淺談民辦高校系部教學檔案管理存在的問題及對策

摘 要：教學檔案管理是教學管理的一個重要組成部分，在民辦高校檔案工作中處于非常重要的地位，也是衡量高校教學質量、辦學水平及管理水平的一個重要指標，對于深化教學改革、提高教學質量和教學管理水平發揮著重要的作用。本文針對民辦高校系部教學檔案管理工作的現狀和存在的問題，提出了幾點改進措施。

關鍵詞：民辦高校；系部；教學管理檔案；問題；對策；

中圖分類號：G482 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

所謂教學檔案是指學校師生和教學管理人員在教學過程和科學研究中所形成，記錄和反映學校教學實踐、科學研究、教學管理活動等，具有保存價值的教學文件資料的總和。它包括專業設置與專業培養目標方面、課程體系與結構方面、課程方面、教學環節方面、教學環境方面、專業特色方面、學生就業方面、學生素質方面、師資隊伍方面、教學改革與建設方面、產學研合作方面、專業素質教育方面等12個大類。

一、當前民辦高校系部教學檔案管理存在的問題：

（一）系部教學檔案管理制度缺失。

做好教學、學工、后勤管理的基礎是有相關制度的保障，教學檔案管理工作也是一樣，必須有健全的檔案保管制度作為依據，才能從根本上做好此項工作。目前很多民辦高校系部一級教學檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，甚至根本沒有；有的雖建立了部分管理制度，卻執行不嚴格。有的學期認真的去收集整理歸檔，有的學期由于較忙，導致檔案無人問津，最終不知去向，甚至有的被當做廢品處理了，這樣嚴重損害了教學檔案的原始性和利用價值。

（二）系部對教學檔案不重視。

民辦高校的校級檔案館領導，大部分都是聘請的公辦高校相關專業或有經驗的退休離休人士擔任的，這他們有豐富的檔案館管理經驗和專業知識，對檔案相當重視，所以校級檔案管理一般都很規范。但是到了系部一級，這些領導一般都是做行政出身的，對于檔案管理尤其是教學管理檔案的重要性認識不清，只重視教學、學工管理工作，而忽視了對教學檔案的監管，致使教學檔案管理責任不清晰，影響了工作的正常開展；還有教學管理人員及部分教師認為教學檔案不管我的事而不去做，甚至自己手里應該歸檔的也不上交，最后不知所蹤，這些意識的存在，導致了很多民辦高校面臨評估時，沒有原始資料作為數據的支撐。

（三）缺少教學檔案管理機構和專業人才。

系部作為民辦高校的二級單位，一般沒有專門的檔案管理機構，更沒有教學檔案管理部門，也沒有人員編制。系部教學檔案管理員一般都是由教學管理人員兼任，這部分人員所學專業與檔案相去甚遠，也沒有接受過上崗培訓，有的雖然集中學習過，但只能涉及一些基本的保管知識和技能，沒有接受深入細致的專業教育，由于這些教學管理人員缺乏檔案保管理論基礎，檔案工作往往停留在技術層面，無法深入。

（四）缺少資金和場地。

由于是民辦高校的二級單位，一般沒有專門的資金由于教學檔案的管理；再加上辦公條件的不允許，也沒有專業的檔案保管室，很多系部都是在一個光線不好的無人使用的辦公室作為教學檔案的管理場地，這樣的條件不能很好的保存教學檔案，有的甚至發生漏水、鼠咬、丟失；還有的場地較小，不能存放大量的資料，導致資料堆積發霉變質，出現無法使用等現象。

二、解決民辦高校系部教學檔案管理問題的對策：

（一）健全教學檔案管理制度

民辦高校的系部二級單位應該根據自己系部的特色或實際情況建立科學的教學檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，這是教學檔案管理的關鍵所在。隨著科學技術的日益進步，檔案管理手段、水平也不斷更新和提高，這就要求系部必須建立與之相適應的科學的檔案管理體系，明確各科室職能，將十二個大類的檔案統一管理，使教學檔案管理與系部的教學工作同步考核、同步發展。同時加強制度建設，要建立和健全管理制度，如收集、整理、分析、歸檔。

（二）提高員工對教學檔案歸檔的意識

民辦高校的系部領導首先必須加強對教學檔案管理重要性的認識，俗話說的好“工作好不好，關鍵看領導”，只有領導重視了，才能將教學檔案當做大事來辦，檔案管理的場地、資金、專業人才、專業設備才能配備；只有領導重視了，才能對教學檔案管理工作進行布置、檢查、考核，解決檔案管理中存在的問題。才能為系部其他管理人員和廣大教師樹立榜樣，引起這部分的重視。

（三）成立專門的檔案保管機構，增加編制，引進專業人才

民辦高校的系部二級單位必須設立教學檔案管理機構，增加檔案管理編制，引進專業的檔案管理人員，并通過多種途徑加大對檔案管理人員的培訓，要求他們增強責任心，及時收集整理文件資料，及時歸檔；同時加強履行借出檔案手續。

（四）加大資金投入，建設專業的保存場地和器材

民辦高校系部要想做好教學檔案管理還必須建設專業的場地，一般情況下，至少該有檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術室主要用來放置服務器、存儲設備等、檔案庫房4間。合格的檔案庫房還應具有一流的恒溫、恒濕、監控的檔案保存專業庫房。還應該配備手動移動型或電動密集架柜以節省空間，使管理更規范。

總之，民辦高校系部教學檔案管理水平的提高，需要基層師生和教學管理人員不斷的從思想上和行動上去追求、去創新，這是一項枯燥繁重而又神圣的工作，只要重視存在的問題，并堅持不懈地去改進，民辦高校系部教學檔案管理水平一定能得到提高。

參考文獻：

[1]王文雪：淺談高校教學檔案管理中存在的問題[J]；教育管理研究2011，40期

[2]錢杏英：淺談高職院校系級教學檔案管理存在的問題及對策[J]；中國科教創新導刊，2008，35