實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

摘 要：信息化時代的來臨，電子文件應(yīng)用的增多，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，為檔案管理帶來了新的思路與新方法，也為檔案管理工作提出了新的要求，提高檔案管理科學(xué)化水平受到越來越廣泛的關(guān)注，也成為當(dāng)前檔案管理工作者面臨的重要課題之一。本文首先說明了實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的意義，然后分析了事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化中存在的問題，最后詳細(xì)闡述了實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；事業(yè)單位；服務(wù)；更新；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的意義

實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化，意義在于，將科學(xué)理論作為核心引導(dǎo)，通過合理方式進(jìn)一步推動檔案管理，基于科學(xué)制度提供完善保障，最終實現(xiàn)信息化、規(guī)范化發(fā)展，創(chuàng)設(shè)明顯的質(zhì)量效益與社會效益。伴隨時代的快速發(fā)展，檔案管理地位以及作用更加明顯，逐步滲透至較多行業(yè)之中，深入到現(xiàn)代社會生活的各個層面，變成單位工作以及大眾生活生產(chǎn)不可或缺的重要內(nèi)容。其科學(xué)化管理水平會對決策的編制執(zhí)行產(chǎn)生根本影響，關(guān)系到大眾的核心利益。為此只有重視檔案管理，提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，方能真正提升科學(xué)化管理水平。

檔案管理科學(xué)化水平的強(qiáng)化是提升我國文化軟實力的現(xiàn)實需求，同時也是符合信息化建設(shè)發(fā)展趨勢的重要途徑，是推進(jìn)檔案管理健康優(yōu)質(zhì)發(fā)展的保證。

二、事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理中存在的問題

（一）事業(yè)單位重視檔案管理工作程度低。重視程度一直是困擾事業(yè)單位檔案管理的重要問題，一些事業(yè)單位的管理和領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理沒有一個清晰而全面地認(rèn)知，片面地將檔案管理看做資料的整理和信息的堆砌，導(dǎo)致沒有給予事業(yè)單位檔案管理充足的資金支持和足夠的重視，出現(xiàn)了對事業(yè)單位檔案管理的漠視。此外，一些事業(yè)單位檔案管理人員對自身的工作沒有一個重視的態(tài)度，他們抱著應(yīng)付和混日子的態(tài)度進(jìn)行工作，沒有看到事業(yè)單位檔案管理的真正價值，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)各種問題，造成事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量不高或下降。

（二）事業(yè)單位檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。實事求是地講，當(dāng)前一些在事業(yè)單位從事檔案管理的人員存在專業(yè)技能不熟悉，關(guān)鍵環(huán)節(jié)有盲區(qū)等實際問題，這會導(dǎo)致他們在從事檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏和缺失，甚至出現(xiàn)檔案資料丟失或泄密等問題，這會直接對事業(yè)單位檔案管理工作造成較大影響，進(jìn)而產(chǎn)生事業(yè)單位的基本職能和服務(wù)社會功能的障礙，不利于事業(yè)單位改革的持續(xù)深化和發(fā)展。

（三）事業(yè)單位檔案管理更新不到位。事業(yè)單位檔案管理過程中對于工作目標(biāo)的更新存在兩個問題，一是，對于事業(yè)單位傳統(tǒng)的信息和資料更新速度慢，特別是對于重要的檔案資料沒有一個及時整理和全面收集的管理方法。二是，對事業(yè)單位新式的數(shù)據(jù)檔案沒有及時加入數(shù)據(jù)庫，這兩種方式都有可能給事業(yè)單位檔案信息造成整理和管理周期過長，容易出現(xiàn)死檔的現(xiàn)象。

三、實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施

（一）明確定位。檔案管理工作面向黨委政府、社會大眾提供專項服務(wù)。上至國家、下至公司單位，檔案管理均為涉及到全局的重要任務(wù)，為中心工作提供服務(wù)。因此，應(yīng)積極主動的將檔案管理納入中心，方能做到成績斐然。在前期應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，樹立科學(xué)發(fā)展意識，進(jìn)行明確定位，貫徹我黨方針路線，把握當(dāng)前形勢的不斷發(fā)展變化趨勢，重視研究國情、地區(qū)發(fā)展?fàn)顩r與公司企業(yè)的現(xiàn)實狀況。積極的由全局視角分析謀劃，提升政治意識，全局意識以及安全責(zé)任意識。應(yīng)明確著力點，在抓好常態(tài)工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)有效的把握并調(diào)節(jié)階段工作的核心重點，提升檔案服務(wù)管理針對性以及綜合效率。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平。對于檔案管理科學(xué)化建設(shè)的路徑之一，信息技術(shù)已成為當(dāng)前檔案管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)，在某種程度上，信息技術(shù)應(yīng)用程度的高低與檔案管理科學(xué)化水平的高低具有重要且密切的聯(lián)系。因此，提高檔案管理科學(xué)化水平，必須加強(qiáng)硬件及軟件基礎(chǔ)建設(shè)，做好硬件保障才能為有效提高檔案管理科學(xué)化水平提供技術(shù)支持；加強(qiáng)軟件管理，通過電子閱覽室、檔案網(wǎng)站、信息共享平臺等軟件系統(tǒng)的建立，方便用戶對信息的檢索，同時實現(xiàn)資源共享，提高檔案資料的利用率。合理運(yùn)用各項檔案管理載體，使用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容。

加快檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，加快綜合性檔案室的構(gòu)建，實現(xiàn)信息、資料統(tǒng)一管理，建立、健全檔案日常管理工作制度，做到專人專責(zé)；加強(qiáng)檔案的移交、審批工作的流程化管理及制度化管理，確認(rèn)審批權(quán)限及移交明細(xì)，使所有文件都能夠有據(jù)可查。做好檔案的動態(tài)管理，特點是資料上發(fā)生變動的，應(yīng)及時加以修正，定期組織管理人員對檔案信息資料進(jìn)行檢閱、規(guī)范與完善，使檔案資料與時俱進(jìn)；加強(qiáng)對檔案管理工作的全面性考核，不斷發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題，提升檔案管理的科學(xué)化水平。

（三）加強(qiáng)檔案的服務(wù)建設(shè)。檔案服務(wù)工作上，應(yīng)積極的從以往封閉式形式發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型模式。當(dāng)前檔案管理工作覆蓋范疇廣泛，涉及的受眾面更大，顯現(xiàn)為較強(qiáng)的全民性以及服務(wù)性。更多的公民大眾為了獲取豐富的信息資源，維護(hù)合法權(quán)益而來到圖書館，主動應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢想要的資料、文獻(xiàn)。為此，創(chuàng)建方便快捷、多元化、豐富性的資源系統(tǒng)變成現(xiàn)代化檔案管理工作區(qū)別于傳統(tǒng)檔案工作的核心環(huán)節(jié)。新時期，檔案管理只有全面聯(lián)系社會實際，深入大眾，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，方能拓寬發(fā)展空間，提升科學(xué)化水平。應(yīng)積極的更改以往檔案信息利用率不高的狀況，通過信息公開，有序合理的呈現(xiàn)檔案目錄、資料卷宗，組織人性化的資料陳列展覽活動，確保各界人員更全面的了解以及有效的應(yīng)用。服務(wù)管理措施應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化，便于大眾應(yīng)用查閱。

（四）提高事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。要建立事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)體系，使事業(yè)單位檔案管理人員全員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，也可以將檔案管理的相關(guān)專家和學(xué)者請到事業(yè)單位中來，通過理論講述、實際指導(dǎo)、經(jīng)驗傳授等方式來切實提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（五）加快事業(yè)單位檔案管理的更新。要對事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案加強(qiáng)更新管理，建立起及時收集和整理的方法與管理體系，這樣就可以對傳統(tǒng)類型的信息與資料進(jìn)行深入加工，滿足事業(yè)單位的職能和服務(wù)等功能需要。要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各種音頻、視頻、圖像資料機(jī)制加入事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫，以達(dá)到對事業(yè)單位檔案庫的及時更新和整理。

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