檔案管理系統的優化設計與實現

摘 要：隨著社會的不斷發展，計算機的不斷普及，檔案管理系統的建設成為我國社會事業的重要組成部分，傳統的紙質檔案系統已經不能滿足社會的發展需求，電子檔案管理可以提升檔案的管理效率，方便查找。

關鍵詞：檔案管理系統；優化與設計；

文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01

檔案管理是我國文化事業的重要組成部分，目前大型機關、單位和公司等的檔案數量比較多，如果僅靠人工來管理這些檔案會比較的麻煩。要改變這種狀況，需要建立檔案管理系統，既能減少工作人員的工作量，又能很好的提高檔案的質量。隨著世界經濟的快速發展，計算機信息技術的不斷普及，傳統的紙質檔案已經不能滿足現在我國經濟的飛速發展，電子檔案管理系統能夠彌補一些紙質檔案系統的不足，為經濟發展提供便利。與電子信息檔案相比，傳統的紙質檔案存在很多的不便利，例如保存與查閱比較難，紙質檔案容易潮濕和被蟲蛀，由于時間的問題，紙質檔案還容易損壞、模糊等。檔案一般數量眾多，并且十分復雜，有的還需要保存很長時間，查詢紙質的檔案是一項非常復雜的工作，工作效率也不會很高。電子檔案可以使檔案管理工作系統化、規范化、自動化，從而提高檔案管理的效率。

一、紙質檔案的優點和缺點

（一）紙質檔案的優點。任何形式的檔案都有自己的優點和缺點。紙質檔案也不例外，紙質檔案也有自己的優點。首先是直觀性，在實際工作中要查詢紙質檔案的時候，只要檔案沒有被涂改、沒有損壞也沒有丟失的話，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真實性和安全性，紙質的檔案在做成以后，很難被涂改或是修正，因為涂改或是修正后，一般都會留下痕跡，而檔案的作用就是作為真實和安全的憑證，很難修改，真實性和安全性也就有了保障。雖然現在電子信息檔案用的比較多，但是人們還是普遍認為紙質檔案具有很高的可信度。最后是法律效力和憑證效力，在遇到法律問題的時候，電子檔案的使用一般都很謹慎，人們也普遍認為紙質檔案可以作為司法部門取證所需的憑證，具有法律效力。

（二）紙質檔案的缺點。雖然紙質檔案有自己的優點，但是缺點也是很明顯的。首先是紙質檔案的存儲空間問題，紙質檔案一般都會存放在檔案室里邊，隨著時間的不斷推進，需要存儲的檔案也會越來越多，需要占據更多的空間。檔案室一般需要專門的工作人員進行看管，有的檔案還需要定期進行維護，極大地增加了工作人員的工作量。其次是環境因素等，紙質檔案顧名思義是以紙為載體的，紙的保存期限是有限的，并且也極大容易受到環境的影響，例如，潮濕、蟲蛀、高溫等都會對紙質檔案產生影響。同時紙質檔案也容易破碎、損壞，字體容易模糊，這些都對紙質檔案的作用產生了極大地影響。最后是其他檔案的發展，隨著電子檔案等的發展，越來越多的人使用電子檔案，這對紙質檔案形成了較大的沖擊，對紙質檔案的發展產生了極大地制約作用。

作為檔案管理系統的一種，電子檔案有自己的特點。

二、電子檔案的優點和缺點。

（一）電子檔案的優點。隨著計算機的發展，電子檔案越來越受到人們的青睞，電子檔案有自己的優點。首先是能夠提高效率，計算機能夠提升工作效率，在進行存儲和查找的時候也能夠提升工作人員的速度，查找起來也相對的比較容易，極大的減輕了檔案工作人員的工作量。其次是大量存儲，電子檔案存儲系統不需要很大的空間也可以將檔案儲存完整，也不會因為環境因素的影響而減少存儲壽命。再次是保密性能好，電子檔案主要儲存在計算機上，如果對系統進行了加密措施，做好了檔案的保密措施，沒有權限的人是沒有辦法進入電子檔案查詢檔案的。最后是電子檔案的質量比較高。紙質檔案一般由人來存儲和排列，太多人為因素會導致檔案錯誤的概率增加，而電子檔案則沒有這方面的問題，電子檔案的質量和利用率比紙質檔案要高。

（二）電子檔案的缺點。雖然電子檔案被越來越多的人使用，也有自己的優點，但是電子檔案也有一定的缺點。首先是容易被人篡改，電子檔案的主要載體是計算機，如果管理人員、黑客或是電腦病毒等對電子檔案進行拷貝、篡改，這些修改后的檔案一般不會留下痕跡，也不容易被人發現，這樣就很容易讓人對電子檔案的真實性和權威性產生質疑。其次是電子檔案存在安全隱患，存儲電子檔案的計算機由于系統漏洞問題，很容易被黑客入侵，導致電子檔案被竊取、拷貝和篡改，這樣電子檔案的保密性就得不到保證，檔案管理人員的工作量也會增加。最后是電子檔案缺乏管理制度，由于目前對計算機還缺乏比較有效的管理，所以不同地區、不同企業對電子檔案的管理系統也有所不同，這樣會對電子檔案的統一利用產生一定的影響。

三、檔案管理系統的設計。

（一）電子檔案數據庫的設計。我國實際的工作中，一般使用的數據庫是全關系型GIS數據庫管理方式，這種模式應用起來相對比較的純熟，而且它的升級投入過程不需要使用過多的資金。雖然這一模式的讀寫效率較低，但是比起其優點，還是很值得推廣使用的。

（二）電子檔案數據的掃描。對檔案數據的掃描通過計算機控制相機進行，通過計算機控制能夠保證掃描的質量，還可以提升檔案掃描的效率。這種掃描可以將JPG圖片文件轉化為PDF文件，PDF格式的文件占的空間較少，也有利于系統的存儲。

（三）電子檔案的自動入庫。傳統的紙質檔案需要人工對檔案進行分類、入庫和封存，在檔案的創立階段需要大量的人員付出大量的工作量。現在的檔案管理系統通過掃描，將文件轉化格式，自動存入相應的數據庫，只要設定好相應的程序，電腦就可以自動完成，減少了大量的工作量。

（四）電子檔案的安全性保存。通過對計算機進行保密，電子檔案能夠被安全的保存，這樣能夠很好的保證檔案的真實性和有效性。一直以來我們使用的都是傳統的紙質檔案管理系統，這種方式存儲的檔案具有很高的法律性和有效性，但是受紙張和環境的影響，紙質檔案的保存年限會有所不同，而且比較容易損壞、遺失和模糊。為了提升紙質檔案的壽命，使紙質檔案能夠妥善保存，我們使用電子檔案系統，電子檔案系統通過優化設計可以保證其真實性和安全性，保密程度也會加大。檔案管理系統的合理使用，能夠為社會發展提供準確有效的數據，促進社會的發展和進步。

參考文獻：

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