試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作如何有效發(fā)揮作用

楊亞娟

（新疆維吾爾自治區(qū)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院新疆烏魯木齊830000）

試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作如何有效發(fā)揮作用

楊亞娟

（新疆維吾爾自治區(qū)水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院新疆烏魯木齊830000）

事業(yè)單位的檔案管理工作是否良好，直接影響到事業(yè)單位運(yùn)行過程中的工作效率以及工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過程中，其檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分，同時(shí)也是對(duì)一個(gè)單位內(nèi)部運(yùn)行管理水平進(jìn)行衡量的重要指標(biāo)。

事業(yè)單位 檔案管理 發(fā)揮作用

事業(yè)單位的檔案管理工作是否良好，直接影響到事業(yè)單位運(yùn)行過程中的工作效率以及工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過程中，其檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分，同時(shí)也是對(duì)一個(gè)單位內(nèi)部運(yùn)行管理水平進(jìn)行衡量的重要指標(biāo)。檔案管理工作的開展雖不能直接生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富、直接形成經(jīng)濟(jì)收益，但它卻在事業(yè)單位管理系統(tǒng)中不容忽視，它是一項(xiàng)服務(wù)性、管理性、政治性的工作，所以也是事業(yè)單位中信息系統(tǒng)的基石。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作特征

1.信息化的推廣使得檔案使用更為便捷。傳統(tǒng)的檔案通常由大量紙張記載、裝訂、整理而成，需要耗費(fèi)檔案管理工作人員大量的時(shí)間、精力進(jìn)行收編整理，因此程序制成的檔案資料相對(duì)來說都十分珍貴，所以在日后借閱、查詢時(shí)，申請(qǐng)手續(xù)的設(shè)置都較為繁瑣。再者，因?yàn)榻栝啞⒉樵兊认盗惺褂眠^程中，會(huì)讓檔案文本與空氣、粉塵等外界因子進(jìn)行了大量接觸，檔案很容易受到損壞或磨損，很大程度上加劇了檔案管理工作的困難。可是，信息化檔案管理體系的建設(shè)能夠在降低檔案耗費(fèi)的時(shí)間和占據(jù)的空間之余，還能保障檔案管理工作在外部共享和內(nèi)部使用享有同等便利。比如，在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，工作人員不必多次查閱卷宗，只需要借助電子信息搜索功能與檔案查閱功能尋獲所需相關(guān)資料，很大程度上避免了檔案資料因使用而遭受磨損的問題。同時(shí)，信息化檔案管理體系下檔案的使用手續(xù)也更加便捷，人員亦無(wú)需受到時(shí)間約束，可以按照需求隨時(shí)進(jìn)行檔案查閱。

2.電子檔案的應(yīng)用使檔案存儲(chǔ)環(huán)境更為優(yōu)化。傳統(tǒng)模式下檔案管理工作的管理對(duì)象多為記錄媒介為紙張的檔案。眾所周知，紙張受制于物理特性，存在保質(zhì)期有限、較易磨損且容易受潮或蟲蛀等特點(diǎn)，由此檔案管理資料需要定期對(duì)其進(jìn)行重新記錄和整理，盡管如此，該類檔案的存放時(shí)間仍然較短，存放條件也諸多限制。因此，基于這一角度而言，新形勢(shì)下的檔案管理過程要科學(xué)地位檔案保存挑選合適的儲(chǔ)存環(huán)境，以確保檔案不會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存不當(dāng)而出現(xiàn)損毀。另外，紙質(zhì)檔案的記錄和整理工作多由人工手動(dòng)操作完成，工作量大之余且內(nèi)容反復(fù)。由此，新時(shí)期信息化時(shí)代的電子技術(shù)應(yīng)用與推廣，將電子檔案引入到單位檔案管理之后，檔案大部分都能夠以電子媒介形式存儲(chǔ)到硬盤當(dāng)中，且可以根據(jù)實(shí)際需要量對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取、查閱、復(fù)制或備份。相較于傳統(tǒng)的檔案管理來說，電子檔案占據(jù)的空間大大減小，且不會(huì)受到蟲蛀或者天氣環(huán)境等的影響，只要避免受到磁場(chǎng)干擾。

二、制約我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作朝前發(fā)展的不利因素

1.在一定程度上存在管理資金投入的缺失。在事業(yè)單位的檔案管理信息化進(jìn)程中，需要專業(yè)設(shè)備對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和管控，但由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)或員工對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)知存在偏差，因此在檔案管理及其信息化建設(shè)方面的資金投入有限。此外，即便某些部門能夠清晰認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作水平提高的重要性，但實(shí)際資金投入并未能落實(shí)到位，缺失執(zhí)行力。

2.部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能尚待提高。人常說，對(duì)待工作要精益求精，對(duì)待檔案管理工作，亦應(yīng)如此。實(shí)際工作中，有些事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍普遍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，現(xiàn)有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調(diào)任職，或是部分未經(jīng)正規(guī)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的非專業(yè)人員，對(duì)檔案管理工作流程不熟悉，對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)基本上都沒有相對(duì)深入了解，很多情況下這一類檔案管理人員是身兼多職，工作任務(wù)重福利待遇低，工作熱情全無(wú)，所以也就難以為檔案管理工作的有序開展提供人力與技術(shù)支持。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作如何有效發(fā)揮作用

1.要建立安全、科學(xué)的檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位檔案管理的初衷，是為了讓單位能夠更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于人民群眾，所以檔案管理工作應(yīng)該適時(shí)采取現(xiàn)代化、安全科學(xué)的管理手段。比如，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子信息化，將檔案資源儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)之中，在進(jìn)行資源分類、整理之后，構(gòu)建出一個(gè)完整且穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為今后檔案資源提取、利用、查閱等省去手續(xù)，節(jié)約時(shí)間，提高檔案使用與管理效率。

2.鞏固對(duì)檔案信息資源的建設(shè)。首要任務(wù)即建立擁有完整規(guī)模的檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅要注重局部檔案管理，還要注意檔案在全局管理中的統(tǒng)一調(diào)配。因此，可從以下幾點(diǎn)入手：一是組建系統(tǒng)檔案目錄中心，將分散的檔案信息收編整合管理；二是加速檔案信息資源信息化建設(shè)進(jìn)程，提高數(shù)據(jù)信息化管理的使用率；三是將之與其他信息資源系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，躋身為國(guó)家檔案資源網(wǎng)的組成部分，實(shí)現(xiàn)全國(guó)資源共享，為大眾提供更全面更廣泛的檔案服務(wù)。

3.要糾正檔案管理從業(yè)人員思想意識(shí)的偏差。首要注重檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和思想政治水平的考察工作，通過對(duì)管理人員的工作跟蹤、考評(píng)以及理論知識(shí)的培訓(xùn)，篩選既具備檔案管理工作相關(guān)的理論知識(shí)，又擁有廣闊的知識(shí)面的人員留用檔案管理崗。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，啟發(fā)他們對(duì)學(xué)習(xí)與實(shí)際工作的想象力和創(chuàng)造力，繼而激發(fā)對(duì)工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平實(shí)質(zhì)的提高。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，其自身是作為事業(yè)單位管理工作進(jìn)行過程中的一個(gè)重要依據(jù)，不僅是相應(yīng)決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權(quán)益進(jìn)行維護(hù)過程中所需要應(yīng)用到的一個(gè)權(quán)威憑證。檔案管理工作作為事業(yè)單位和諧發(fā)展的基礎(chǔ)組成，急需建立健全工作機(jī)制與完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使工作人員素質(zhì)與單位發(fā)展水平保持一致高度，從而使檔案管理作用得以充分發(fā)揮。

［1］楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討［J］.科技資訊.2010，（34）.

［2］安曉莉.試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展［J］.信息化.2012，（25）.