檔案管理的信息化建設及創新

摘 要：檔案管理信息化已經廣泛應用于目前的檔案管理工作當中，而加強檔案管理的信息化建設是保障檔案管理效率的重要基礎。在目前的檔案管理信息化建設中還存在人才缺乏、技術缺失、管理體系不完善等諸多問題，影響著檔案信息化建設的步伐。因此，探討檔案管理信息化建設及創新的措施勢在必行。本文首先分析了檔案管理信息化建設的必要性，然后歸納了檔案管理信息化建設中的主要問題，最后詳細闡述了檔案管理的信息化建設及創新的要點。

關鍵詞：檔案管理；信息化；創新；資金；人才；

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

一、檔案管理信息化建設的必要性

（一）檔案管理信息化能夠使檔案工作的服務領域得以拓展。管理檔案的信息資源是構建檔案管理信息化的基礎，且其社會價值在于對它們進行合理的開發和利用。相對而言，利用檔案管理信息化建設而提取到的多種人事檔案信息，這些信息更便于長期的開發使用，這樣也就能夠形成更大的社會效益。

（二）檔案管理信息化能夠存儲更多的信息。由于現代技術的不斷發展，尤其是文字掃描技術、電腦縮微技術、光盤刻錄技術的不斷完善，這些都使檔案信息的存儲量得以很大程度地增加。例如，如果我們有一張 3.5 英寸的電腦軟盤，1.4 M字節，理論上能夠存儲大約六十萬的漢字，比一本厚厚的名著《紅樓夢》的字數還多。通常情況下，在紙上只能記錄少量的文字、圖表、圖形等簡單的信息，而計算機信息化形成的電子文件，在一份電子文檔里卻能夠一同記錄下文字、圖形、表格、音樂等各種各樣的多媒體信息這樣通過使用現代化的信息技術，就能夠實現在很小的內存空間中存儲下大量多樣性的信息。

（三）檔案管理信息化的必然趨勢。如果不能很好的深入的認識到信息化建設在當代檔案管理中的必要性，就會大大落后于其他部門，在歸檔、監督檔案流轉的過程中出現諸多問題，影響本單位的工作效率。能夠及早的認識到檔案管理的信息化建設已經成為當今社會檔案管理的一種大趨勢，從而使各級領導認真地研究并解決檔案管理中信息化所需要的經費、政策支持、技術應用等問題，那么檔案管理信息化建設的進程就能夠順利進行。

二、檔案管理信息化建設中的主要問題

（一）對檔案管理信息化的認識程度不足。對檔案管理信息化的認識程度不足是檔案管理信息化建設中面臨的重要問題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統的檔案管理有些許的差異。在實現從傳統的檔案管理向信息化管理的過程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉變；其次，檔案管理信息化建設需要資金及時間投入，很多檔案管理部門人員認為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設的步伐。

（二）缺乏專業的檔案管理信息化人才。專業的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設中的主要問題。這一問題主要體現在以下幾個方面：首先，檔案信息化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，對從事信息化管理的人員要求相對比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經驗及相關的素質，而且要具備一定的技術能力及管理能力。其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術能力不足，管理經驗缺乏，而且人員的穩定性不足，對于工作內容剛剛熟悉，便離職或調離崗位，從而導致檔案信息化管理人員不能夠滿足應有的需求；再者，檔案管理人員對檔案信息化管理的認識程度不足，不能夠嚴格的按管理的要求來進行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開展。

（三）缺乏資金支持。檔案信息化管理的過程中資金投入不足也是影響檔案管理信息化建設的重要因素。首先，檔案信息化管理所需的資源及設備需要大量的資金支持，而在當前很多單位和部門的缺乏檔案建設資金來源，使用其它經費來進行建設也只能起到非常小的作用；其次，有些單位雖然有相關的經費，但是相對于檔案管理信息化建設來講，遠遠不能夠滿足檔案信息化管理的要求，導致在相關設備的采購中，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準，影響檔案管理信息化建設工作的開展。

三、檔案管理的信息化建設及創新的要點

（一）強化對檔案管理信息化的思想認識。加強對檔案管理信息化的思想認識是檔案管理信息化建設的主要措施之一。

首先，加強對檔案管理信息化的相關宣傳及培訓，明確檔案信息化管理的重要性及必要性，提高檔案信息化管理工作人員對管理模式轉變的認識；其次，強化對各單位領導人員的責任意識培養，使相關領導人員能夠積極帶動檔案管理的信息化建設。

（二）加大對檔案管理信息化的資金投入。加大對檔案管理信息化的資金投入是保障檔案管理信息化建設的基礎。一方面，政府部門要在經費的供給中列入檔案建設的相關部分，確保各單位有專門的資金支持檔案管理信息化建設工作的開展；另一方面，各單位要充分的利用經費，按要求進行相關設備及軟件的配備，保障檔案管理信息化建設具備相應的標準。

（三）強化信息化硬件建設，確保信息化管理的實現。實現檔案管理的信息化建設，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保信息化建設中所需要的設備和機械工具，這是實現檔案管理信息化建設的基礎工作。為了強化和加快檔案資料的信息化建設，單位的主管部門和相關單位應該購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，真正的把檔案管理的信息化落到實處。

（四）培養檔案管理信息化的創新型人才。檔案管理信息化建設不可避免的要對檔案管理工作人員提出很多要求，因此檔案管理教育專業應面向社會，結合社會實際，及時調整并改進檔案管理專業的教學模式，不僅從課程內容、教學方法方面進行改進，而且也要在檔案教學手段、教育分層和教育模式等方面進行全面改革創新。

此外，檔案管理部門還要對本單位的一些在職人員開展各種形式的信息技術技能知識的普及與培訓，使他們很好的去適應檔案管理工作的要求；此外，還要注重引進一些全面發展的高素質創新型人才，不斷為人才隊伍注入新的活力，鼓勵公平競爭，適應信息化建設的發展要求，更好的與社會同行進行競爭與交流。

四、結語

綜上，運用高新科技促進人事檔案管理工作的的信息化建設，提高檔案管理工作效率，更好地為客戶服務，是現代社會發展的必然趨勢。提高檔案資源利用率，注重培養信息化建設的創新型人才，也有利于構建和諧的勞資關系。

參考文獻：

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