關于電算化會計檔案與傳統會計檔案的探討

摘 要：文章介紹了電算化會計檔案的特點以及傳統會計檔案的特點，并且對傳統會計檔案與電算化會計檔案進行比較，最后闡述了實現傳統與現代管理模式相結合的對策。

關鍵詞：電算化會計；傳統會計；檔案；比較；

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、電算化會計檔案的特點

在電算化時代，會計人員利用計算機為會計檔案管理帶來了新的改變：第一，豐富了會計檔案的存儲載體。電算化會計檔案管理要求紙質載體與磁性介質載體共存，單位不僅要保存計算機硬盤、光盤和其他磁性介質中的數據，還要保存打印出來的紙質版本數據。第二，需要一定的讀取環境。傳統的紙質檔案具有直觀可視性，通過翻閱即可獲取會計信息，而電算化會計檔案的查閱需要一定的計算機硬軟件系統的支持，對讀取環境提出更高的要求。第三，數據安全性受到挑戰。由于電算化會計檔案特殊的存儲載體，數據的修改和刪除更加快捷方便，因此需要加強對檔案的管理權限控制，對維護信息的安全性和完整性提出更高的要求。第四，信息系統風險控制受到挑戰。在電算化環境中，一方面系統風險難以及時發現，另一方面舞弊方法更加先進。

電算化會計檔案主要是指儲存在計算機硬盤中的會計資料，以光盤或其他磁性介質存儲的會計資料，這些會計資料一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列數據。電算化會計檔案工作是每個單位的一項重要工作，是形成企業會計信息系統的基礎，所以加強電算化會計檔案的管理成為每個單位面臨的重要挑戰。

二、傳統會計檔案的特點

傳統意義上的會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等一系列紙質會計核算資料。作為記錄和反映單位經濟交易和事項的憑證材料，會計檔案要求真實性、可靠性、準確性和時序性，不能隨意變動。傳統會計檔案與電算化會計檔案相比具有較強的直觀可視性。紙質會計檔案直觀地呈現了企業的原始會計憑證，使得紙質會計檔案的使用者一目了然地掌握各種信息，具有極強的視覺直觀性，因此長期以來是人們主要使用的檔案管理方法。

信息網絡的廣泛應用，傳統的紙質會計檔案在會計工作中的弊端日益凸顯，主要有兩方面：一是受查閱會計檔案的時空制約。傳統紙質會計檔案主要是實物形式，使用者的查證、閱覽、咨詢等方面雖然一目了然，但卻受到一定的時空制約。二是受會計檔案的形式制約。傳統會計檔案主要以紙質形式存放，需要投入大量的人力、物力和財力進行整理和儲存，一些單位受到資金等方面的制約，無法達到相關的館藏標準，造成許多重要檔案的損毀，使用者無法取得完整、準確的資料。這些都對紙質會計檔案管理提出了新的要求。

三、傳統會計檔案與電算化會計檔案的比較

（一）檔案管理的載體不同。傳統會計檔案的載體以紙質為主，電算化會計檔案的載體主要是光盤或磁性介質等。相對而言灰塵、有害氣體、磁場等對后者的影響更大，保存不當極易受到損毀，因此對檔案存放地點有著嚴格要求，如防塵、防熱、防磁、防潮、防火、防凍等要求。同時，在電算化的環境中，通過計算機和其他高科技手段對數據進行復制、修改、損毀等更加便捷，甚至做到不留痕跡，相對與傳統會計檔案管理而言，發現弄虛作假等違法行為的難度更大，造成的危害和損失也更大，因此新環境下會計檔案管理面臨著嚴峻的安全挑戰，需不斷加強對載體的維護和管理。

（二）檔案數據的獲取方式不同。傳統會計檔案數據的獲取一般要等到相關會計業務全部完成后才能從賬面中獲得，具有一定的滯后性，而在電算化會計檔案中，每一部分的會計數據都會及時保存在計算機中，使用者通過計算機查找，可以很快獲得相關數據，從而幫助決策者及時、準確地制定相關經營政策和方針，不斷提高經濟效益，在競爭中獲勝。同時，利用計算機的快捷操作，檔案使用者可以通過設置標識、建立索引等方法對檔案數據進行更有效的管理。

（三）檔案的銷毀方式不同。傳統的紙質檔案銷毀需要花費大量的時間和精力，在電算化環境下，只需要通過建立索引，輸入需要保留的部分并打印輸出，保留紙質載體和磁性載體兩部分內容。對于查找篩選出需要銷毀的部分，形成銷毀清單，在獲得批準后可以快速進行邏輯清除，降低了人力、財力、物力的耗費。

四、實現傳統與現代檔案管理模式相結合的對策

（一）針對會計工作的專業特點，為更好地發揮會計檔案的作用，會計檔案宜采用紙質檔案與電子檔案并存的管理方式。會計資料在形成、保管、利用等方面都有自己的專業特點。大量的資料以紙質形式存在，才具備原始資料所具有的憑證作用，為此還是以傳統檔案的管理標準保管為妥。同時由于電子檔案存在可修改性、可復制性等不安全性，電子檔案作為憑證性還缺乏可靠性。因此，實行會計電算化管理的單位，會計憑證、會計賬簿、會計報表及形成的其他會計資料，都儲存在磁性介質上，形成會計電子檔案，另外再打印一份內容完全相同的紙質文件，利用紙質文件將電子文件的內容固定，解決電子文件易變動、易修改的問題，使會計紙質檔案與電子檔案并存。這樣既兼顧了傳統的視覺閱讀習慣和維護原始憑證的法律效用，又能防范電子憑證的不安全性，可謂兩全其美。

（二）會計檔案專業性強，利用率高，會計檔案的收集管理還應走電子文件和紙質文件一并保存的“雙軌”制。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質材料，可有選擇地通過掃描、攝影等方式，進行數字化處理，轉化成儲存在磁性介質上的電子信息，充分利用磁性介質存儲量大、查閱方便的特點，快速、準確定位，然后再查原始資料，能大大縮減翻閱、查找原件的時間，滿足信息利用者在計算機環境下隨時隨地快速查閱利用這部分資料的需求，最大限度地發揮檔案的服務功能。

五、結束語

隨著經濟的飛速發展和現代信息技術的廣泛應用，會計檔案的載體由原來單純的紙質載體，變為紙質載體和磁性介質載體共存的局面。因兩種載體無論材質、性能還是保管、利用方式都迥然不同，應做到傳統與現代模式相結合。

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