對檔案管理現代化發展的幾點思考

摘要：在互聯網盛行的時代，檔案管理現代化的發展是必然的，文章通過論述檔案管理現代化中存在的不足，并對這些問題提出筆者相應的思考與建議，目的在于檔案管理工作能在與時俱進的變革下，更大的發揮起作用并且更好地適應時代的發展需求。

關鍵詞： 檔案管理；現代化

中圖分類號：G279.21文獻標識碼：A

一、檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化就是用科學的思想，現代化的方法和手段對檔案工作進行有效的管理，并獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。2014年我國大部分省市已開始執行電子檔案，一人一檔，伴隨終身。其目的在于第一保管好各類檔案實體，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全；其二大力加強檔案信息資源的開發，使之更好地為改革開放和經濟建設服務。

在互聯網盛行的時代，電子計算機已經全面應用于人們的生活工作當中，其也逐漸走向檔案管理事業。隨著科學技術的發展，檔案管理必然從紙質檔案向電子檔案發展，也必然會成為社會發展的不可缺少的一部分。檔案管理實現計算機管理，已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段，其具有便于管理與傳遞、系統性強、保存時間長和資源共享等優越性，但是，在檔案管理現代化的發展進程中也存在著若干問題，我們就其中幾個問題進行分析。

二、檔案管理現代化存在的問題

1、檔案標準化程度低

檔案管理現代化第一要求就是要有一個統一的標準，因為檔案具有其特殊性，在過去的幾十年中，檔案管理一直都處于各自為政、自給自足的運行狀態，各單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。檔案標準化的實施工作做得還遠遠不夠，檔案功能相對單一，標準化水平低、數據不完整，也出現個別檔案泄密現象。國家至今在檔案管理方面沒有一個統一的發展規劃和標準，檔案的發展存在很大的盲目性，這種狀況發展下去勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

2、經費投入不足

由于人們的檔案意識相對較低，導致資金投入嚴重不足，紙質檔案至電子檔案的發展轉變，需要配備良好、完善的現代化設備，經費投入不足，就會影響到檔案保管的安全性。經費不足是檔案管理走向現代化的最大問題，而經費投入得到保障首先就決定于領導對現代化檔案管理地位和作用的認知程度。如今，尤其是某些基層單位，檔案室建設簡陋，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規范。

3、“重保管，輕利用”現象

檔案管理工作進行至今，在各行各業中檔案大多處于保管狀態，對其利用程度一直都處于“過門坎”、“必備資料”等輔助作用，過去多年的紙質檔案，基本都處于保管狀態，檔案的作用在于更好的了解到個人的基本情況及精神面貌。檔案之所以沒有得到充分的利用，是因為目前檔案內容過于單一，統一化的標準并不能從檔案中體現出一個人更豐富的信息，往往都是簡單的履歷，這樣檔案管理工作就勢必起到一個輔助作用，按照這種模式的發展，檔案管理現代化的工作很有可能會發展為形式的變化而本質作用沒有得到新的提升。

三、對檔案管理現代的建議與思考

1、加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化就是用現代的方法和手段，在先進的技術的基礎上開始進行。網絡信息化時代，檔案信息的更新與改革就更依賴于建立一個統一的標準進行規范，如檔案資料的共享、檔案的傳遞以及各種相關數據的交換，都需要通過制定各類檔案管理標準，形成一套系統化、規范化的檔案管理標準體系。只有強化標準建設，才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵守標準，完善標準，更好地促進檔案管理現代化的發展進程。

2、強化管理意識，加大投入力度

首先要做到關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃并對其進行考核；其次各級領導應了解更多關于檔案工作現狀，幫助解決工作中存在的困難和問題，加強交流與合作，發揮各自優勢；再次建議各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備設備及相應保護措施，確保檔案存放安全、利用有效，保證檔案不丟失、不失密、不泄密。

3、豐富檔案內容，提高利用率

檔案工作一直處于一個看似不重要的位置，我認為是因為檔案發展至今內容不具有特色。檔案現代化將是一人一檔，終身跟隨。筆者建議豐富檔案內容，例如，在檔案里添加相關評語，除了教師、領導的評語外，也可以加上同學、同事對某一個人的評語；也可添加某個人參加的有意義活動，不需要必須得獎，關鍵是能通過檔案中這些豐富的內容可以看到一個人更多的優點與不足。在執行過程雖然需要一定的時間及相關政策來扶持，但是筆者認為檔案的最重要作用就是用人單位在通過觀看電子檔案時對一個人獲得更多的信息，網絡時代是一個信息化的時代，網絡時代不僅僅是商品時代，更會成為人與人之間交流、了解的信息化時代，這是檔案館現代化的必然發展趨勢。

參考文獻

[1]劉淑華.檔案管理現代化的現狀與對策[J].甘肅廣播大學學報，2002（12）

[2]傅永紅，蔣波.知識管理時代下的公共人力資源管理[J].人力資源管理，2007（2）.