淺議新時(shí)期獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作特點(diǎn)及人員素質(zhì)要求

摘要：隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院系辦公室工作的管理上也正面臨著新的挑戰(zhàn)。本文主要通過(guò)淺析系辦公室的工作特點(diǎn)，淺述新時(shí)期對(duì)系辦公室人員的素質(zhì)要求，以及提出提高系辦公室人員素質(zhì)的途徑，旨在能幫助獨(dú)立學(xué)院系辦公室的管理工作推向科學(xué)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；系辦公室；工作特點(diǎn)；素質(zhì)要求

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-864X（2014）08-0013-01

獨(dú)立學(xué)院是普通本科高校（申請(qǐng)者）與社會(huì)力量（合作者，包括企業(yè)、事業(yè)單位，社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人和其他有合作能力的機(jī)構(gòu)）根據(jù)教育部《關(guān)于規(guī)范并加強(qiáng)普通高校以新的機(jī)制和模式辦獨(dú)立學(xué)院管理的若干意見(jiàn)》》（教發(fā)〔2003〕8號(hào)，簡(jiǎn)稱(chēng)“教育部’8號(hào)文件’”）的文件規(guī)定，按照新的辦學(xué)模式和管理機(jī)制共同合作舉辦的本科層次的獨(dú)立學(xué)院，而獨(dú)立學(xué)院無(wú)論是在辦學(xué)模式還是管理上都具有相對(duì)的獨(dú)立性。而獨(dú)立學(xué)院的系辦公室作為一個(gè)系部領(lǐng)導(dǎo)溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的主要輸出輸入窗口，工作主要是協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，負(fù)責(zé)系部工作師生的信息調(diào)研，肩負(fù)著綜合協(xié)調(diào)，督促檢查的重要任務(wù)，為全系師生的成長(zhǎng)成才發(fā)展而服務(wù)。因此，不斷提高獨(dú)立學(xué)院系辦公室人員的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)期的高校發(fā)展需要，對(duì)于提高系辦公室的管理水平，系部辦學(xué)模式與人才培養(yǎng)的改革與創(chuàng)新起到至關(guān)重要的作用。

一、新時(shí)期獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作特點(diǎn)

1.繁冗化。隨著我國(guó)高校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，且獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展歷程短，招生對(duì)象的參差不齊，這樣無(wú)形中增加了獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作任務(wù)，加之獨(dú)立學(xué)院系辦公室的隊(duì)伍精簡(jiǎn)，普遍3-4人，這樣導(dǎo)致了系辦公室的工作更加繁冗化。

2.復(fù)雜化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作不得不逐漸實(shí)現(xiàn)工作自動(dòng)化、信息化管理，這樣就使系辦公室成為了系部的信息中心，系辦公室人員需通過(guò)Q群、微博、博客等網(wǎng)絡(luò)渠道進(jìn)行大范圍的收集、加工、傳達(dá)及教育等工作，使系辦公室的工作不再局限于學(xué)院內(nèi)部各部門(mén)的協(xié)調(diào)、文件的起草、會(huì)議的組織安排等事務(wù)性工作，而擴(kuò)大了系辦公室與社會(huì)各政府單位、新聞媒體等部門(mén)的協(xié)調(diào)、溝通與處理各類(lèi)問(wèn)題，顯而易見(jiàn)，這樣使系辦公室的工作必須從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，從而使系辦公室的管理工作更加復(fù)雜化了。

3.規(guī)范化。辦公室工作的規(guī)范化是工作效率與質(zhì)量的重要保障。獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作一般都是繁雜瑣碎，涉及面廣，工作量大，還具有臨時(shí)性、突然性、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，因此系辦公室的工作需緊張而有秩序，也要做到雜而不亂。要使系辦公室工作規(guī)范化，需建立一套規(guī)范的工作制度，只有制度的完善、職責(zé)與責(zé)任明確，才能讓系辦公室的辦文、辦事、接待等工作有章可依、銜接有序，這樣才能不斷地提高系辦公室工作的效率，保證高質(zhì)量地完成任務(wù)。

二、新時(shí)期對(duì)系辦公室人員的素質(zhì)要求

中央國(guó)家機(jī)關(guān)第十七次黨的工作會(huì)議上， 明確提出了機(jī)關(guān)黨建工作的目標(biāo)是“建設(shè)一流隊(duì)伍、培育一流作風(fēng)、創(chuàng)造一流業(yè)績(jī)”， 這也同樣適用于獨(dú)立學(xué)院系辦公室。以上機(jī)關(guān)黨建目標(biāo)的提出， 必然要求獨(dú)立學(xué)院辦公室人員加強(qiáng)政治理論修養(yǎng)、提高服務(wù)意識(shí)、加強(qiáng)創(chuàng)新管理。

（一）加強(qiáng)政治理論修養(yǎng)。

我國(guó)高等教育是為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，因而獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作具有政治性強(qiáng)、政策性強(qiáng)等特點(diǎn)，必須有正確的理論作為指導(dǎo)。這就要求系辦公室人員要高舉中國(guó)特色社會(huì)主義旗幟，以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，深入貫徹科學(xué)發(fā)展觀，全面貫徹黨的教育方針，善于運(yùn)用正確的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、方式去解決系辦公室工作上遇到的各種問(wèn)題。同時(shí)，也要具有高度的政治敏感性，對(duì)于一些突發(fā)事件、學(xué)生上訪等要把促進(jìn)學(xué)生成才發(fā)展作為工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，自覺(jué)地為學(xué)院與學(xué)生服務(wù)。

（二）提高服務(wù)意識(shí)。

管理即是服務(wù)。獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作不僅是為領(lǐng)導(dǎo)，也是為師生服務(wù)的一個(gè)綜合事務(wù)辦事機(jī)構(gòu)。不管是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，還是對(duì)系部的教師與學(xué)生，都應(yīng)一視同仁的工作態(tài)度，需克服“門(mén)難進(jìn)、話(huà)難說(shuō)、事難辦、互推諉”的衙門(mén)作風(fēng)，始終做到“為了一切的師生，一切為了師生”的辦事理念，由于系辦公室的工作繁雜瑣碎，可能有時(shí)所做的工作得不到領(lǐng)導(dǎo)、教師與學(xué)生的理解與體諒，因此系辦公室人員需持有“恒心、耐心、細(xì)心”的三心政策，提高服務(wù)意識(shí)，誠(chéng)心誠(chéng)意為師生的成才發(fā)展服務(wù)。

（三）加強(qiáng)創(chuàng)新管理。

獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作內(nèi)涵不斷豐富，外延不斷擴(kuò)大，不斷地涌現(xiàn)出一些新的問(wèn)題，就迫切需要系辦公室人員積極探究工作內(nèi)部規(guī)律，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新工作方式，把提高教育質(zhì)量理念轉(zhuǎn)變?yōu)橥晟妻k公制度、政策，推動(dòng)教育發(fā)展走上不斷提高教育質(zhì)量的良性軌道。

三、提高獨(dú)立學(xué)院系辦公室人員素質(zhì)途徑

（一）建立和完善獨(dú)立學(xué)院系辦公室人員的聘用、考核機(jī)制。

獨(dú)立學(xué)院系辦公室的工作繁雜瑣碎、規(guī)范，與之相對(duì)應(yīng)的系辦公室需有一支抗壓能力強(qiáng)的高素質(zhì)干部隊(duì)伍。因此，系辦公室必須建立一套完整的人員聘用條例和完善人員的考核機(jī)制，對(duì)于工作表現(xiàn)好、效率高的人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作懶散、效率低下的人員給予與之相符的懲罰。只有這樣，才能使系辦公室的隊(duì)伍架構(gòu)固定，增強(qiáng)辦公室人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與工作積極性，塑造辦公室人員新形象。

（二）加強(qiáng)辦公室人員的理論學(xué)習(xí)，加大培訓(xùn)力度，構(gòu)建學(xué)習(xí)型的獨(dú)立學(xué)院系辦公室。

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息社會(huì)化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)日新月異，知識(shí)千變?nèi)f化，而系辦公室涉及到文學(xué)、寫(xiě)作、哲學(xué)、管理、計(jì)算機(jī)等學(xué)科的只是，辦公室由于各種原因，各涉及的知識(shí)面較窄，研究不深入，沒(méi)有終身學(xué)習(xí)的意識(shí)和毅力，是不適應(yīng)新時(shí)期辦公室工作發(fā)展所需的。因此，必須加強(qiáng)辦公室人員的理論學(xué)習(xí)，加大培訓(xùn)的力度，構(gòu)建一個(gè)學(xué)習(xí)型的系辦公室，這樣才能做到博學(xué)多聞，一專(zhuān)多能，也才能應(yīng)對(duì)新時(shí)期出現(xiàn)的各種新問(wèn)題，提高系辦公室工作效率與質(zhì)量。

總之，獨(dú)立學(xué)院系辦公室要適應(yīng)新時(shí)期的工作特點(diǎn)，就需要不斷地提高系辦公室人員的綜合素質(zhì)，只有做到與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)自身的理論學(xué)習(xí)，提高服務(wù)意識(shí)、加強(qiáng)創(chuàng)新管理，誠(chéng)信誠(chéng)意為師生成才發(fā)展服務(wù)，為學(xué)院與系部的改革與發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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