加快企業檔案信息化管理的思考

摘 要：信息化建設是企業檔案工作必不可缺少的必要條件。領導的重視、檔案工作者的綜合素質、軟硬件設施的好壞，是衡量一個單位檔案管理工作水平的重要因素。因此企業檔案管理工作要順應信息時代發展的要求，為企業的生產建設和發展提供優質高效的信息服務。

關鍵詞：企業檔案：信息化：管理；

中圖分類號：G252 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-09-00-02

隨著信息技術的迅速發展和廣泛應用，以計算機、網絡和存儲技術為核心的現代信息技術發展已經極大地影響到經濟發展、人民生活、國家安全和社會發展進程。企業作為國家經濟建設的主戰場，企業信息化建設對促進企業發展、創新的作用越來越明顯，信息化已經成為企業現代化的重要標志和企業生存、發展的重要保障。而企業檔案及其管理利用橫跨資源、信息兩大方面，檔案管理信息化工作既是企業信息化的必然要求，也是檔案信息化建設的重要組成部分。實現檔案信息化，應首先在企業檔案信息化管理技術上有所突破，將信息化作為企業檔案工作改革和管理創新的首要任務。如何做好企業檔案信化建設，實現檔案信息資源的最大共享，根據多年工作實踐，對企業信息化建設提出幾點看法。

一、充分認識檔案信息化建設的重要意義和作用

檔案信息化是指在檔案管理活動中以數字化建設為核心，全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行開發、管理和提供服務的過程，也即檔案管理模式從面向檔案保管向重點以檔案數字化為社會提供服務轉變。通過檔案管理的信息化、網絡化可以給檔案部門及公司帶來顯而易現的效果和收益。

（一）提高檔案工作效率。檔案管理不再費時費力，查詢利用更便捷、快速、準確。檔案數據錄入一次能夠進行共享，可打印多種檢索工具及各類報表（如備考表、脊背等），方便快捷，大大提高了工作效率。檢索查詢時，可利用多種查詢手段，根據管理權限，通過網絡自行查詢檔案信息，對過期不還的借閱者還可進行有效的催還，極大的減輕了工作人員的負擔。

（二）對原始檔案有效保護。檔案管理網絡系統啟用后，原始檔案的使用率下降90%，使得檔案保存時間大大延長，避免其因頻繁利用而遭到損毀，確保原始檔案的安全性。

（三）部門職能變保管為服務。檔案管理信息化以后，公司的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為公司領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。

（四）方便二次利用、提高利用率。一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續借。而檔案的信息化建設成功之后，檔案信息可以在內部網上共享，有控制地進行利用。

（五）企業檔案管理業務流程不斷優化，管理水平不斷提升。通過檔案網絡化建設，不僅提高了檔案管理人員的管理理念、業務素質和技能，使檔案員掌握了微機、網絡、軟件等操作技能，而且使管理流程發生了根本的轉變，檔案管理更加規范先進。

二、檔案管理系統所應具備的功能特點

檔案管理網絡系統應具備以下特點：⑴極高的安全性和穩定性，用戶進入系統需進行身份驗證，只有注冊了的人才能登陸進入系統。所有用戶都被賦予特定的工作權限，用戶登陸后只能執行在其權利范圍內的操作。⑵安全的系統運行平臺，系統在數據災難恢復、數據訪問方面采用SQL2000技術，使得數據庫具有極好的穩定性和安全性，能承載大用戶量的并發工作。所有用戶不能直接操作數據庫，也無權接觸到程序本身。⑶具有功能擴展接口，系統功能可以進一步擴充，綜合管理，為日后軟硬件升級提供便利。⑷強大的系統管理與維護功能，通過嚴謹的權限控制，按照不同用戶、不同功能、不同部門的權限，實現功能的數據層級權限控制，避免了非法操作帶來的數據安全性困擾。系統還擁有用戶管理、數據庫管理、數據備份與恢復等功能，特別是在備份方面可以進行整體備份、局部備份和定時備份等多種備份方式，系統能夠定時自動進行數據備份，能夠從備份介質進行數據恢復，可隨時進行數據傳輸與庫同步，能夠隨時對檔案數據進行備份，以防系統災難造成的數據丟失。

三、要做好企業檔案信息化建設前期工作

企業檔案信息化建設的根本，是為了適應企業信息化發展要求，及時有效地為企業生產、經營和管理服務。推進企業檔案管理信息化建設工作，對企業檔案管理部門來說是一個全新的課題，為確保檔案網絡化建設工作規劃明確、層次清晰、效果明顯，應重點做好幾項工作。

（一）加強領導。為推進檔案網絡化建設工作的開展，必須要統籌規劃，成立以分管領導任組長，企業相關部門負責人為成員的企業信息化領導小組，具體負責協調解決檔案網絡化工作中的重點、難點問題，解決方案制定、費用保證、技術支持、信息采集、資料收集、物資供應等方面的問題。

（二）要在檔案管理網絡建設過程中要向檔案網絡化建設工作先進企業進行學習，認真學習他們在檔案管理網絡建設過程中的先進經驗。

（三）進行全面細致的調查摸底工作。項目建設之前，要對本企業各單位檔案管理情況進行調研，在充分考慮各單位實際需要、檔案工作要求及其發展趨勢的基礎上，制訂本企業檔案信息化建設方案。

四、要以“三庫”建設為重點扎實推進企業數字檔案工程，使企業檔案信息化建設必須與企業信息化建設同步協調發展。要加快檔案目錄數據庫、原文數據庫和多媒體數據庫建設。

進一步加強企業檔案數字檔案信息采集、存儲、傳輸、應用等基礎平臺的建設，完成重要檔案的文件級機讀目錄制作，完成部分館藏檔案全文數字化。要大力實施檔案室數字檔案工程。要加強電子文件的收集、歸檔和管理，防止和避免電子文件與紙質文件脫節的現象，在向檔案館報送現行文件、移交檔案時，同時報送電子文件和機讀目錄。檔案信息化建設是社會信息化的重要組成部分，我們要抓住企業加快信息化建設步伐的機遇，積極搞好檔案信息化建設規劃。爭取將企業檔案信息化建設納入企業信息化建設規劃，使企業檔案信息建設與企業整體信息化建設有機結合同步實施，努力實現檔案信息化建設的跨越式發展。

四、在檔案信息化建設過程中要注意的問題

當前我國檔案信息服務的現狀，主要有以下幾個方面：一是檔案部門經費緊缺、設備落后，建設檔案網站必須有一定的財力支撐：二是網站建設缺少統一的規定和標準。對于網站建設如何適應數字化發展的需要，站點應提供那些類型信息、以何種方式提供信息、如何保證上網信息的安全等問題，至今沒有統一的規定：三是檔案部門缺少高素質的網絡人才，目前多數檔案人員網絡知識是個空白，真正懂網絡知識的屈指可數。人才的匱乏，給檔案網站建設、維護帶來困難。

檔案部門必須盡快轉變傳統提供利用的手段，以現代化的技術手段東展檔案信息網絡化服務。一是要抓好檔案信息數據庫的建設。利用信息數字化技術和電子存儲技術，可以捕捉任何現存的東西，如，照片、紙張等易毀壞變形的檔案材料。，把它們妥善地保存起來。二是要盡可能采用先進和成熟的信息技術和產品是搞好網絡化建設的重要基礎。信息化管理系統，利用其強大的數據庫和原文批量輸入，批量修改等編輯功能，保證檔案的完整錄入。檔案信息利用查詢系統利用其使用方便，通用性強來完成檔案信息的查詢利用、審批工作。三是健全相應的政策法規和標準，確保上網檔案信息安全。為確保用戶檔案信息的完整無缺以及網絡系統、數據庫系統和應用軟件系統安全可靠，防止數據被竊取和篡改，企業在硬件設備和系統的技術招標時要明確要求，系統設備應具有容錯功能、熱交換存儲能力，采用數據備份恢復、數據日志、故障處理等系統功能，出現故障時能夠迅速恢復并有適當的應急措施；在數據傳輸中，選用當前成熟的數據加密技術確保數據安全；在網絡上，選用多層結構技術；要利用大型數據庫的安全性確保數據的安全。四是抓好隊伍建設。檔案信息的網絡化服務，對檔案工作者的專業技能結構提出了新要求，如，信息分析師、數據庫維護人員、計算機軟、硬件等人才。因此，必須改變保管型人員過多、結構單一的狀況，建立一支具有高素質的、綜合能力強的專業技能檔案隊伍（可通過專業技能培訓，還可引進信息技術等方面的專門人才），進而為企業檔案信息管理人才奠定基礎。

五、做好檔案信息化工作的宣傳工作

企業檔案部門要在企業網上設立檔案網站。同時要做好檔案網站的建設，通過豐富多彩的網頁，提高檔案網站的點擊率，將檔案網站建設成為集檔案知識學習、工作、宣傳于一體的多功能網站，充分提高企業員工檔案意識和檔案工作者的業務素質。

總之來說，檔案管理信息化建設是一個漸進的過程，在企業檔案信息化過程中，一定要做好信息化的前期準備工作，爭取領導重視、要把企業檔案信息化納入企業整體信息化工作之中，在信息化的過程之中，一定要高標準、嚴要求，要在企業檔案信息化建設的基礎上，不斷提升企業檔案管理、檔案利用水平，為企業改革發展提供優質服務，做出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]檔案信息網絡化服務淺析鄒國陽黑龍江檔案 2012.4