國內圖書館圖書資產清查研究綜述

關鍵詞：圖書館；圖書資產清查；綜述

摘 要：我國從1981年開始研究圖書館圖書資產清查工作，目前已發表相關論文54篇。文章從圖書資產清點的特點與意義、原則與方法、流程與方案、結果統計與分析等方面闡述了國內的研究進展。

中圖分類號：G253.4 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）10-0109-03

收稿日期：2014-09-07

作者簡介：曾永杰（1984-），武漢大學信息管理學院在職研究生。 圖書館每年都會投入一定的經費進行資源建設，日積月累，圖書館的圖書資產越積越多，如何管理好這些資產是一個非常重要的問題，為了加強圖書資產的管理，推進圖書資料管理工作的現代化、規范化、科學化，提高圖書資料的優化配置和資源共享[1]，對圖書資產的定期清查也就成為必不可少的工作[2]。

1 國內研究概況

截至2014年7月3日，筆者在CNKI用“圖書”&（“清查”or“清點”）檢索到相關期刊論文54篇，其中核心期刊論文7篇，未檢索到其他文獻形式的研究。論文年代分布：2003年前有14篇，2003～2013年有40篇（見圖1）。其中，介紹新技術、設備、系統等應用于圖書資產清查工作的論文13篇，通訊稿4篇；介紹清查教工外借圖書工作的論文1篇；一稿多投的論文2篇；還有16篇簡單介紹圖書資產清查工作的重要性、方法與步驟等方面的論文。除去以上35篇論文，僅有18篇期刊論文較深入地研究了圖書資產清查工作。

圖1 2003—2013年論文分布圖 2 圖書館圖書資產清查的特點和意義

2.1 圖書資產清查的特點

圖書清查，是指圖書館的藏書經過一段時間流通后，定期或不定期地進行清點的工作[3]。李廣義認為圖書資產清查工作具有文種類型繁多；歷史烙印明顯；標價方法不同；管理檔案問題多；時間緊、要求高、任務重；院系管理員的臨時性和兼職性等特點[4]。筆者認為，圖書資產清查還應具有規律性、常態化和制度化特點；清查工作還體現出準備充分、過程細化、結果分析是核心、問題解決是關鍵的特點。

2.2 圖書資產清查的意義

國內學者都認為圖書資產清查很重要，這從圖書館對清查的思路、準備、過程、結果分析與問題解決等方面都考慮得很全面，清查過程中也依據各館的實際做得很細致可見一斑。

就圖書資產清查對于學校管理層面來說，陳國剛認為學校領導和資產管理部門一是要了解每年投入到圖書館經費的使用和管理情況，以防止圖書資產的流失；二是圖書館自己需要掌握自己管理的圖書資產情況，每屆圖書館館長上任時必須清楚自己管理的圖書資產情況，以加強管理；三是通過清查增強對圖書資產有效利用的管理，剔除破舊的圖書，使館藏有效地服務讀者；四是財政廳審計的需要[5]。沈佩霞也持相同觀點，并且認為圖書資產清查便于人們正確地分析圖書館的圖書資產效益；保證圖書館的圖書資產能有效地服務讀者；保證圖書館的圖書資產財政審計工作順利進行[6]。

圖書資產清查是圖書館組織進行的業務工作，對于圖書館本身來說，意義重大。司漢力認為圖書清點是圖書館業務工作的依據，也是實現文獻資源合理布局、分工協調的必要條件；準確統計圖書入藏、注銷和實存的數量，有利于降低讀者的拒借率；有利于加強部門之間的溝通工作[7]。周繼紅也認為圖書清點是保護藏書的重要環節；是提高圖書館各項服務信息的保證，可以更好地促進其他業務工作順利開展；其重要目的就是要保證書與條形碼一一對應，每條信息都能正確地反映出館藏的信息，提高館藏的利用率，充分滿足讀者的要求，更好地為讀者服務[8]。王晉月認為可以了解實有的館藏情況，達到架上圖書、館藏地點、館藏數據與圖書財產賬一致，保證讀者按照索書號順利查找到想要的圖書；進行數據維護，找出文獻丟失的原因，以便改進圖書流通和管理工作；查出需要剔舊和調整庫位的圖書，優化館藏；探索方法，為今后全面開展圖書清查工作積累經驗[9]。鄭振鵬認為圖書清查可以明確實際藏書量和館藏結構；維護書目數據和財產賬的正確性；加強對圖書館的館藏管理；查找出需要剔舊的圖書并及時淘汰，減緩書架空間緊缺的情況，促進館藏合理發展；進行圖書館工作業務檢驗并加強圖書館規章制度的建設[10]。

圖書館是面對讀者服務的部門，其所有業務工作的出發點，都立足于“以人為本，服務為先”，為了能更好地服務讀者。圖書資產清查的目的是摸清底細、優化管理、查漏補缺以達到更優化的管理，其最終目標都是為了能更好地、人性化地服務于讀者。范燁認為圖書資料資產清點便于圖書館自動化各子系統的管理；是做好讀者服務工作的需要；適應社會對書目信息的需求，為資源共享奠定基礎；還可以推動其他工作上臺階[11]。袁家巒認為可以掌握系資料室藏書狀況；便于追查丟失圖書；規范資料室管理并為實現由手工轉為自動化打好基礎；確保做好讀者服務工作[12]。

曾永杰：國內圖書館圖書資產清查研究綜述 曾永杰：國內圖書館圖書資產清查研究綜述綜合各家之言，筆者認為圖書資產清查是圖書館提高服務質量、檢驗工作水平的一項重要工作，也是梳理和清查館藏數據的過程。其目的首先是了解現有的圖書館藏狀況，實現架上圖書、庫位、館藏數據與圖書財產賬一一對應；其次是準確、詳細掌握本館實際藏書量及各類圖書的數量與分布，進行數據維護，分析造成圖書丟失的原因，以便改進文獻流通服務和書庫管理工作，保證圖書的查準率和查全率，降低拒借率；再次是掌握館藏文獻的總量及各類圖書的比重， 反思一定時期內采購存在的問題及應變對策，為圖書館有計劃地進行文獻資源的建設積累第一手資料；最后是查出需要剔舊的圖書，及時淘汰，以免占據空間，影響館藏發展，優化館藏結構，保障圖書館機能正常發展。

3 圖書館圖書資產清查的原則與方法

3.1 圖書資產清查的原則

馬克思要求“理論聯系實際”，而理論對于實際操作也具有重要的指導意義和先決性。謝文勇確立了“以書為本”的清點原則，即以圖書實物為基礎理順財產賬，確立“化零為整”的做法，以圖書條形碼為唯一財產號（圖書的身份證號），以各典藏庫的圖書為清查切入口[13]。而朱麗君、周永忠提出了清點實物原則、一一對應原則、標準數據原則、及時驗收原則、分工負責原則和降低誤差原則等[14]。endprint

陳國剛認為圖書資產清查的主要思路是從圖書管理系統調出所有館藏圖書和所有借出圖書，然后提取現有館藏圖書（exist-book）的條碼信息，則丟失圖書的數量可由下面的公式得出：丟失圖書的數量=所有館藏圖書數量—所有借出圖書數量—現有館藏圖書數量[15]。

3.2 圖書資產清查的方法

“工欲善其事，必先利其器”，要想圖書資產清查得以順利開展，簡單且行之有效地清查方法是必不可少的。王晉月提出了流通管理子系統中按典藏地調出工具書庫財產明細賬，按索書號順序打印財產賬單并與庫內圖書進行比照登記的對賬方式和利用流通管理子系統圖書盤點功能，對在架圖書按順序逐一進行盤點的盤點方式[16]。王玲在總結了人工清點法、數據采集器清點法和圖書管理系統自帶的圖書清點功能的問題的基礎上，提出了庫位調整清點法，即是在圖書管理系統庫位調整功能的基礎上，利用庫位的不同表示清點狀態的不同來進行清點，并利用圖書管理系統的統計功能統計出清點結果[17]。李湖生提出通過一個條碼掃描過程就可查檢出無館藏數據的圖書品種（“有書無數據”）和無對應圖書實物的冗余數據（“有數據無書”），進而從財產登錄賬冊中核查出“既無圖書又無數據”之登錄號的方法[18]。鄭振鵬總結出自動化管理模式下圖書清點的方法有：計算機逐清點法、采集器指清點法、靜態清點法、動態清點法等，并詳細介紹了每一種方法的具體步驟[19]。

4 圖書館圖書資產清查的流程與方案

4.1 圖書資產清查的流程

圖書資產清查的流程因各館的實際不同及對清查的目標追求不同而會呈現出差異。王惠芳提出的圖書清點流程是：借閱部確定清點日期提前兩天通知系統部等相關部門→系統部設置相應報表→借閱部人員將在庫文獻逐冊掃入條碼作清點標記→清點完畢后告知系統部結束日期，由系統部提供失蹤文獻報表并做標記[20]。袁家巒制定的具體清點流程是：資料室設置相關報表→清點工作人員對在庫文獻逐冊下架、作清點標記→計算機錄入書名、條形碼→按學科門類重新上架→清點完畢后提供失蹤文獻報表并做標記[21]。林小群提出清點的具體步驟與要求是：先按分類順序對各流通書庫、各閱覽室中的所有圖書逐本進行清點，同時對借還未清點的書以及新入庫的圖書進行清點；其次，清點時對沒有數據的圖書和條碼錯誤進行補錄和修復；最后，對各清點數據進行匯總，撰寫圖書清點報告，做好總結[22]。筆者以為各館清查時所處的時期不同，科技發展的程度也不一樣，所謂“科學改變世界”，圖書資產清查的流程也會因清查工具、軟件、方法的不同而有所差別。比如在上個世紀80年代之前，圖書資產清查以靠手工對照卡片和圖書實物方法為主，清查的流程也會以手工為主進行；而隨著高科技全面滲透人們的生活，人們的思維方式也因科技而改變，這時的圖書資產清查便會以計算機及其應用為主導。另外，技術的進步也將加速圖書資產清查的科學化程度。

4.2 圖書資產清查的方案

從宏觀上來說，圖書資產清查的方案基本上分為先停借后清查，外借與清查同步進行和邊清查邊停借、清查完再可外借等三種方案。先停借后清查有利于清查工作的進行，但停止外借后，會影響到讀者的借閱，為圖書館帶來投訴等麻煩。如周繼紅提出三步清查方案：先按照確定的原則與順序，對館藏圖書逐一進行條形碼掃描，數據核對，確認此書入藏信息是否正確，是否可以進行流通；再每日對清點情況進行登記，及時與相關部門溝通；最后一大類清點結束后，形成報表，統計出清點圖書的數量和錯誤圖書記錄[23]。而外借與清查同步進行則和先停借后清查的方案完全相反，最大限度地考慮到讀者的服務，當然也會影響到圖書清查的進程。如馬燕提出的清點方案：①圖書清點期間照常為讀者借還書。②將各書庫、閱覽室圖書數據的館藏地點進行更正。③按分類順序對流通書庫中的所有圖書逐本進行清點。④每天將讀者還回的圖書逐本進行清點。將新入庫的圖書逐本進行清點[24]。邊清查邊停借、清查完再可外借的方案，則是對以上兩種方案的折中，以尋求圖書資產清查進程和讀者服務的平衡的方案。如張澤芬提出四步清點方案：①將清點圖書截止到一個條碼號，圖書清點哪類停借哪類。②按分類順序對書庫中的所有圖書逐本清點并劃上紅線。③將讀者還回的圖書集中逐本進行清點。④將新入庫的圖書逐一做上記號以區別未清點的圖書[25]。

5 圖書資產清查結果統計分析

圖書資產清查的準備工作和清查過程都是為了得到統計結果，如果準備工作是基礎，清查過程是前提條件，那么統計結果就是清查的核心內容，而對結果的統計分析將是清查的關鍵。由于各個館對圖書資產清查目的的側重不同，對于清查結果的統計分析的側重也會因此不同。鄭振鵬認為圖書清點結果的統計和分析包括對工作量的統計、對圖書的統計以及對有問題圖書的分析和解決。有問題圖書的分析包括未清查的圖書的分析、狀態異常圖書的分析和其他問題圖書的分析等[26]。余克統計圖書清點結果，歸納出分編失誤、分編筆誤、流通失誤、典藏不細、清點失誤等問題[27]。張輝程、袁素娟通過圖書清查，對圖書的未在架率、錯架率、未上架率進行了統計[28]。馬燕對統計結果進行了部分圖書缺少數據記錄原因的分析、非正常丟失圖書的分析、對圖書丟失率的分析等[29]。

6 結語

筆者認為，首先，國內關于圖書資產清查工作的研究還處于起步階段，現有的研究也局限于各個館自己清查的過程，而對于圖書資產清查的理論支撐探索得還很有限；其次，對適用于圖書資產清查的工具、軟件開發研究得很少，研究中只是利用了現有的管理系統、其他軟件的部分功能等；最后，對于圖書資產清查結果的統計分析也局限在簡單的統計、比較和淺層次的數學分析層面，沒有和圖書館學相關聯的其他學科結合起來。只有經過深度的分析和挖掘，形成對圖書館發展有用的決策，才真正實現了圖書資產清查的目標。

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（編校：周雪芹）endprint