大的隱患。另外，檔案管理的技術裝備也顯得非常落后，很多檔案管理工序都是人工進行，例如：分類組卷、編制索引目錄以及檢索工作等[2]。由于這些工序存在復雜性與繁多性，所以人工進行必定會出現信息偏差和缺失的狀況，進而大大降低了檔案管理工作的實效性。

二、知識管理對檔案工作的啟示探究

面對現狀之下我國檔案管理工作所存在的種種問題與缺陷，制定出有效的管理措施是非常有必要的。下面筆者便從知識管理對檔案工作的啟示進行分析與探究，希望通過多方面的啟示充分解決現狀之下檔案管理工作存在的種種問題，讓我國的檔案管理工作更具規范性與科學性。

（一）以知識管理范疇的延伸特點為基礎，進一步挖掘隱性知識。隱性知識對檔案管理工作起到了決定性的作用。因此，在日常工作中，檔案管理人員便需要將隱藏在檔案管理工作中的知識進行分析與識別，充分明確隱性知識所涉及到的與個體、組織有關的內容，進而使個體與組織之間保持密切的關系，再利用網絡平臺，進一步擴大收集知識的渠道，把個體成員、組織部門的豐富經驗、完善技術充分收集起來，并加以整理[3]。這些知識都能夠對檔案管理人員在今后的檔案管理工作中受到較大的啟發，進而讓檔案管理的價值得到實質性的體現。

（二）融入先進的觀念，充分實現知識共享。知識管理所推崇的是在管理過程中，需要具備一定的知識高度，并且實現知識高度共享。因此，檔案管理部門就應該從知識管理這一推崇獲取充分有效的啟示。通過大量的檔案工作實踐表明，檔案只有在利用中才能體現出其中的價值，檔案工作也只有將檔案信息在最適當的時間，以最適當的方式，傳送給最需要的人，才能夠體現出檔案管理工作的價值。現狀之下，檔案工作者就需要從中得到啟發，不只是一昧地實行傳統的檔案管理，需要與時俱進，對檔案信息資源實行合理開發，開展多元化的檔案利用服務，以此讓檔案部門各方面的優勢充分地展示出來。就目前而言，很多企業都通過檔案部門建立了與之相符的信息中心。因此企業想要讓檔案部門的信息中心得到充分體現，就需要利用各種知識資源，為利用者提供具有科學性的知識服務，進一步實現知識共享。

（三）建立學習型檔案部門，全面實施知識管理。建立學習型檔案部門，首先便需要以檔案部門自身為基礎，努力調動檔案員工參與學習，并積極學習，努力提升檔案員工對檔案管理工作的積極性，而且檔案員工需要充分尊重知識，從而營造出一種良好的文化氛圍，其次，檔案部門還需要對檔案人員進行知識、技能培訓，讓檔案員工能夠獲取充足的知識，增強自身的專業技術，進而在檔案管理工作中發揮出重要作用。最后，檔案員工還需要積極參加與知識管理有關的實踐活動，充分認識到知識管理的重要性，并獲取充足的知識管理技能，以此讓檔案管理工作的價值能夠充分有效地體現出來。

三、結語

通過本課題的分析與探究，充分認識到現狀之下檔案管理所存在的一些問題，例如：檔案意識不強烈、檔案管理人員素質不高以及缺乏現代化的硬件設備等。然而，將知識管理充分運用到檔案工作中，則能給檔案工作帶來很大的啟示，并讓檔案工作更具實效性與科學性。進而為我國知識經濟的良性發展奠定尤為堅實的基礎。

參考文獻：

[1]毛麗萍.知識管理對檔案工作的啟示[J].檔案學研究，2011，08（28）：12-13

[2]孫麗麗.知識管理對檔案工作的影響分析[J].辦公室業務2012，08（05）：34-36

[3]高國華.檔案知識管理新論[J].蘭臺世界，2014，02（12）：56-58