談檔案集成管理的方法論

摘 "要：檔案管理集成一體化的先進管理思想和理論應用到檔案的研究領域，檔案管理通過互補作用的所有元素的集成控制，以發揮其互補、競爭，提高檔案信息管理系統建設;通過探索傳統的檔案管理和組合，并融合現代網絡技術，檔案數字化和檔案工作資源信息的社會需要，使我們的社會更好地了解、認識檔案，使檔案更好的面向社會開放，更好的服務于社會。

關鍵詞：集成管理;檔案集成管理;集成管理系統;

中圖分類號：G27 " " "文獻標識碼：A " " "文章編號：1674-3520（2014）-11-00-02

目錄集成、數據集成、信息集成、多媒體集成、數據庫集成已成為數字檔案館建設和檔案網絡互操作性研究的重要內容。檔案管理信息系統在經濟效益上的訴求，檔案系統在社會巨系統中發揮的愈加重要的作用，只有充分發揮各種資源要素的協同作用，實現優勢的綜合集成，才能適應當前檔案工作迅速發展的時代要求。檔案集成管理是集成管理理論在檔案界的應用，屬于集成管理理論的一部分，因而我們可以總結出檔案集成管理所具有的非線性相干性、關系動態性、和諧有序性、主體行為性、柔性化等特點。

一、檔案集成管理的內容

（一）數據和信息集成

數據集成是指將各個應用系統的數據分類，確定基礎數據，并在整個系統范圍內將基礎數據作為全局數據庫的模式，它以正確的結構和關系存放資料以便資料的查詢、處理和更新。

目的在于將異構數據規劃為同構數據，或將異構數據規劃為同構的過渡數據，使形成的數據或過渡數據可以直接被系統使用。完善的數據集成體系應使數據文件結構的設置滿足管理上的需要，保持數據的獨立性、安全性和完整性，并且使數據庫有不斷擴充和更新能力。信息集成的目標是將分布在某一信息系統中自治和異構的多處局部數據源中的信息進行有效地集成，實現各信息子系統間的信息共享，通過多媒體數據集成將原有信息系統中信息不一致的各個自治的數據庫進行集成，建立主題數據庫，完美整個數據環境，解決數據、信息和知識之間的有效轉換問題。要建立檔案集成系統，就要進行數據和信息的集成，實現信息共享。

檔案系統的信息集成主要采用電子化、數字化、網絡化、信息化等現代化管理手段，存儲和累積文字、圖像、聲音、地理空間等數據;構建檔案系統的數據庫、數據倉庫和知識庫;實現目錄、多媒體信息、全文、編研信息、知識及文件、檔案和圖像情報信息資源的共享。檔案信息是整個檔案信息系統管理的對象，檔案實際部門的信息集成工作主要包括檔案信息的數字化，檔案網站體系的建立，檔案信息服務平臺的建立，數字檔案館的建立等不同層次、不同方面的信息集成管理。

檔案系統信息集成是整個檔案集成管理系統的基礎。這種信息集成是檔案文件管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種數據的集成，是提高檔案管理運作整體水平與效益的基本手段。只有在信息集成構建的信息通道基礎上，各不同功能的部門、環節才能克服時間、空間以及不同環境的障礙。信息自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協調。數據集成的作用與好處就是能使處于各個不能兼容、異構的數據庫間的數據得到妥善的遷移，異地設計、異地存儲、以及分處異地的檔案機構間的檔案信息的交流，檔案數據的存儲、管理、利用都得到更好的溝通和協調。

（二）功能集成

功能集成是指將需要的若干系統的功能進行重新組合或整合，以達到集成后系統的需要。數據和信息集成為任何一項任務的管理、實施、完成等功能集成提供了必要的手段，從而實現市場調研、設計、生產制造和銷售等各環節的最佳協調。它是在集成系統的整體功能目標的統一框架下，將各應用系統的功能開放協議、標準或規范集合在一起構成一種一體化的多功能系統，以便互為調用、互相通信，更好地發揮集成化信息系統的作用。因而檔案集成管理系統中的功能集成主要包括：1.檔案系統戰略策略的集成;2.檔案系統工作標準和規范的集成;3.檔案系統組織結構的集成;4.檔案系統管理集成;5.檔案系統信息服務集成。

（三）過程集成

過程集成管理是檔案文件集成管理的核心。檔案鑒定、著錄、保管與利用等檔案業務活動是機構業務活動的一部分，應當實施需求分析、能力評估、前端控制與全程管理。從檔案管理系統的整體看，有三個階段形成：

1、文件與檔案管理業務流程集成。即捕獲、形成、收集、分類、著錄、鑒定、歸檔、保管與利用權限控制規范集成。這一層次的集成最基礎的就是要實現文檔一體化。文檔一體化包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化，使文件到館藏檔案的全過程都得到有效控制。集成最關鍵的要完成電子文件從生成、使用、歸檔以及歸檔后的收集、整理、保管、提供利用等一系列過程的集成管理，使紙質檔案與電子檔案真正一體化，使職能邊界與部門邊界模糊化、系統整體優化和信息資源共享。

2、各種檔案綜合管理與服務系統集成。即目標、任務、角色、權限、責任和業績制度一體化和虛擬聯盟。經過業務中心、文件中心、處理中心和管理中心出來的檔案，檔案服務中心對外提供利用服務的數據，是從檔案管理中心提取出來的。服務的對象是社會公眾人員。服務中心通過借閱服務、定期信息發布和實現網上信息共享等服務手段達到檔案數據、信息的提供利用。

3、檔案文件的前端控制與全程管理。即實現檔案部門對機關、企事業單位職能活動前端性介入過程的集成管理。檔案的前端控制，使檔案管理與文件管理同步進行。使管理工作和控制系統的作用力提前了，希望在不利影響產生之前，能采取措施防止問題發生（防止因整理不當或鑒定失誤而引起的檔案質量的下滑）。

（四）組織和人的集成

檔案集成系統中，會涉及到各類人員，如檔案管理者、檔案形成者、系統開發及維護人員、系統集成人員等，必須對各類人員按系統集成要求進行分類、分析和綜合，盡可能科學地實現系統所要求的人員的集成。再先進的技術裝備和軟件都是由人設計、完成和操作的，因此人是系統中最為重要和活躍的因素，必須成為系統集成中重點考慮的因素之一。

檔案集成系統中，實現檔案前端控制來實現文書工作人員與檔案管理人員的一體化;檔案信息資源集成系統實現檔案管理人員與系統開發、維護人員、系統集成人員等技術人員的一體化。人與技術的集成，如何使檔案人與現代先進的計算機通訊技術結合起來，集成起來，使檔案管理人員具備先進的技術素質一直是檔案領域追求。要實現人與計算機的協調，是指檔案管理人員應當掌握好計算機的操作，使它很好地為我所用。培養具有協調性、創造性的檔案文化。在實施檔案集成管理的全過程中選擇合理的文化取向，使活動都遵照一定的文化價值標準，保證集成過程中不同層面文化要素的兼容和匹配。

（五）技術集成

實現檔案的集成管理必須要依靠數據庫技術、計算機網絡技術以及硬件條件的支持。必須要以現代化的技術手段為前提，如果沒有了先進技術的支持，就會變成無源之水，無所依托。因此，從計算機技術和網絡技術的角度出發，技術集成應該包括的集成模塊是： ⑴異構物理網絡集成模塊。⑵ TCP/IP 網絡集成模塊。⑶數據庫集成模塊。⑷檔案格式統一集成模塊。⑸檔案應用集成模塊。⑹各個模塊層次都有關聯的安全集成模塊。

（六）多學科集成：系統間的集成

隨著科學技術的發展，各學科之間的聯系越來越緊密，集成與融合成為一個必然的趨勢。這種多學科間的集成是近年來科學發展的一個主要趨勢。對檔案集成系統來說，學科間的融合與集成處于自身系統之外，可又對集成系統有著十分重要的影響。隨著圖書、情報、檔案一體化進程的加快，三個學科間在管理對象、管理內容、管理技術手段方面，都越發的相似。理論成果的相互借鑒在三個學科研究發展中的趨勢越來越強。

如何進行學科間的集成呢？ 這就必須對文獻信息進行科學的分類和處理，保證文獻信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻信息之間的傳遞效率、吸收能力和利用率; 建立圖書、情報、檔案的統一網站，利用網絡技術，將分布于不同地點的數字化圖書、情報、檔案信息資源以網絡化方式加以互相連接，提供及時利用服務，實現資源共享; 合理解決圖書、情報的著作權與隱私權，以及檔案的公開與保密問題; 在研究領域突破三門學科的門檻，實現學科理論研究的融合。要實現圖書、情報、檔案一體化就是要各種要素通過競爭沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優功能點，在此基礎上進行互補匹配，打破圖書情報檔案之間的層層壁壘，加強三者之間的協調與合作，通過網絡共建、資源共享、分布式收藏、遠程存取等手段，實現信息、信息人員、信息技術、信息設備、信息標準等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務。

三、檔案集成管理的方法論

從定性到定量綜合集成方法和從定性到定量綜合集成研討體系。綜合集成方法最初是為了解決復雜系統問題而提出的，它是從整體上研究并解決問題的方法論，是在現代科學技術條件下實踐論的具體化，也是將社會科學與自然科學結合起來的有效途徑。

定性綜合集成，是從大量信息中提取重要信息，由不同學科、不同領域專家組成專家體系，把每個專家的科學理論與經驗知識很好地結合起來，從不同層次、不同方面、不同角度研究同一個復雜系統，通過對這些信息的分析與綜合，得出能夠指導下一步行動的方案，定量綜合集成，是通過有關數據和信息資料，建立數據和信息體系、描述性指標體系以及評價指標體系，用模型和模型體系來定量描述系統狀態，得出科學結論，綜合集成方法的實質就是把專家體系、信息與知識體系以及計算機體系有機結合起來，構成一個高度智能化的人—機結合體系，這個體系具有綜合優勢、整體優勢和智能優勢。它能把人的思維、思維的成果、人的經驗、知識、智慧以及各種情報、資料和信息統統集成起來，從多方面的定性認識上升到定量認識。從定性到定量就是把專家的定性知識同模型的定量描述有機結合起來，實現定性知識和定量變量的相互轉化。檔案集成系統相對于傳統的檔案管理工作來說，是一個相對復雜的系統。我們在研究該系統的組成要素、內容以及應用領域的同時，需要把握對復雜系統的方法論的研究。是解決復雜系統實際問題的前提，是檔案集成系統形成、系統問題解決的基礎與指導思想。

檔案集成系統中從定性到定量的綜合集成從體系層次來說，是計算機的軟硬件牽涉到一系列部件方面的技術，包括數據庫、操作系統、體系結構、網絡、安全配制和人機接口等方面的綜合集成。此外，體系層次的綜合集成還包含著技術的集成，它把人也集成在系統之中，幫助他們汲取信息，相互協作以便工作得更加積極有效。集成檔案系統的各種資源，建立一個相對開放式的系統，利用網絡將專家知識以及決策支持所需的數據庫、模型庫、方法庫、知識庫有機地連接成一個整體，繼而通過系統中管理人員、技術人員、分析決策人員等的群體協同工作，充分利用定性定量模型和數據庫等工具，實現檔案系統定性定量的綜合集成。

以唯物辯證法和實踐論為指導思想研究檔案集成系統的方法論，以從定性到定量的綜合集成方法為基礎，在辯證發展的認識過程和思維過程中，實現實踐與認識矛盾的、上升的運動過程，它主要包括以下方面的結合：

第一是，定性分析與定量分析的結合。將通過觀察或調查等方法得到的數據進行判斷及推理，從而獲得的對某一系統的性質及其發展規律的感性認識，與“通過計算與數學推導，從實驗或實踐中獲得的對某一系統的結構及其變化規律的理性認識”有機地結合起來，將二者不斷反復循環的集成過程用于對檔案集成系統所出現問題的解決。

第二是，分析與綜合的結合。在檔案系統中，這兩種手段通常是交替使用、相輔相成。多學科專家知識的結合，也就是在對檔案集成系統進行管理時，要將與檔案相關領域的專家知識，如圖書、情報、信息資源管理、計算機、通信技術研究等學科的專家知識集成在一起為我所用。

第三是，專家經驗判斷與計算機運用的結合。這也是檔案集成系統在新的技術環境下所應做出的必然選擇，是研究檔案集成系統方法論必不可少的一部分。

總之，檔案集成管理系統是檔案事業適應未來發展的必然趨勢，在當今科技發展的大背景下已經具備了很多可以實踐和操作的可能。但從一個處于萌芽狀態的新生事物，到如今其無論是理論體系發掘，還是實踐發展經驗都需不斷創新，需要我們進一步地研究與探討，更多地在理論與實踐中慢慢摸索下去。

作者簡介：劉小青，男，江西警察學院辦公室主任，副教授;肖相金，男，江西警察學院圖書館技術部負責人，館員

課 " 題：《數字檔案集成管理研究》 編號：13TQ12