做好軍休干部休養所檔案微機化管理之我見

摘 要：強化干休所檔案微機化管理，實現檔案制度規范化、程序標準化，要從收發文件這個源頭抓起，突出軍、地兩部分檔案在干休所檔案管理中的作用，以微機化提高檔案工作質量。同時，干休所檔案實現微機化管理制度要創新，方法要現代，措施要得力。從長遠看，做好干休所檔案微機化工作的關鍵是加強軍地雙方的組織領導，強化檔案專業人才隊伍建設，實現檔案的所有構成元素，用現代手段收錄檢索、聯網。

關鍵詞：檔案；干休所；微機；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

做好軍隊退休干部檔案微機化管理，確保檔案工作各個組成部分的計算機化，是強化軍休干部工作，提高軍休所檔案作用的關鍵環節和重要任務。實踐證明，這是一項具有規律性、科學性和黨性的綜合性工作，需要檔案管理人員認真學習軍事知識，掌握軍人的生活規律，認真地做細、做實、做好。加強對干休所檔案微機化管理的基本原則是，保持檔案所有構成元素，用現代手段收錄、檢索，必要時與軍隊和地方上級管理部門聯網。

一、干休所檔案微機化管理制度要規范，程序要標準，效率要提高

實現微機化技術標準要高，管理手段要新，這是核心要求。

第一，文書的收文、發文是檔案工作的源頭。文書要收傳各級文件，這些文件經過傳閱、催辦，最終要歸檔立卷。所以，收文要保證不丟失，附屬在文件上的領導簽字、指示、承辦過程、辦理結果都要完整地保存下來，成為歷史的憑證，珍貴的史料。同時，單位制發的各種文件，都是由秘書起草、領導簽批、文書制發的。保管好起草的原稿，保管好文件成文需要嚴格按照程序辦事，按文秘制度辦理，以此保證資料的完整，對立卷歸檔后實現檔案標準化、規范化、科學化、信息化十分重要。隨著機關辦公自動化的深入，基本上實現了無紙化辦公，使用辦公軟件為標準化創造了條件。從起草、修改到排版、定稿、印發都是用計算機操作的，這就為檔案信息微機化邁出了第一步，也是堅實的一步。

第二，突出軍、地兩種檔案管理在文書工作中的作用，是管好軍休所檔案工作的基礎。把文書工作、秘書工作與檔案工作對立起來是影響檔案工作微機化的行為障礙。必須把文書工作、秘書工作與檔案工作緊密結合起來。由于軍休所受軍事機關和地方民政部門雙重領導，文書工作具有復雜性，軍地雙方的相關文件都需要做好收文、立卷工作。要嚴格執行國家文秘工作、檔案工作法律法規，準確把握文件立卷歸檔的全面性，對軍地兩個體系的文件在立卷或歸檔時達到信息化要求，保持文件原有的體系、類別、性質。體系就是把文件發成兩大類。一類是中央軍委、總后勤部及大軍區、省軍區的文件歸納為部隊文件。另一類是從中央到地方各級政府及其民政部門的文件以及其它方面的地方文件。應將兩類文件都作為重點，共同管好。都作為重點不等于平分秋色，而是以文件的檔案價值作為輕重緩急的衡量標準。因為軍事機關的相關文件是軍隊對其離退休干部的政策，基本原則與地方政府對軍休人員的政策是一致的、統一的，而不是對立的。

第三，提高軍休所檔案質量是做好軍休所檔案管理微機化的前提條件。對我們的任何一項事業來說，質量都是生命。檔案的管理質量直接影響檔案的價值，影響館藏的保存能力，影響未來使用的效果。所以，實現干休所檔案微機化管理，要把質量放在第一位，沒有質量就沒有價值。只有從收發文件到立卷歸檔整個過程都是高標準、高質量、規范化、信息化的，才能充分發揮檔案在軍轉干部服務管理方面的作用，才能充分發揮干休所檔案在連結軍地雙方方面的作用，才能充分發揮干休所檔案為民政部門服務、為軍轉干部服務的作用。

二、干休所檔案微機化管理制度要創新、方法要現代、措施要有力

干休所檔案微機化管理面臨的最大難題是，幾十年的文字檔案如何實現微機化的問題，目前仍處在只能檢索目錄的階段。只有新的電子版文件實現了微機化，這是遠遠不夠的。為此，更從原始檔案做起，讓幾十年的文字檔案轉化成微機檔案。做好這項工作必須站在高起點上，做到管理制度創新、管理方法現代、管理措施有力。

第一，要舍得人力、物力、財力投入。抽調具有相關工作經驗的人組成班子。當然，也可聘請離退休的檔案專家、學者，至少有3—5人，先把各級各類檔案集中起來，補充和完善計算機檢索，形成電子檔案數據管理基礎，然后按照檔案的時間順序分門別類地輸入微機。這樣做不僅要抽調人力、配齊微機，還應有必要的管理費用。這件事關系到部隊建設和鞏固國防，花點錢財投入是值得的，這是為歷史負責、為軍隊負責、為國防建設負責，應該引起高度重視，強化檔案價值意識。

第二，要舍得花時間、費功夫。幾十年積累下來的檔案，要一個字一個字打入微機，這是需要時間和精力的。應該制定規劃，編制預算，安排辦公地點和辦公設備，打一場“持久戰”。相信經過艱苦的努力，花費1—2年的時間是可以完成的。這是一項一勞永逸的重要任務，是光榮而艱巨的，是一份歷史的答卷。

第三，要堅持標準，保證質量。首先是對歷史上的檔案一件也不能遺漏，要全部收入微機。同時，在收入時不能出現錯別字、缺段少頁等問題，一開始就要堅持高標準。采取有人收錄、有人校對、有審核把關的監督管理措施，確保檔案質量不降低。

三、軍休干部休養所檔案微化要加強組織領導，強化人才隊伍

作為軍地雙重領導的單位，要實現檔案微機化管理，必須把請示、預算報告、工作計劃報給軍地雙方。成立由雙方主管領導組成的領導小組。并由領導小組審查工作計劃和預算，對請示進行批復。同時，干休所應組成由主管副所長任主任的檔案微機化辦公室。辦公室工作人員由抽調來的直接從事檔案微機化工作的人員組成。要在正式開展工作前，請市檔案局檔案專家、檔案信息化和系統化專家進行技術培訓。要由軍地雙方領導對工作人員進行思想政治教育。一方面提高工作人員的業務素質，另一方面提高工作人員的思想認識，做到政治上有信心、有決心、有責任心，業務上會做、能做好。

在制定規劃的時候，要以月或季為單位做出檢查指導、修改完善的規定，及時發現問題、及時解決問題。為了確保工作質量，還要請市檔案局工作人員定期抽查、檢查，進行業務指導。為了跟上時代的步伐，這項工作要力爭在2015年底前完成，確保從“十三五”開始，全面實現干休所檔案管理系統化、自動化、標準化。