簡析如何科學管理檔案

摘 要：檔案管理是助管員的基本工作之一，而科學的管理檔案是我們一直的追求。因此，本文就如何加強工程檔案管理展開論述，同時提出相應的對策和建議。

關鍵詞：工程檔案；科學管理；措施；

文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01

檔案工作從某種角度來看的話，它對于推動整個企業或者事業單位經濟總量的持續發展，加強自身精神文明建設，維護廣大職工的權利有著非常重要的推動性作用。 在當下這種全新的形勢之下，檔案工作也要與時俱進，有了新的任務和要求，要從根本上做好新時期的檔案工作，必須要保持開拓創新和與時俱進的精神狀態 ，要永遠牢固的堅持圍繞中心和服務大局的指導思想，充分的發揮檔案自身的優勢，在新時期努力的開創檔案工作的全新局面。

一、要強化法制建設，確保檔案管理現代化的實施

檔案法制建設實際上是檔案立法、執法和法制監督等工作的協調配合的系統工程，它們之間必須有機結合，相輔相成，是一個統一的有機體。對其加強法制建設，強化宣傳力度，提高人們的檔案意識，優化外部環境，給檔案事業的發展營造好的氛圍，使行政部門重視，社會上人人關心，更應該做好管理部門對各單位的檔案考核工作。考核是檔案行政部門依法的有效方法，必須長期堅持的工作。在形式上是通過考核檢查、指導、命令、處罰、獎勵等實現的。為確保檔案工作的健康發展，檔案考核要形成制度化定期考核，這必須融合行政檢查、行政命令、行政指導、行政獎勵、行政處罰的內容，將各項行政執法內容匯為一體。檔案工作的考核是促進檔案部門各項工作科學、健康、開展的有效方法。

二、檔案管理人員需掌握科學化、規范化、現代化的管理技能

在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果，實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率，以增強我們企業在市場經濟中的競爭力。尤其是十九世紀以來，計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。利用計算機技術，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。

三、加強基礎建設、資源建設和信息化建設

首先在加強基礎建設的過程中，要特別重視資金的投入，從實際上加強對硬件設備的升級，在這個過程中，必須要保證建設資金和物資的到位，要抓緊配置計算機設備，改善檔案的基礎設施，引進現代化的管理設備，提高工作效率；其次要加強檔案的資源建設，要在內部建立合格、有執行力的檔案管理規范，嚴格的執行，建立和健全監督機制，引入激勵體系，通過多種手段來確保檔案收集完整齊全，要防止個別人把檔案資料據為己有，謀取私利；最后，要加強管理過程中的信息化建設。具體來講，檔案的信息是建設信息化的有機的組成部分，作為企事業單位來講，必須要重視加強檔案的信息化建設，盡可能早的部署和組織，有效的進行數據庫資料的歸檔和建設，端正心態，做好準備，積極迎接信息化時代的來臨。

四、要加強對工程資料管理人員的培訓

工程資料在管理過程中出現許多新的特點和變化，給管理人員提出了更高的挑戰和要求，要提高工程資料管理人員的工作意識、質量以及水平。同時在實際管理過程中，要認識到資料管理的重要性，采用先進的科學技術和系統進行管理，引進先進的管理方法和手段，提高自我管理意識，能夠真正領會和掌握相關法律、法規的規定，增強責任心，保證工程檔案的質量。

五、做好檔案資料編制工作

在很大程度上檔案資料可以反映員工的素質，因此，檔案管理人員要根據實際情況，嚴格搜集和整理，做好跟蹤的搜集工作以及各種質量評定的原始記錄，保證整個內容的連貫性和連續性，要避免出現缺少資料的情況，明確各項管理人員的職責和責任，避免出現遺漏或者錯誤的情況，這就要求檔案管理人員要對檔案資料進行詳細的熟悉，進行分部和分項資料的分類整理，同時還要加強監督，對出現的漏項或者錯誤情況，要及時進行補充和糾正。

六、要利用各種手段開發工程資料的信息資源，做好資料信息統計工作

因此，資料管理人員要實現信息資料管理的微機化管理，對資料管理的時間、地點進行嚴謹的管理，保證在使用過程中能夠及時調出，避免出現人力物力財力的浪費，最大限度的降低管理人員的工作強度，實現檔案管理的標準化、微機化以及信息化，大力建立電子文件類的資料。同時還要做好各方面的協調工作，提高管理工作的效率；按照標準和資料的性質進行科學合理的分類編號。另外，要做好材料的傳遞和變更記錄。在實際的管理使用過程中，進行頻繁的變更，就會對材料和檔案的完整性產生一定程度的影響，因此，要對做好相應的記錄，避免出現丟失或者損壞的情況。

綜上所述，在進行人員檔案管理過程中，要制定有效完整的制度，根據實際管理過程中存在的問題采用先進的管理技術和手段，不斷總結經驗教訓，保證檔案的完整性和有效性，從而為以后的工作提供必要的借鑒和幫助。

參考文獻：

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[2]高莉.企事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].機電兵船檔案.2009.（12）