制約高校教學檔案信息化建設因素的分析

摘 要：促進檔案網(wǎng)絡和信息技術的發(fā)展，教學檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的手段之一。本文分析了當前制約高校教學檔案信息化建設的因素，努力探索解除這些制約的對策。

關鍵詞：教學檔案；信息化；制約因素；

中圖分類號：G64.21 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

檔案信息化即以計算機、網(wǎng)絡、信息技術為主要手段，以檔案工作為依托，對檔案進行收集、整理、開發(fā)等現(xiàn)代化的管理過程。高校使用過去傳統(tǒng)的辦法，管理教學檔案已落后于形勢，在現(xiàn)代信息技術高速發(fā)展的今天，信息化建設水平已越來越成為高校檔案管理水平和基本標志。由于各高校認識水平、重視程度、投入力度等各方面的原因，目前我國高校教學檔案信息化建設的進程參差不齊。

一、制約高校教學檔案信息化建設的主要因素有：

（一）觀念和意識跟不上檔案信息化建設的步伐。高校教學檔案信息化建設牽涉到一系列人員，需要高校方方面面的支持和配合，首要是與檔案信息化建設相同步的觀念。首先要人員觀念的更新。教學檔案工作者的觀念跟不上檔案信息化建設的步伐，思想依然停留在傳統(tǒng)檔案管理“你查我調”的模式中，認為檔案管理只是履行保管的義務，這實際上就是沒有把檔案的服務功能服務好，卻沒有盡到服務大眾的責任。重視“硬件”設施建設，忽視“軟件”環(huán)境營造。安于現(xiàn)狀和缺乏創(chuàng)新使得高校教學信息化建設停滯不前。

（二）教學檔案信息化建設資金投入不足。教學檔案信息化建設需要設備、軟件、人員等方面的配備，這些都需要大量的資金支持。然而在很多人的觀念中高校檔案部門在學校是輔助部門，建設的重要性理解不夠，建設資金不會作為重點單位，因為沒有得到足夠的重視，資金也就投入也不足。另一方面，由于檔案信息化建設是信息技術發(fā)展的產物，出現(xiàn)較晚，因此高校的資金分配制度也很少將檔案信息化建設作為后備資金的有機組成部分。

（三）人員素質不足以支持檔案信息化建設。由“信息化”的特征便可以看出檔案信息化背后，需要一支具備高素質、高技能的復合型人才隊伍作后盾。檔案信息化進程中的一系列工作如計算機信息技術、外語、網(wǎng)絡操作等，都需要由具備檔案專業(yè)知識的高素質人員來完成。然而，目前高校中從事檔案管理工作的人員大多都是非檔案專業(yè)，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，知識結構無法滿足信息化建設的要求，一些人甚至不能熟練使用現(xiàn)代信息技術工具，更不用說進行信息化建設。提高專業(yè)的檔案管理人才的比例，把人員建設作為高校檔案館建設一個主要措施，適當提高學歷層次，加強專業(yè)人員的在職培訓，是必不可少的。

（四）網(wǎng)絡安全問題阻礙教學檔案信息化建設進程。檔案信息的主要特點是不可再生性和原始性，檔案信息既應當?shù)玫竭m當?shù)墓_，又要得到堅實的保護。檔案信息化為檔案管理帶來了便捷，與此同時也帶來了安全危機。高校院部檔案信息化加強了高校與外界的聯(lián)系，卻由于電腦黑客或電腦病毒等網(wǎng)絡安全問題的存在，無形中增大了檔案信息被泄露的可能性。

二、解除高校教學檔案信息化建設制約因素的對策

（一）完善教學檔案工作的制度。完善檔案工作的制度，實行標準化管理，首先是制定有關院部檔案工作的原則與方法的具體規(guī)定和細則，包括收集、整理、鑒定標準，專業(yè)名詞術語標準、著錄標準等內容。其次是進行院部檔案信息化建設時注意按照院部的技術條件選擇合適的軟件配置、數(shù)據(jù)口格式、硬件類型等與信息化相結合的技術支持。再次是注重院部數(shù)據(jù)庫建設，由于數(shù)據(jù)口是檔案信息化建設的重要依托，所有檔案信息的交流輸送幾乎都要通過數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)，因此加快和加強院部數(shù)據(jù)庫建設顯得尤為重要。

（二）更新教學檔案工作觀念。在所有制約高校檔案信息化建設的因素中，觀念滯后無疑是源頭及根本。信息技術的高速發(fā)展使高校信息化建設成為時代發(fā)展的必然趨勢，檔案工作者必須改變傳統(tǒng)的觀念和態(tài)度，解放思想，用科學知識武裝自己，提高對檔案信息化建設重要性的認識。學習新東西，補充新內容，用新的思想、新的意識、新的觀點來應對當前的高校檔案管理，樹立服務才是檔案管理的重中之重的管理模式，使檔案管理上一個臺階。高校領導部門則應當進行以信息化為主要內容的檔案工作改革和指導，為檔案建設調撥資金并努力解決該領域的技術和人員配備問題。

（三）提高檔案工作者的素質。人才是實現(xiàn)高校檔案信息化的建設的關鍵。一方面，高校檔案工作的信息化改變了傳統(tǒng)檔案工作的方式，對工作人員的數(shù)量和質量都提出了更高的要求，需要大量的信息分析研究員、計算機軟件開發(fā)員、網(wǎng)絡維護員等?？梢?，高校要將檔案人才的培養(yǎng)和引進作為檔案信息建設工作的重點，加強院部檔案工作者的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)一支具有創(chuàng)新精神和合作精神的復合型人才隊伍，從而滿足檔案信息化建設提出的要求。另一方面，要抬高檔案工作準入的門檻，實行嚴格的資格審查制度，以激勵檔案工作者自覺更新工作理念，用科學技術知識提高自身的業(yè)務素養(yǎng)，與檔案信息化對人員提出的要求同步。高校檔案管理部門不只是有高職稱的檔案管理人員，而是要有高水平、高檔次的檔案管理人員，業(yè)務上要能指導其他的檔案管理人員的工作，解決檔案管理網(wǎng)絡，數(shù)據(jù)信息建設中出現(xiàn)的難點，還要能有開拓創(chuàng)新等。

（四）統(tǒng)一檔案信息化建設標準。檔案信息化建設的最終目標是形成網(wǎng)絡狀的、數(shù)據(jù)信息流暢共享的數(shù)字平臺，在這樣的平臺上有統(tǒng)一的檔案文件管理、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)文件格式、統(tǒng)一的技術標準，可以說，“統(tǒng)一化”是檔案信息化建設的地基。為此，各高校要從全局發(fā)展的角度出發(fā)，建設自己的檔案信息化平臺，加強高校間的數(shù)據(jù)交流互通，增進資源共享，最終形成統(tǒng)一的檔案信息化規(guī)范以穩(wěn)步推進信息化建設進程。高校之間實現(xiàn)最大范圍內的資源共享，是檔案服務于社會的最終要求。因此，必須統(tǒng)一建設一個標準，使用一個標準、一個規(guī)定、一個規(guī)格，才可以把這項工作做得更好。

（五）加強網(wǎng)絡安全保護。教學檔案信息具有個人性、原始性、不可復制性等特點，對檔案信息隱秘性的保護，牽涉到一系列人員的隱私權問題，該工作極其嚴肅且不能出差錯。檔案信息化為檔案工作帶來便捷的同時，也為檔案的安全性帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。要想使高校教學檔案信息化得到健康長足的發(fā)展，就要加強對檔案信息的安全與保密措施，以防止電腦病毒或電腦黑客惡意攻擊，造成個人檔案信息的泄露。為此，高校一方面要嚴格審查對外公布的檔案信息，明確公開和嚴禁公開的界限，另一方面要保護用戶的上網(wǎng)安全，在入口、傳輸、使用三方面保障信息數(shù)據(jù)的安全可靠，可使用安全代理、防火墻、設置權限等手段防止信息泄露或數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)，保障院部檔案信息的安全。

參考文獻：

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