新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的研究

摘 要：檔案管理在社會的眾多行業(yè)中都起著十分重要的作用，在行政、經(jīng)濟(jì)、教育等領(lǐng)域的重要性尤其突出。它是一個單位進(jìn)行績效考核、人事任命和發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)。本文首先分析了規(guī)范檔案管理的重要性和必要性，然后歸納了新形勢下檔案管理工作存在的問題，最后詳細(xì)闡述了新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；信息技術(shù)；管理人員；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、規(guī)范檔案管理的重要性和必要性

（一）規(guī)范檔案管理是新形勢下檔案管理工作的要求。政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境的巨大變化使得事業(yè)單位在運(yùn)營中的環(huán)境發(fā)生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應(yīng)其中的變化，將不利于事業(yè)單位的正常發(fā)展。檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展的資料記錄，是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的道路選擇，記載著事業(yè)單位發(fā)展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價值。做好這一時期的檔案管理能夠使事業(yè)單位在檔案之中明確自己的發(fā)展方向，解決當(dāng)前發(fā)展存在的問題，實現(xiàn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）規(guī)范檔案管理是事業(yè)單位加強(qiáng)自身管理的體現(xiàn)。檔案管理是事業(yè)單位日常管理中的重要組成部分，就是對事業(yè)單位的發(fā)展道路，發(fā)展中面臨的問題等進(jìn)行整理、歸檔，使事業(yè)單位在今后的發(fā)展中盡量少走彎路。同時，檔案管理也是事業(yè)單位進(jìn)行文化創(chuàng)建的重要內(nèi)容，有利于事業(yè)單位樹立良好的形象。

（三）檔案管理有助于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。事業(yè)單位管理是事業(yè)單位日常經(jīng)營中必須進(jìn)行的活動，檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要內(nèi)容，通過對單位的發(fā)展歷程、重要經(jīng)驗、基本資料等進(jìn)行回顧和整理。檔案中的資料是事業(yè)單位發(fā)展過程中的精髓所在，是單位發(fā)展進(jìn)程中的智慧結(jié)晶，任何單位的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，檔案整理可以不斷總結(jié)以往的經(jīng)驗，對今后的發(fā)展做一個預(yù)期和規(guī)劃，從而有利于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、新形勢下檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作發(fā)展滯后。隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的提高，人們生活質(zhì)量的提升，檔案管理也逐漸開始受到重視，各級機(jī)構(gòu)也對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施給予建設(shè)和完善。但不能否認(rèn)的是，跟社會日新月異的發(fā)展相比，檔案管理工作的發(fā)展就顯得尤為滯后，嚴(yán)重與國家創(chuàng)新體系的要求不相符。

（二）檔案管理方式落后。在落后的檔案管理理念的影響下，檔案管理的方式主要是以人的管理為主。由人工對檔案進(jìn)行歸類和整理，這種方式的后果之一是效率太低，許多需要用到檔案的單位和個人都有這樣的經(jīng)歷，在需要檔案之時存在著找不到檔案管理人員或是長時間找不到檔案的情況，檔案管理效率極其低下。另一方面，在一些事業(yè)單位之中，由于缺少檔案管理人員，檔案管理混亂不堪，完全沒有達(dá)到檔案管理應(yīng)有的效果。

（三）檔案管理人才缺乏。檔案管理是一項專業(yè)性的管理，并不是簡單的整理資料，它涉及到許多專業(yè)性的東西，如數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計法等等，因而只有專業(yè)性的人才才能勝任。而當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案管理中，缺少專門的檔案管理人才，一些單位采用的是普通職員代替的形式，管理效果十分不理想。部分事業(yè)單位中的檔案管理人員年齡過大，不能接受新出現(xiàn)的管理方式和理念，導(dǎo)致管理效率不高，在實際管理過程中也產(chǎn)生了一些問題，影響了管理的效果。

三、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的建議

（一）全新認(rèn)識檔案管理工作的重要意義。作為一個有責(zé)任心的檔案管理者，做好檔案管理工作不僅是本職工作的需要，也是單位發(fā)展和進(jìn)步的需要。檔案管理工作是整個單位和部門工作的一部分，是衡量人員工作質(zhì)量和工作效率，維護(hù)歷史真實面貌，見證歷史足跡不可缺少的，也是評價一個人的基本素質(zhì)和工作業(yè)績必不可少的。

科學(xué)規(guī)范的管理檔案不僅是檔案工作發(fā)展的需要，更重要的是可以為事業(yè)單位的決策者提供工作業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，進(jìn)行科學(xué)分析制定長遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展前景的重要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升事業(yè)單位整體形象、促使事業(yè)單位在市場經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮更大的競爭力具有重要意義。

（二）強(qiáng)力防御檔案管理工作的邊緣化。當(dāng)今社會的發(fā)展速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了人們的思維定式，特別是計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的飛速發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，日新月異。檔案工作作為一個傳統(tǒng)性工作，其本身性質(zhì)和特殊性使它的重要性被慢慢的淡化，普遍存在的一種錯誤認(rèn)識是，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，無足輕重，這足以說明有很多人對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，相當(dāng)一部分人認(rèn)識模糊，存在一定的誤區(qū)。這種現(xiàn)象在一定程度上滋生蔓延到整個檔案管理行業(yè)，是檔案管理工作中的毒瘤，影響了檔案工作前進(jìn)的腳步，必須引起領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，徹底予以清除。

（三）求實創(chuàng)新，與時俱進(jìn)。隨著信息時代的來臨，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，做好檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。這要求檔案管理人員準(zhǔn)確把握檔案管理工作的特點，想方設(shè)法，提高檔案管理者的服務(wù)意識，掌握豐富的業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代化管理技能，充分發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢，更好的服務(wù)于社會。把最原始、最基本的資料收集、整理、甄別、歸類，利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段科學(xué)分類，整理檔案，提高效率，做到事半功倍。設(shè)法降低人為因素，發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

凡事有利必有弊，在信息化帶來方便快捷的同時，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴(yán)格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄制度，建立有效的操作權(quán)限管理體系，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在軟件功能上周密設(shè)計，加強(qiáng)電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度，其中重點應(yīng)對最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。

（四）科學(xué)規(guī)范，提高效能。檔案利用是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用又是檔案管理者自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。

作為檔案管理人員既要加強(qiáng)檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。并要加強(qiáng)對檔案的保管工作，為利用者提供需要。在檔案利用過程中，對一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復(fù)制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監(jiān)督，以保證檔案資料的安全完整性。

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