如何提高檔案管理科學化水平途徑分析

摘 要：隨著現代社會的不斷發展，對檔案管理的要求也越來越嚴格。對如何提高檔案管理的科學水平也成為各級檔案管理部門的重點問題。本文首先分析了目前檔案管理存在的一些問題，然后論述了如何提高檔案管理科學化水平的途徑。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；提高；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01

現階段，我國正處在快速發展的時期。我國的檔案管理如果不能滿足新時期的要求的話，必將制約相關的事業發展。在這種形勢下，需要對我國的檔案管理工作進行一定的改進，以保證我國檔案管理工作能跟上新形勢發展的需要。

一、目前我國檔案管理存在的一些問題

（一）檔案管理工作人員素質有待提高。很多檔案管理人員無法認識到自己服務者的角色，大多都是被動提供服務。很多管理人員的專業素養也不夠，存在的專業人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業的知識培訓。對檔案資源也不甚了解，無法主動提供服務。此外，部分管理人員在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態度和責任心難以及時發現檔案管理科學化水平建設中存在的問題，對管理檔案科學化水平建設不夠重視。所以就導致了檔案管理人員的素質普遍不高，難以適應信息時代的檔案管理工作。

（二）檔案管理方式較為落后。當今的檔案管理主要還是傳統的模式。無論是檔案管理的環境還是檔案管理的保管方法都沒有創新。他們認為檔案管理是一種機密的工作，所以把檔案束之高閣，放在較為隱蔽的地方，這就造成了檔案查閱的困難。此外有的單位檔案管理將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導致現代檔案管理工作的科學化水平程度降低。采用紙質檔案存在許多弊端，其一，紙質檔案容易受到外界環境的影響極易損壞，一旦發生損害將難以恢復；其二，在進行信息查找時，難以快速的從紙質檔案中找到。

（三）對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得檔案中缺少的材料不能及時補充，完善，更新；甚至對本人的檔案都不夠重視，等到真正需要時，才發現檔案資料不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要。二是人事檔案管理基本上是兼管。由于受專業和時間限制，檔案管理人員不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

二、提高檔案管理科學化水平的途徑

常言道，“科學發展，理念先行”，任何事物的進步與發展，其根本都在于思想的進步與發展。提高檔案管理科學化水平的第一步就是要革新理念、樹立先進的檔案管理理念。首先，檔案管理人員要摒棄陳舊的思想理念，以科學發展觀為指導，樹立“服務”理念，提高檔案管理工作的超前性和服務性。為實現這一目的，檔案管理人員要深入社會了解經濟社會對信息的需求，有針對性地搞好檔案資源收集工作。值得注意的是，檔案作為一種信息，事關重要，要注意保障檔案信息的安全性和完整性，只有完整性高、安全性有保障的檔案才會具有價值。

（一）以管理人員素質提高為前提，提高檔案管理的科學化水平。從某種意義上來說，檔案管理是一項“人”的工作，人指導、操作、執行著一切檔案管理工作。為了提高檔案管理科學化水平，必須打造一支擁有高素質高能力的檔案管理團隊，這就要建立健全的檔案管理人才培養機制，全面提高檔案管理團隊的整體素質水平。具體從以下方面采取措施。

第一，加強能力建設。伴隨著社會發展，檔案數量與日俱增，無形中加大了檔案管理工作量。加之，信息時代催生了電子檔案，使得檔案管理工作更為復雜，對管理人員有著很高的技術性要求。第二，要訓練從業人員的職業道德，及時更新工作人員的管理理念，杜絕工作人員唯利是圖泄露檔案信息的現象發生。對此，要革新傳統的管理人員工作方法，采用現代化管理手段和工具，逐漸培養其具備現代化的管理能力。

（二）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

人事檔案交接是一項認真細致，手續嚴密，責任重大的工作，應強化每一名檔案管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風，嚴格按程序辦理。檔案交接手續：一是對所有檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是要及時催還已借出的檔案，整理好借據，并注明原因及催還情況；三是要分類存放未整理的零散文件材料，清理排序后及時歸檔；四是按要求進行檔案移交，并在交接手續上注明交接時間，地點和移交人，接收人、監交人的姓名職務及移交清冊，頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，做到對交接工作認真負責。應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。

（三）要加大投入，完善檔案管理硬件設備

配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，充分發揮計算機技術的應用。

（四）建章立制，有章可循

加強制度的建設和章程的規范，需要提出標準化的檔案管理工作流程，做到操作人員有章可循。建立職工檔案轉入，轉出及檔案材料轉入，轉出登記簿，檔案材料移交表等。在調取、更新和存儲檔案時更應該加強規范性，避免錯誤的發生。在檔案資料收集時要做到口勤，手勤，腳勤，及時追補和補充新的資料，真正起到人事檔案的依據作用。

（五）加快檔案信息化進程，提高工作效率

建立人事檔案數據庫，充分利用計算機技術對人事檔案信息進行存儲，檢索，實現人事檔案管理信息化，網絡化。建立公開、透明的人事檔案管理制度。使大家增強檔案意識和管理工作的透明度，同時為單位發現人才，培養人才和使用人才奠定信息基礎。

三、總結

隨著現代科學技術的進步，提高檔案管理科學化水平已是必然的發展趨勢，這是檔案管理的一次革命，也是時代對檔案管理提出的客觀要求。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，要進一步解放思想，更新觀念，努力學習和掌握現代科學知識，跟上時代的步伐，適應形勢的要求，積極推動檔案管理現代化的進程，把檔案管理提升到一個全新的水平。

參考文獻：

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011，1

[2]劉艷霞.加快檔案管理現代化的步伐[J].蘭臺內外，2010，2