基于管理就是服務(wù)的理念談流動(dòng)人員人事檔案管理

相密竹/吉林市人才服務(wù)中心

基于管理就是服務(wù)的理念談流動(dòng)人員人事檔案管理

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管理就是服務(wù)是現(xiàn)代社會(huì)所秉承的管理理念。管理是一種行為，服務(wù)是一種角色，將管理的行為做好，需要行為人具有全心全意服務(wù)的思想和認(rèn)認(rèn)真真服務(wù)服務(wù)的奉獻(xiàn)。將管理就是服務(wù)的理念聚焦于流動(dòng)人員人事檔案管理，旨在探討服務(wù)精神和服務(wù)效率。

管理；服務(wù)；流動(dòng)人員；檔案管理

一、我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)及其管理現(xiàn)狀

隨著我國(guó)干部人事制度的改革和人才流動(dòng)的加速，在我國(guó)就職業(yè)人群中出現(xiàn)了以自己的知識(shí)技術(shù)等智力條件為基礎(chǔ)，以腦力勞動(dòng)的方式為主進(jìn)行職業(yè)活動(dòng)，不受政府人事部門(mén)直接管理的特殊群體——流動(dòng)人員。流動(dòng)人員這個(gè)特殊群體的出現(xiàn)使得人事檔案管理面臨新情況，遇到了新問(wèn)題。

何為人事檔案？人事檔案也叫干部檔案。它是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在人事（干部）管理活動(dòng)中形成的、連續(xù)記錄個(gè)人經(jīng)歷、成長(zhǎng)過(guò)程、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力生工作實(shí)績(jī)等情況的文件材料。它以一人為一宗，集中整理立卷，長(zhǎng)期保存，以備查考。人事檔案是識(shí)別、了解人才的重要材料，也是進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)、晉升、任免、調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)，在人事管理中占有重要的地位。因之，一般而言，人事檔案的作用主要是：檔案是個(gè)人經(jīng)歷的記載；檔案表明一個(gè)人的單位隸屬關(guān)系；檔案是為個(gè)人提供相關(guān)人事服務(wù)的依據(jù)。從公共管理的角度看，人事檔案是一種有效的制度管理技術(shù)和管理工具，是公共機(jī)構(gòu)考察和了解公職人員的重要手段，是做好組織人事工作不可缺少的依據(jù)，是澄清個(gè)人有關(guān)問(wèn)題的重要憑證，也為人力資源開(kāi)發(fā)提供有效的信息和數(shù)據(jù)。可見(jiàn)人事檔案對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)十分重要的。

何為流動(dòng)人員人事檔案？流動(dòng)人員人事檔案，是從上述干部檔案派生或轉(zhuǎn)變而來(lái)的一種人事檔案。根據(jù)中共中央組織部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》（人調(diào)發(fā)[1988]5號(hào)）中的規(guī)定，流動(dòng)人員的人事檔案包括：辭職或辭退人員的人事檔案：在流動(dòng)人員管理工作實(shí)際中，主要指原為全民所制干部身份的辭職和辭退人員的人事檔案。外商投資企業(yè)中方人員的人事檔案：流動(dòng)人員管理工作實(shí)際中主要指外商投資企業(yè)中從事專業(yè)技術(shù)工作和中高級(jí)管理工作的中方人員的人事檔案。外國(guó)企業(yè)駐華代表機(jī)構(gòu)中國(guó)雇員的人事檔案：流動(dòng)人員管理工作實(shí)際中也是指從事專業(yè)技術(shù)工作和中高級(jí)管理工作的中方人員的人事檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、民營(yíng)科技實(shí)業(yè)、私營(yíng)企業(yè)聘用的專業(yè)技術(shù)人員和中高級(jí)管理人員的人事檔案。不包分配、暫未落實(shí)工作單位的大、中專畢業(yè)生的人事檔案。自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人員的人事檔案其他流動(dòng)人員的人事檔案。

在流動(dòng)人員這個(gè)特殊群體沒(méi)有出現(xiàn)之前，我國(guó)對(duì)人事檔案的管理采取的是“人檔不分”、“檔隨人走”的封閉式管理模式，但在流動(dòng)人員這個(gè)特殊群體出現(xiàn)后，這樣的管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)了。因?yàn)閱挝灰栏接趪?guó)家，個(gè)人依附于單位的傳統(tǒng)生存格局發(fā)生了變化，作為職業(yè)人的社會(huì)流動(dòng)越來(lái)越頻繁，體制內(nèi)與體制外的人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，單位之間的人員流動(dòng)早已司空見(jiàn)慣，人與單位之間的雙向選擇也已成為常態(tài)，“穩(wěn)定的單位人”在逐漸變?yōu)椤白杂傻纳鐣?huì)人”。在這種情況下，檔案的傳統(tǒng)作用和管理開(kāi)始面臨挑戰(zhàn)，盡管我國(guó)我人事檔案管理也在通過(guò)個(gè)人委托式模式采來(lái)適應(yīng)這種社會(huì)變化，但因?yàn)樽畛醯倪@種模式式收費(fèi)管理式，所以越來(lái)越多的流動(dòng)職業(yè)人員開(kāi)始對(duì)自己的人事檔案持“不在乎”態(tài)度，“人檔分離”“棄檔死檔”“人質(zhì)檔案”“檔案克隆”“虛假檔案”等問(wèn)題隨之出現(xiàn)。

二、對(duì)流動(dòng)人員檔案管理當(dāng)持有管理就是服務(wù)的理念

對(duì)流動(dòng)人員檔案進(jìn)行管理，這項(xiàng)工作的管理性質(zhì)是不言而喻的。那么，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案負(fù)有管理責(zé)任的我們各級(jí)人事檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，就是要秉承管理就是服務(wù)的理念，就是需要解放思想，提高服務(wù)意識(shí)；探索更適宜的管理辦法提高服務(wù)效率；認(rèn)真做好繁雜具體的工作，提高服務(wù)質(zhì)量。

流動(dòng)人員人事檔案開(kāi)放式管理模式需要管理者具有更強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和穩(wěn)定，在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。社會(huì)化開(kāi)放式的流動(dòng)人員個(gè)人委托式模式人事檔案管理模式雖然以對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式的補(bǔ)充形式而存在，但從這類檔案的數(shù)量上在增多，從工作量上在加大，從工作方法上要求有新的管理手段與之適應(yīng)，那么，從我們具體承擔(dān)這項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理者說(shuō)來(lái)就必須用心負(fù)責(zé)地對(duì)待這項(xiàng)工作，必須具有全心全意的服務(wù)精神。

流動(dòng)人員人事檔案開(kāi)放式管理模式需要管理者具有適應(yīng)新情況，研究新問(wèn)題的服務(wù)手段。2014年12月，中央組織部、人社部、財(cái)政部等五部門(mén)聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，要求自2015年1月1日起，取消收取人事關(guān)系及檔案保管費(fèi)、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用。這一文件精神的貫徹落實(shí)對(duì)于流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一個(gè)福音，他們不用在煩心自己的人事檔案的管理問(wèn)題了，有國(guó)家的專門(mén)問(wèn)價(jià)為他們提供了人事檔案管理的政策性保證，他們每年都不需要向人事檔案管理部門(mén)交納檔案管理費(fèi)用了，可以靜心地讓自己的檔案有單位為自己保管。但是，這一文件精神的貫徹落實(shí)卻給流動(dòng)人員的檔案管理部門(mén)和檔案管理人員的履職提出了新問(wèn)題。如包頭晚報(bào)今年1月9日曾發(fā)表了1篇題為：“流動(dòng)人員人事檔案快沒(méi)地放了”的報(bào)道。報(bào)道中說(shuō)，包頭市是從2009年開(kāi)始不收取檔案管理費(fèi)的，很多流動(dòng)人員愿意將檔案交給包頭市人才交流中心的檔案庫(kù)保管，目前全市共有7萬(wàn)多份在檔檔案，而且近兩年在以每年1萬(wàn)余份的數(shù)量增長(zhǎng)，有限的檔案保管庫(kù)房檔案卷宗是“人滿為患”。記者在包頭市人才交流中心檔案庫(kù)親眼目睹的情況是，不到200平方米的檔案庫(kù)內(nèi)，存放著22組檔案架，空著的只有1架，而所有的檔案架之間的距離極短，工作人員移動(dòng)半天，才騰出不到2米的空隙。工作人員幾乎每天都要存放或者調(diào)取檔案，這些檔案架也不斷被左右移動(dòng)。

無(wú)疑，目前流動(dòng)人員人事檔案管理工作正在面臨新情況和新問(wèn)題，但在管理就是服務(wù)的理念下，我們流動(dòng)人員人事檔案管理部門(mén)和管理人員所必須持有的工作態(tài)度必須是研究新情況，解決新問(wèn)題，想方設(shè)法地把我們的本職工作做得更好。

項(xiàng)密竹（1983-）女，吉林市人，吉林市人才服務(wù)中心實(shí)習(xí)研究員，本科。研究方向：流動(dòng)人員檔案管理。