對事業單位檔案管理的幾點想法

摘 要：隨著市場經濟的發展，我國事業單位的改革也在不斷地深入進行，但是目前事業單位的檔案管理還存在著很多問題，這些問題不同程度地影響了事業單位工作的進行與發展，同時也會影響到經濟社會服務功能的發揮。如何做好檔案管理工作是當前每個事業單位都在面臨的問題。本文通過對事業單位檔案管理存在的問題進行闡述，并提出相對的解決措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01

隨著經濟體制的不斷發展，企事業單位發生了根本變革。但是，計劃經濟時期產生的事業檔案管理體制卻沒有隨之發生變化，它與新型制度發生了激烈的碰撞，使得相當數量的事業檔案工作一直處于被動局面，受到嚴重削弱。檔案管理的安全問題日趨嚴重，加強檔案管理安全刻不容緩。

一、檔案管理的概況

檔案管理包括對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。其中包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。

由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。

二、事業單位檔案管理目前存在的問題

（一）相關人員對檔案管理工作重視程度不夠

人事檔案因其內容的特殊性，一方面增加了它的神秘性，同時又很少被外界所了解，在實際工作中很容易被忽視，即使是人事部門也存在著“說起來重要，做起來次要；用起來需要，忙起來忘掉”的現象。

近年來，事業單位進行用人制度改革，實行崗位聘用制，壓縮人員編制，人事檔案大多都由組織或人事部門干部兼管，而沒有像其他類別的檔案那樣設置專職檔案人員進行管理，由此造成了檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核、鑒定工作只是事到臨頭才去做，而不能將工作關口前置，按要求進行整理。人事部門除了利用已掌握的數據材料外，對部分重要信息的查實與確認，不得不直接查閱人事檔案。然而，在利用人事檔案的過程中，許多過去不曾注意的問題浮出水面，從而使人事檔案工作不得不面臨新的挑戰。

（二）人事檔案管理相關人員業務水平不高、配套設施較差。

事業單位檔案管理工作多使用兼職或借調人員，新員工較多，變動頻繁。工作人員很少參加檔案管理培訓，檔案材料的搜集、整理、歸檔、裝訂等業務不熟練，管理手段較陳舊，配套設施較差，對檔案管理工作精力投入十分有限。有些單位沒有配備專門的檔案室，而且存放檔案的地方較為狹窄，配套設備不健全，從而引起檔案材料損壞丟失的現象時有發生，人事檔案的整潔、完整和安全受到嚴重破壞。另外，人事檔案整理基本采用手工模式，由于個人原始文件頻繁調用，導致原始紙張變舊發黃、褪色變色等現象時有發生，嚴重影響到人事檔案的完整性、安全性和美觀性。

（三）信息技術在人事檔案管理工作中應用不足。

傳統人事檔案管理工作中，人事檔案信息的收集、整理和利用主要由各事業單位人力資源部門來完成。現階段，一些事業單位在人事檔案管理工作中尚未引進先進的計算機網絡技術，信息技術在檔案資料檢索中應用匱乏，調檔查閱仍習慣采用手工操作模式，既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

三、對加強事業單位檔案管理工作的建議

（一）單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

（二）加強檔案工作基礎建設。要建立堅固的防火、防潮專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

（三）加強人事檔案管理人員隊伍自身建設，提高人事檔案管理人員素質。各級組織人事部門要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作。主管部門應定期組織培訓業務知識，檔案員要勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作。

（四）加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。

四、結束語

總之，在事業單位的人事檔案管理發展中，其受到的影響來自于制度與社會化，針對這一改變檔案管理不可避免地出現了缺陷，因此必須利用多元化的措施對人員、制度、技術、模式等進行調整完善，從而使事業單位的人事檔案管理可以適應社會發展。

參考文獻：

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