更新檔案管理理念

摘 要：事業單位的檔案管理為事業單位的可持續發展做出了重要的貢獻。但同時，事業單位的檔案管理也存在著一定的問題。因此，如何更新事業單位的檔案管理理念，對事業單位的可持續發展具有重要作用。

關鍵詞：檔案管理；理念；更新；規章制度；信息化；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、檔案及檔案管理的意義

檔案是事業單位整體記憶的一部分，具有一定的責任。檔案是對單位在一段時期的真實管理活動的記錄，是單位實現科學管理的基礎。同時，檔案又是一項社會資源，來源于社會實踐，也服務于社會實踐。狹義上講，檔案的社會化服務是檔案管理界的“內部事務”，而且檔案信息管理也是為事業單位提供服務的重要措施。檔案信息是社會信息的一項重要組成部分，檔案信息管理體系應嚴密、完善。實現信息化管理，這是新時期我國的檔案管理工作的開展目標。現代化檔案信息管理先進技術的有機整合，形成遠程傳輸檔案信息及社會共享檔案信息的體系，使檔案信息管理工作能夠與事業單位資源相融合，更好的服務于事業單位。

二、當前檔案管理中存在的問題

（一）單位領導對檔案管理工作不重視。目前我國事業單位領導對檔案管理工作普遍存在著重視意識不強、管理力度不到位等現象，這就會導致事業單位檔案管理資料的連續性和完整性受到影響。

（二）管理人員水平參差不齊，人員流動性大。由于有些單位對檔案管理工作的不重視，往往會隨便安排一些非專業人員完成此項任務，這種兼職人員由于缺少專業技能知識，對檔案資料的收集、整理和存檔不能夠按照規范的要求操作，造成了有用資料的缺失、部分資料混裝等不正規操作，甚至給檔案管理工作的質量帶來隱患。

（三）檔案管理方法滯后，缺乏現代化管理手段。檔案管理工作具有較強的專業性和程序性，如果不及時學習和采用高效的現代化管理手段，就會造成檔案管理工作可操作性不強、針對性較差等后果。尤其是一些檔案管理人員對電子檔案的存儲管理和信息安全沒有較強的操作能力，對現代化管理手段的學習和掌握程度遠不及行業要求，阻礙了現代化檔案管理工作的開展。

三、檔案管理的基本原則

（一）規范性和靈活性相結合的原則。事業單位的檔案管理必須嚴格按照國家制定的標準來執行，這體現了事業單位檔案管理的規范化和統一化。但事業單位的檔案管理并不是千篇一律的，由于每個事業單位的特點和規模并不相同，不能完全按照統一的要求和管理方式進行檔案管理。

（二）職責性和權益性相結合的原則。在制定檔案管理制度的過程中，相關主管領導的工作職責及工作權限必須明確。在明確責任的同時，也要保護檔案管理人員的權益。如果檔案管理人員的權益不能保證，必然會影響到廣大檔案管理人員的工作積極性，也會影響到事業單位的正常運營。

（三）注重制度制定和執行的實效性。事業單位檔案管理的首要工作就是根據其實際情況，進行總結和探索，制定出一套科學、合理的現代檔案管理規章制度。事業單位檔案管理制度是否適合其自身的發展，是否能夠發揮檔案管理人員的工作積極性，關鍵就在于相關檔案管理制度執行的實效性。

四、更新檔案管理觀念，提高檔案管理水平的對策

（一）明確認識檔案管理工作的重要性。由于事業單位檔案所涉及的范圍廣泛，因此無論是事業單位的管理部門、還是普通職員，都應對檔案的重要性有正確的全面地認識。此外，對于從事檔案管理的工作人員來說，應定期考核自身檔案工作專業技能，對于這類工作人員，應定期開展專業技能培訓和職業道德培訓，并制定出相應的考核制度和激勵制度，從而發揮出事業單位檔案管理工作的重要作用。

此外，事業單位的各個部門都應積極配合檔案工作，從而使檔案工作的建立和保存能夠有序的進行，減少或消除各部門相互推卸責任和敷衍了事的現象。事業單位檔案中存放了太多的陳舊檔案信息，需要檔案部門依據檔案事業發展新形勢，選擇檔案管理模式改革和檔案信息資源整合的合理試點，以改革發展的觀念對檔案資源轉向中存在的問題進行解決，努力突破檔案開放服務體系構建過程中存在的瓶頸制約，促進事業單位檔案工作的提高。

（二）嚴格執行檔案管理規章制度。由于事業單位檔案工作涉及范圍廣，這就不可避免的出現多頭管理的現象，細化工作流程，使檔案材料能夠提高準確率和歸案率。在存放檔案時，應分類清晰，對于案件的擺放應系統有序。從整體上來說，應對檔案管理制度制定統一的標準，包括檔案的建立、健全收集管理、保管保密、管理職責等各項規章制度。當制定好規章制度后，還應嚴格的執行，否則這就發揮不出它的有效性。

（三）加強檔案管理工作的電子信息化。隨著電子科技的快速發展，利用電子計算機進行系統的檔案管理工作勢在必行，這種高效、準確、快速的管理模式必將為人們提供高質量的檔案服務。為了進一步提高檔案管理工作的電子信息化水平，作為檔案管理人員要探索建立電子檔案管理的新途徑，充分利用網絡形成開放式的共享資源平臺，逐步實現全國聯網或區域聯網的公共檔案管理系統和人事檔案信息查詢系統，以提高檔案管理工作的現代化水平。

（四）提高檔案管理人員的素質。將檔案進行科學化和現代化管理，關鍵的因素在于加強檔案管理隊伍建設，從而提高檔案管理人員的素質。因此，應切實采取措施，在檔案管理人員上崗前，要進行上崗培訓，定期進行專題培訓，使他們的業務素質和管理水平不斷提高。

在業務方面，檔案管理人員不僅要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，而且還應熟練的掌握檔案管理方面的政策和規定，對現代化的管理設備能夠熟練的使用，不斷優化知識結構；在思想政治方面，應努力學習黨的思想路線、方針、政策，做到敬業愛崗，積極維護檔案的真實面貌。

此外，還應保持檔案人員的相對穩定，增強檔案人員的責任感和使命感，給予他們關心和獎勵，這就需要事業單位創造良好的條件，不斷推進檔案管理人員步入現代化、科學化和規范化。

五、結語

我們要從觀念上更新對事業單位檔案管理工作的認識，逐步建立健全檔案管理的規章制度，不斷研究和探索快捷、高效的現代化檔案管理模式。這樣就能夠使事業單位的檔案管理工作水平適應新形勢下的新要求，實現檔案管理工作的跨越式發展，使檔案管理在實際工作中發揮其應有的重要作用。

參考文獻：

[1]吳清越. 事業單位檔案管理存在的問題與改進對策[J]. 廣西農學報. 2010（01）

[2]林幼鳳. 淺論行政事業單位檔案管理創新思路[J]. 現代經濟信息. 2009（08）