關于加強檔案信息化管理問題及措施的探討

摘 要：信息化的檔案管理范圍十分廣泛，通過信息化手段不但規范了檔案的整理和保持，更促進了檔案管理的發展。結合筆者的實踐工作經驗，本文首先介紹了檔案信息化管理概述，對檔案信息化建設面臨的問題進行了探討分析，并提出了相應解決措施，旨在提高我國檔案信息化管理水平。

關鍵詞：檔案；信息化管理；問題；措施；

中圖分類號：G273.3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、檔案信息化管理概述

檔案信息化管理就是利用數字化以及網絡的管理模式和方法對檔案實體進行管理并且提供相關服務。以下就三個方面對它的具體內容進行講解。

（一）從字面上就可以明顯的看出，它與數字信息有著極為密切的聯系。對檔案進行信息化的管理就是指基于數字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優勢就是能最大限度的節省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環節，也提供了巨大的便捷。

（二）實現檔案的信息化管理，很重要的基礎就是網絡。檔案信息化管理的一大特性就是網絡化。隨著網絡化的發展，網絡的運用已經滲透到各行各業。基于網絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網絡化的運作也體現出最大的優勢。

（三）對檔案進行管理，最終的目的是對檔案的信息進行利用。采用信息化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經對檔案信息化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現狀來看，檔案信息化管理的推進有一定的現實意義，不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，還能促進整個社會的檔案意識的形成。

二、當前檔案信息化建設面臨的問題

（一）資金投入大籌集難。資金已然成了檔案信息化建設的瓶頸。搞信息化，需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，還要進行信息安全防護，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代快，生命周期短，其后續維修、更換、升級費用也可想而知。

（二）建設任務繁重工作見效難。在檔案信息化進程中，一要對現存館藏檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、圖紙、照片、音像等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用；三采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，確保信息安全，防止信息丟失失密；四要根據電子信息技術的不斷完善與進步，對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。

（三）隊伍建設要求高適用人才難求。受傳統用人體制的制約，當前的檔案管理人員的信息技術知識水平普遍偏低，操作技能較為匱乏。同時，在檔案管理人才配置方面缺乏合理性，極度缺乏系統開發、信息導航、程序維護等方面的人才，這就嚴重限制了檔案信息化建設進程的推進。

三、加強檔案信息化管理措施

（一）檔案信息化管理有別于傳統的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案信息化管理有制度的保障，實現檔案信息化管理的規范化與標準化。（2）樹立安全保密意識。檔案信息化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數據的形式儲存在數據庫中的檔案信息，若出現安全問題，就可能造成大量的數據損壞。因此，在檔案信息化建設過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數據的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

（二）檔案信息化管理的優勢之一就是提高檔案資源的有效利用率。但在資源的使用這一環節需要注意以下問題：1、軟硬件設施的統一配備。相關軟件硬件設施的完善，是檔案信息化管理建設正常進行的基礎保障，它會直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網絡技術的支持上，同樣也發揮著重要的作用。2、規范相關的管理機制。相較于傳統的檔案管理，檔案的信息化管理建設過程中，同樣應該完善相關的管理機制，無規矩不成方圓，不管是對于檔案管理層的制約還是檔案資源使用者的規范都有著極為重大的意義。3、資源的準確性。4、檔案資源信息化系統建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現疏忽，因此，在信息的錄入過程中，相關的監督人員應履行相應的職責，避免資源遺漏現象的出現。

（三）檔案管理的信息化建設并不是一項容易的工作，它涉及的環節較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環節，盡量減少疏漏。

（四）加強對現有的檔案管理人員的培訓。因此，1、在檔案信息化建設的過程中，要注重保障現有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發他們的積極性。加強對現有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。2、引進高素質的信息化技術人才。在檔案信息化建設過程中，系統的開發、軟件的維護等都需要高素質的信息專業人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發與管理方面的專業技術人才，以解決檔案信息化建設過程中的各種技術難題，從而組建一支集信息化專業管理人才與基本操作人員為一體的檔案信息化管理隊伍。

四、結束語

總之，當前社會是一個知識型的社會，檔案的管理將面臨著新的機遇和挑戰。只有不斷完善管理措施，適應信息化的要求，才能使檔案在新的形勢下發揮應有的作用。檔案信息化管理不但是我國檔案管理改革的重要戰略，同時也是促進我國信息工程的發展需要。

參考文獻：

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