檔案管理信息化安全性探討

摘 要：本文首先分析了檔案管理信息化的安全性出現問題原因，然后歸納性分析了檔案管理信息化安全性建設策略：加強文件管理人員的素質；加強網絡安全監管；強化安全培訓；建立、健全電子文件安全運用規范。

關鍵詞：檔案管理；信息化；安全性；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

在計算機技術發展勢不可擋的滲透到每一個行業領域的大經濟技術背景下，檔案管理要想健全、高效、安全的發展，毋庸置疑的要利用計算機信息技術。計算機信息技術在檔案領域的應用，將會使檔案管理工作較傳統的檔案工作方式在收集、保管、利用等方面都有一個大的突破。同時，隨著信息化技術的應用在檔案管理方面還存在有一定的潛在安全性因素思考，如果我們不能考慮到這一方面的建設和預防措施，一旦出現意外就會造成大量檔案信息資源的損壞，從而造成不可估量的損失。因此，檔案管理信息化的安全性對于檔案的信息化管理至關重要。本文將從檔案信息化管理在保存形式安全和網絡環境安全方面著手分析檔案管理信息化的安全性問題。

一、檔案管理信息化安全性出現問題原因

（一）缺乏全面的檔案軟件管理功能

缺乏全面的檔案軟件管理功能，因為電腦軟件公司和檔案的管理部門各自開發檔案管理的軟件，這就導致在使用方法和系統上是不同的，容易造成檔案軟件在進行管理的過程中出現管理不全面的現象，不能夠全面的反應檔案管理的全過程、實現互聯互通，這對檔案信息的綜合利用及共享會造成較大的影響。同時，在應用程序的開發過程中，由于受到條件限制或軟件設計編程人員故意設置后門，一旦“后門”洞開，其造成的后果將不堪設想。

（二）缺乏穩定的檔案在提性能

電子檔案的存儲材料是磁性物質和光盤，一般來說，磁盤或磁帶采用聚酯底基，容易產生靜電而吸引灰塵顆粒，從而導致卷曲并與磁粉脫離，有時受外來磁場影響，存儲載體的磁性涂層容易發生消磁或磁化，這樣就會破壞管理記錄的數據；然而光盤通常使用的記錄介質是在激光熱效應作用下容易產生物化性質變化的材料，這些材料易氧化、易與堿溶液發生反應，因此說其性能很不穩定，影響檔案管理的穩定性，加之電子檔案存儲材料的壽命僅為5～15年，與紙質檔案載體相比，其使用壽命要短得多。

（三）容易受到網上的攻擊和破壞

當前計算機病毒泛濫，開放式網絡中的所有計算機都容易感染計算機病毒。有些人故意制作、傳播計算機病毒等破壞性程序，攻擊、破壞計算機系統及通信網絡，致使計算機系統及通信網絡遭受損害，甚至摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。同時，有的經網站同意進入的合法用戶，出于個人目的，篡改或偽造檔案信息，形成虛假信息，造成不良后果和影響。

二、檔案管理信息化安全性建設策略

（一）加強文件管理人員的素質

為了適應社會的發展，滿足科技的要求，檔案管理者必須做到活到老、學到老，不斷探索，不斷創新，在工作實踐中提升自我，最終實現檔案管理信息化建設目標，才能滿足使用者對檔案信息的需要，才能讓檔案資料發揮更大的作用。

一是，檔案管理人員要及時更新計算機、網絡通訊方面的知識，提升網絡使用的安全性。要不斷學習網絡歷史、文化、專業術語等網絡的基本理論和操作知識。

二是，檔案管理人員要熟悉互聯網的信息資源分別和查找手段、方法，熟悉常用瀏覽器的使用，要熟悉不同需要存儲的檔案信息的特點和搜索引擎，以及歸集方法。

三是，完善整理檔案信息的能力。要能做到通過網絡將分散的資料進行整合，提供給使用者。

四是，加強網絡檔案信息資源開發的能力。信息化要起到實效，就得適應網絡化發展要求，切實提高網絡檔案工作服務水平能力，這就需要管理者不僅要有豐富的檔案管理知識和經驗，熟悉網絡的信息搜索、整合流程，更要具有學習、探索的能力。

（二）加強網絡安全監管

在收集電子檔案過程中，必須要進行殺素處理，并實時更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運用計算機系統對檔案進行著錄、檢索等工作時，為了保證安全性能，需要根據情況設置不同的訪問權限，對檔案的檢索、制作等工作進行限制，防止其他人員修改檔案信息而造成安全隱患。對于需要保存而不必要修改的檔案，可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上進行保存。對于在網上傳輸的電子檔案信息，可以綜合使用“數字簽名”、“加密技術”、“身份驗證”、“防火墻”等技術加以保護。

（三）強化安全培訓

電子文件以計算機和網絡為依托，建立在現代信息技術運用基礎上，利用數字化手段，對資料進行收集、管理工作，從而實現檔案資料的資源的大規模共享。因此，要對檔案管理人員進行電子文件安全培訓。增強管理人員的安全保密意識，并強化其職業道德，增強其責任感。針對可能出現安全問題的環節，如傳輸、錄入、存儲、調用等環節，要建立相對完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可執行；同時，要加強技術力量投入，可以利用加密技術來攔截第三方對資料的盜取；設置安全通行密碼，維護管理者的使用權限；也可以利用監控技術，防止對電子文件的非法訪問，防止資料的泄露和篡改；做好電子文件的安全備份工作，增強計算機病毒的防控能力，提升電子文件的安全性。

（四）建立、健全電子文件安全運用規范

作為一個新發展起來的管理手段，檔案信息化的安全工作是一項非常重要的工作。雖然國家制定了《網絡安全法》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》等，但是這些都是基本法，面對日新月異的科技發展勢頭，要想保護電子文件在檔案信息化過程中的安全，必須根據實際工作需要，結合科技的發展速度，制定適合的規則和法律，才能最大程度的保證電子文件的安全使用，促進檔案的信息化建設。

參考文獻：

[1] 程銘懿.淺議檔案管理信息化[J].金田，2012，（10）：318. 4.DOI：10.3969/j.issn.1000-5757.2011.04.001.

[2] 劉影.試析檔案信息化建設中的信息安全風險評估問題[J].黑龍江檔案，2012，（4）：71-71.DOI：10.3969/j.issn.1673-9116.2012.04.081.

[3] 閆偉榮.芻議檔案管理信息化中的信息安全[J].決策與信息（中旬刊），2014，（8）：120-120.DOI：10.3969/j.issn.1002-8129.2014.08.107.