高校學籍檔案管理中存在的問題及對策探討

摘 要：學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，有其自身的特點及重要性。本文分析了目前高校學籍檔案管理中存在的問題，提出加強管理的有效途徑，使學籍檔案在維護學生利益，促進學校規范管理，服務社會方面發揮積極作用。

關鍵詞：學籍檔案、管理、問題

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

學籍檔案是指學生自入學之日起，在受教育的過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像、電子等不同形式的歷史記錄，是學生在校期間的學籍、成績和畢（結）業等情況的重要憑證。高校在學籍檔案管理的過程中存在許多普遍性的問題，如何加強和完善學籍檔案管理工作，發揮其在規范學校管理、維護學生權益、服務社會方面的積極作用，是值得我們研究和探討的一個問題。

一、目前高校學籍管理中普遍存在的問題

1、學校領導不重視，學籍檔案管理的意識薄弱、觀念落后。

學籍檔案的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，加強對學籍檔案的管理需要投入，而投入與回報無“立竿見影”的效果，因此，學籍檔案的管理往往被忽視。加之長時間以來，學籍檔案的管理都是以管為主，對資料的收集被動狀態，缺乏科學性的分類，幾乎沒有相關數據資料的統計分析，僅限于“管”這樣一種狀況，這種落后的管理理念嚴重制約了學籍檔案的管理及其作用的發揮。

2、學籍檔案管理人員不專業，管理隊伍不穩定。

許多高校沒有專業的、專職的學籍檔案管理人員，由其他工作人員兼職，而兼職人員中絕大部分沒有經過業務培訓，僅僅依靠自己學習和摸索，往往很難達到崗位要求。同時，許多高校的檔案管理人員處于從屬地位，看不到成績，得不到重視，也使得檔案管理的隊伍不穩定，流動性大，這些因素都嚴重影響到學籍檔案的管理。

3、管理的模式不規范

許多高校的檔案管理模式存在不規范的現象，文書檔案隸屬黨辦管理，學籍檔案的管理則隸屬教務處，未納入學校檔案統一管理，這在民辦高校中比較突出。而教務處也沒有專職的學籍檔案管理人員，在學籍材料的收集、整理方面有遺漏及不規范的現象存在，這在很大程度上影響了學校學籍檔案管理的規范化、標準化水平，也為學籍檔案的安全性埋下隱患。

4、管理方式過于陳舊，缺乏現代化管理手段。

許多高校的學籍檔案管理還停留在傳統的手工管理階段，沒有寄托現代信息技術的發展，檔案的查閱必須一件一件去翻閱歸檔材料。隨著學生規模的擴大，檔案的增多，手工翻閱的管理方式不但不能適應使用者的需求，也導致重復勞動，效率低下等狀況，給檔案的有效利用帶來很大的阻礙。

5、學籍檔案的開發利用率很低

檔案管理人員的不專業，業務的不精通，缺少現代信息技術，學校沒有針對性的管理軟件等，這些問題都導致了學籍檔案沒有得到很好的開發利用。同時，學籍檔案的管理多數還停留在對材料的簡單收集、整理，沒有對所收集的材料信息進行深加工，更沒有從中提煉出有規律性、結論性的數據資料來為教學管理和教學改革服務。遇到學校的各種檢查、評估，都是一次性重、重復做材料，沒有很好去利用已經形成的檔案。

二、加強學籍檔案管理的有效途徑

為維護高等學校檔案的齊全和完整，提高學校檔案管理水平，全面推進學校檔案工作規范化建設，更好地發揮學籍檔案的作用，高校應該從多方面加強對學籍檔案的管理。

1、建章立制，組織保障、責任明確。

加強制度建設，提高管理水平是必須的前提，領導重視，組織支持是必要的保障。高校應結合學校的實際情況建立本校學籍檔案管理的規章制度，應把檔案工作納入學校的整體發展規劃，確定分管領導，配置專職管理人員，用戰略的眼光和現代管理的觀念來認識檔案工作的意義和作用，進一步加強對檔案工作的領導，及時研究和解決工作中的重大問題。

2、調整檔案管理體制，注重實效，統一管理。

根據《高等學校檔案管理辦法》規定，全日制在校生規模在一萬人以上的，學校應當建立檔案館，未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室，統一管理學校檔案。但是，現在多數院校，尤其是民辦高校，學籍檔案是隸屬教務處管理。這樣一種管理模式，不能合理使用人力、物力、財力，更不利于檔案現代化管理和有效利用，因此，高校應該對學校的檔案管理體制進行必要的調整，保證檔案的完整性，提高對檔案的利用效果。

3、加強業務培訓，提高管理人員的素質。

學籍檔案材料多、繁，需要一定的專業知識和業務知識，高校可以采取參觀示范單位檔案館，請專家講解業務知識，培訓具體操作等手段，定期、不定期的加強學籍檔案管理人員的業務培訓，建立一支有較好的政治、業務素質的檔案管理隊伍，提高管理人員的綜合素質，才能保持人員的相對穩定，利于學校檔案管理。

4、加強學籍檔案的規范管理及信息化建設

要加強學籍檔案的規范管理，必須抓好學籍檔案的收集、整理這一基礎工作。學籍檔案形成的周期長、種類多，問題雜，而且往往是與學生的動態發展相聯系的，規范管理才能確保學籍檔案的完整性，使之能夠完整地反映學生在校期間的學習與成長過程，否者將帶來重大隱患。同時，應該建立健全學籍檔案信息系統，搭建統一的電子學籍檔案信息平臺，提高學籍檔案現代化管理水平，逐步實現檔案工作的標準化、規范化和現代化。

5、以評促管，以評促建。

學校內部，學校之間，上級主管部門應該定期、不定期的進行學籍檔案管理的檢查、評比，通過這些首段找出管理中存在的問題，以評促進管理，以評促進建設，使學籍檔案管理更規范，更有序。

6、有效開發利用學籍檔案

加強學籍檔案管理工作的根本目的是及時、準確地提供檔案材料，為學校和社會服務。學校應重視檔案的開發利用工作，組織相關人員對學籍檔案材料進行梳理，統計分析，找出一些規律性、結論性的數據資料及有代表性的問題來為教學管理服務、為教學改革服務，為領導的決策服務。同時，隨著社會對學籍學歷認可度的提升，許多單位要查詢學生在校的檔案，而且重點是關于畢業的情況，有條件的學校可以開放部分學籍檔案，為社會查詢和利用。

學籍檔案管理作為高校教學管理的一項重要工作，必須要與時俱進，在探索中求發展、求完善。作為學校，必須給予人、財、物方面的支持與保障；作為學籍檔案管理人員，必須認真與細致，在實踐的基礎上不斷探索、總結經驗、勤于學習與研究，以高度敬業的精神，始終把握育人服務的方向，努力使學籍檔案的管理工作水平再上新臺階，為高校的人才培養發揮應有的作用，為服務社會發揮積極作用。