加強圖書館檔案管理工作促進圖書館事業發展

摘 "要：圖書館檔案管理工作是全面反映圖書館借閱記錄等的重要手段，在圖書館的發展過程中起著非常重要的作用，只有不斷提升圖書館管理水平，才能促進圖書館事業的全面可持續發展。在目前圖書館檔案管理過程中，只有不斷地健全圖書館檔案管理的規章制度，加快圖書館檔案管理的信息化腳步，才能促進圖書館事業的提升發展。

關鍵詞：圖書館;檔案管理;事業發展

中圖分類號：G258.2 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

一、檔案管理的內容、性質和特點

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成，保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容。通過檔案資源建設來建立科學合理的資源體系，是對管理中各項工作記錄的科學合理的管理，同時也是檔案現代化管理的基礎。檔案信息組織是對檔案中包含的信息內容進行揭示、加工和存貯，形成二次文獻，便于檔案信息的開發和利用，它是為管理工作服務并對促進管理工作的改進提供一手材料。

就圖書館來說，檔案管理是管理工作的一部分，又是圖書館各項管理工作的組成部分，如設備管理檔案是設備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的一部分;技術檔案是技術設備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統。因為檔案具有原始紀錄性的特點，所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性。

二、圖書館檔案管理的重要意義

圖書館檔案管理工作是圖書館提供的文件、圖片、音像等服務的記錄，檔案不僅記載著圖書館的辦館歷史，而且記載著圖書館的基礎業務、讀者服務、現代化建設的發展過程。

（一）檔案管理可以全面記錄圖書館的工作。檔案管理不僅針對與圖書館提供的文件、圖片、音像、書籍等公共服務的記載與記錄，同時也詳細記錄著圖書館自身的黨建工作、財務工作、設備情況、基建及后勤檔案等。由此可見，圖書館的檔案管理工作，不僅僅針對業務管理，同時也是對圖書館自身管理的集中反映，檔案管理全面記錄了圖書館的各項工作和成果，是全面反映圖書館情況的真實而寶貴的資料。

（二）檔案管理可以指導未來工作的科學規劃。每個檔案卷宗中所存在的信息是靜止的，但圖書館作為一個整體，其檔案資料所反映的工作內容之間必然存在著必然聯系，這種聯系體現在一定的歷史時期內圖書館工作的總體規律性。在圖書館檔案管理工作當中，通過不斷翻閱資料和總結記錄，可以總結出圖書館管理工作的一些規律性的東西，這些規律可以直接引用到圖書館檔案管理工作當中，還可以為圖書館未來的工作計劃與安排提供一種切實可行的參考價值，有助于圖書館在制定規劃的時候，能夠保證規劃具備一定的科學性。

三、圖書館檔案管理工作中存在的問題

在現在圖書館檔案管理工作中存在著很多問題，這些問題主要表現為：

（一）對檔案重視不夠意識淡薄。在圖書館檔案管理過程中，工作人員檔案意識淡薄，對檔案重視程度不夠，在整理檔案工作的過程中，態度不認真，造成檔案丟失，檔案分類不統一，給后期查閱檔案帶來了很多難題。

（二）檔案類型比較單一亟待豐富。在圖書館檔案收藏中，圖書館館藏書籍的檔案占著非常大的比重，而關于圖書館業務的檔案只占據著非常小的比重，另外在圖書館檔案管理中，紙質檔案的比重比較大，其他類型的檔案，尤其是電子檔案的比重比較小，從整體上來看，檔案類型比較單一，內容亟待豐富。

（三）檔案現代化程度比較低共享困難。圖書館現代化進程的發展比較快，國外一些大型圖書館已經實現了數字化與自動化的進程，很多圖書館建立了電子圖書館，并實現了圖書資源網上共享。相比之下，國內大部分圖書館的現代化程度仍然比較低，尤其是一些公共圖書館在基礎設施建設方面，存在著滯后性，一些圖書館雖然配備有檔案管理軟件，但計算機管理的水平比較低。

（四）在檔案管理中存在重藏輕用。圖書館在檔案管理中，雖然通過一些規章制度和工作程序，保證了圖書收藏的有條不紊，很好地實現了圖書的收藏。但在檔案管理工作中，明顯存在著“重藏輕用”的情況，重視檔案的整理與保管，卻輕視了檔案的利用與開發。檔案過多得被使用在查閱、記錄、復制等工作中，沒有重視檔案的再次開發與利用，檔案的信息價值無從體現。

四、加強圖書館檔案管理促進圖書館事業發展

（一）健全圖書館檔案管理規章制定。周密而實用的圖書館檔案管理的規章制定，是圖書館檔案管理的前提條件，因此在圖書館檔案管理過程中，應該不斷健圖書館檔案管理的規章制度，并制定嚴格地檔案保密制度、檔案借閱制度以及保證文件材料歸檔完整、準確、系統在內的制度體系，這樣有利于圖書館檔案管理工作的有章可循和有的放矢。

（二）豐富館藏檔案內容。圖書館在檔案內容上，要根據自身的實際情況，結合工作實際需求，盡可能地豐富檔案內容，在重視文字歷史等館藏資料的同時，不斷開發開拓業務檔案資料的整理，盡可能地讓檔案管理全面反映圖書館的真實全部。在重視紙質資料的整理與收錄的同時，還應該重視非紙質資料的收集與整理，包括音像、圖片、實物等資料，保持不同檔案內容的種類及比重，豐富圖書館的檔案收藏工作。

另外，圖書館還可以通過募捐或者號召等方式，向廣大市民征集遺落在民間的珍貴資料，來充實圖書館的檔案管理工作。

（三）加強檔案資源的特色化建設。在圖書館檔案的管理建設中，要不斷加強特色化建設，對一些利用率高、數量大的檔案，盡可能地形成專題檔案，將他們集中起來，更好地為翻閱者等服務。同時將一些內容相似或相同的動態信息進行整理匯總，全面收集該類事件的檔案，形成特色專題，突出檔案管理的系統性。

（四）不斷完善檔案數字化建設。隨著計算機技術的不斷發展，檔案管理工作已從紙質管理演變為計算機信息化管理層面上來了。圖書館要不斷提升檔案管理的水平，對檔案信息進行數字化處理并建立一定的數據庫，并根據圖書館自身情況，構建檔案信息資源共享的互動環境，提高檔案的利用價值。

（五）加強檔案信息的開發利用。對檔案的利用不能僅僅停留在查閱、抄錄、復制等淺層利用上，而應該重視檔案資料信息的深層次價值，不斷開發與利用檔案資料，通過檔案資料的研究與開發，編制綜述、述評、專題報道等，從事對檔案內容進行濃縮型的揭示與報道。

圖書館檔案的開發和利用，就是對圖書館檔案信息進行加工、整理并將儲存于檔案中有價值的、適應高校發展需要的各種知識、信息充分挖掘出來，并使之有序化、系統化，最大限度的為廣大師生所用，以提升高校檔案信息利用效能的一種信息整理和傳遞的過程。開發檔案信息資源，是高校檔案工作的根本目的，同時也是衡量高校檔案管理工作的業務水平和工作成效的主要標志。圖書館檔案管理的主要目的是為了科學的開發和有效的利用檔案信息資源，使圖書館檔案發揮其應有的社會效益和經濟效益。檔案信息的開發與利用工作是高校檔案管理工作中最富有活力的環節，做好檔案信息利用工作是帶動整個高校檔案管理工作發展的關鍵步驟，促進檔案工作由被動變主動，做好做活信息服務，充分利用和發揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為高校圖書館的發展和學校科研服務。

五、總結

圖書館檔案管理是圖書館各項工作的綜合展示，因此在檔案管理過程中，要查找出管理漏洞與弊端，不斷結合實際情況，進行管理制度、管理方式、管理模式等層面的改進，提高檔案管理的水平和利用率。

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