“通知”寫作中常見的幾種病誤

摘要：通知是使用頻率最高的一種下行文，通知有“公文輕騎兵”的美稱。然而在實際的通知寫作中，出現(xiàn)了一些病誤現(xiàn)象。對于通知的寫作，我們應該遵循《條例》和《格式》的規(guī)定，不可隨心所欲。

關鍵詞：通知；寫作；病誤；例析

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1671-864X（2014）08-0000-01

通知最早出自《漢書·平帝記》中，它有通曉之意，又有把事情告訴別人知道，以及告知事項的文字或口信的意思。1942年國民黨政府公布的《公文體式條例》中第一次將通知用作公文名稱。發(fā)展到現(xiàn)在，通知已經(jīng)成為現(xiàn)行公文中使用頻率最高的一種下行文，曾經(jīng)有人統(tǒng)計過，現(xiàn)在每天發(fā)出的公文中有60%是通知，所以通知就有了“公文輕騎兵”的美稱。然而在實際的工作中通知的寫作，往往出現(xiàn)一些病誤現(xiàn)象，對于通知的寫作，我們應該遵循《條例》和《格式》的規(guī)定，不可隨心所欲。現(xiàn)就通知寫作中常見的病誤作如下例析。

一、標題中常見的病誤

在實際工作中，我們常常見到一些通知的標題，只寫《通知》，也有多一點要素的，例如會議通知，就寫《會議通知》，以上這樣的寫法是極不妥當?shù)摹Ｒ环萃ㄖ臉祟}無作者、缺事由，不僅會給機關的文書管理工作帶來許多困難，而且相似的通知多了后，自己都難以區(qū)別，造成混亂。

通知的標題擬制可采用完全式標題。由發(fā)文機關名稱、通知事由和文種三個要素構成，如《國務院關于進一步加強淘汰落后產(chǎn)能工作的通知》。

也可以采用不完全式標題。省略發(fā)文機關，由事由、文種組成標題，如《關于2013年度工作會議的通知》。

二、標點符號的病誤

公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。而目前一些單位在批轉（轉發(fā)）非法規(guī)性文件時，標題擬制中加注書名號，這種現(xiàn)象還相當普遍。例如：《X X縣人民政府轉發(fā)X X 縣職業(yè)技術教育委員會〈發(fā)展職業(yè)院校教育的情況報告〉的通知》。

這份通知的標題，違背了“除批轉（轉發(fā)）法規(guī)性文件外，一般不加書名號的規(guī)定精神。”，“報告”不是法規(guī)性文件，所以在批轉（轉發(fā)）標題的擬制中，應該舍去書名號。

三、主送對象的不明確

一些通知沒有主送機關，或者主送機關不明確。例如：“各相關單位”、“各有關部門”等等。這樣籠統(tǒng)、不明確的寫法是不正確的。

通知應標明主送機關，這是為了有利于通知事項、要求的辦理、執(zhí)行的需要。主送機關的名稱一般采用稱，也可用規(guī)范化的簡稱。對多個不同性質機關的排列要用標點符號分開，不同性質的機構，兩者之間要用逗號，同性質機關的機構，兩者之間用頓號。一般不用“各有關單位”這樣模糊不明確的泛稱。

四、內容不清楚，受文者難以適從

例如，某省教育廳發(fā)出一份工作會議通知，其中寫道：“11月21日來省廳報到，會期五天”、“各市（區(qū)）教育局負責同志參加會議”。這份通知存在如下問題：1.“來省廳報到”缺少具體部門，不利于執(zhí)行。2.“負責同志”外延太大，不明確。

又例如，“今年1月以來，公司開展了一系列以職業(yè)道德為主題的活動，在公司上下掀起了“愛我崗位，全心全意為乘客服務”的熱潮。……通過學習，收到了良好的社會效益。但是仍然存在不少問題……這說明，在當前進一步深入開展職業(yè)道德教育十分必要。現(xiàn)將有關材料發(fā)給你們，望認真學習，不斷提高干部職工的職業(yè)道德水平。”這是一份屬于指示類的通知。X X 市公共汽車總公司根據(jù)目前公司服務質量存在的一些個問題，決定在全公司開展職業(yè)道德教育活動，以此來提高公司干部職工的職業(yè)道德水平。從這里，我們可以看到擬稿人對于要做的事情，為什么要做這件事情，以及索要達到什么樣的目的，大致還是清楚的。但這一份通知，能不能把要辦的事情辦好，實現(xiàn)要達到的目的呢？不能。因為撰稿人沒有寫出怎么樣“進行職業(yè)道德教育”這一核心內容。要“進行職業(yè)道德教育”，不僅要讓人知道為什么要“進行職業(yè)道德教育”，還要讓人知道“怎么樣”進行職業(yè)道德教育”，這份通知讓受文單位不知道怎樣去開展職業(yè)道德教育的內容。

五、提法自相矛盾，違背邏輯

例如：“各單位必須嚴格地遵照執(zhí)行，有特殊的地方，也可以靈活掌握。”一個“嚴格”，一個“靈活”，邏輯上自相矛盾。

又例如：“今年六月十五日和八月十二日連續(xù)發(fā)生兩次強海潮，同時沖毀了廠區(qū)碼頭的兩條防波堤壩。”兩次強海潮前后相隔時間很長，不可能“同時沖毀……”

六、執(zhí)行要求脫離發(fā)文主旨

例如：“現(xiàn)將《X X省人民政府關于學習宣傳〈中華人民共和國森林法〉的通知》轉發(fā)給你們，望認真貫徹執(zhí)行。

入冬以來，我縣多次發(fā)生森林大火，這與今冬風高物燥、……關系密切。各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)要認真吸取經(jīng)驗教訓，若再發(fā)生類似事件，將追究主要領導責任。”

這是一份發(fā)布性通知。它轉發(fā)的是《X X省人民政府關于學習宣傳〈中華人民共和國森林法〉的通知》。正文的發(fā)布語，清楚說明了轉發(fā)公文的名稱，表明了態(tài)度，同時也提出了執(zhí)行要求。批示語寫的是縣里發(fā)生森林火災的情況、原因和防止的措施。這些，我們都看不到它們和要轉發(fā)的公文有任何關系。也就是說不存在指導受文單位正確理解和執(zhí)行被轉公文的意義。很顯然是離開了發(fā)文的主旨。發(fā)生森林火災的情況、原因和防止措施在批示語里可以講，但不能孤立講，要扣緊發(fā)文主旨，要以被轉發(fā)的公文的精神為指導，有分析地講。森林火災的發(fā)生的確和“風高物燥”、群眾“麻痹大意”密切相關。但如果用貫徹執(zhí)行公文的思想觀點去進行指導，就知道，其實“麻痹大意”是缺少了“依法治林、依法護林”的觀念，要防止森林火災，就一定要認真學習《中華人民共和國森林法》，牢固樹立這方面的觀念。按照通知的精神聯(lián)系實際學習《中華人民共和國森林法》。要求部分如果能夠這樣聯(lián)系實際寫，就能夠很好地讓受文單位正確理解和執(zhí)行被轉發(fā)的公文，當然也就不會離開發(fā)文的主旨了。

參考文獻：

[1]張保忠，中國黨政公文解疑全書，經(jīng)濟科學出版社，2013.5。

[2]朱悅雄，應用文寫作案例，暨南大學出版社，2012.7。