工程項目文件控制管理總體規劃和部署

摘 要：伴隨著工程項目管理理念和執行方式的日益國際化，文件控制管理工作的重要性日趨凸顯出來。各類文件的時效性針對性、直接關系工程進度、質量和成本。本文通過對工程項目管理中的文件控制管理指出弊病，提出建設性的建議，以期對工程項目的有序推進起到更大的作用。

中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-04-00-01

引言

一個工程的順利完工離不開對各類文件的高效、有序管理。隨著國內一些有實力的設計院和工程公司向國際性工程公司的轉型，工程項目的管理理念和執行模式日趨國際化，文件控制（以下簡稱文控）工作作為一項重要工作而日益受到重視，經過幾年的發展，文控工作已成為工程公司和工程項目管理的重要職能。所以建立健全文件管理體系并且保證該體系有效運行顯得尤為重要。

一、文件管理現狀及存在的不足

（一）工程項目文件管理沒有能涵蓋到所有部門。各部門之間文件的傳遞未能得到規范、統一的有效控制。部門內管理文件沒有統一的編號、格式，存檔分散沒有統一的歸檔部門。

（二）程序文件發布、審批程序未能實現流程化，內部制度、程序文件缺少版本更新。

（三）工程文檔管理的信息化水平偏低，大部分文檔仍存檔在個人手里，無法實現資源有效共享，項目結束后出現由于人員變動造成的資源流失現象比較嚴重。

二、文件控制管理的目標

建立企業電子文件管理系統、OA 辦公系統，充分利用 項目文件管理理論，將文件控制管理貫穿項目始終，作到全程參與、全程管理，合理使用管理軟件，追蹤項目各個步驟的進度， 及時發現工程中的問題，為公司信息資源的保護、 開發、利用提供堅實的基礎。

第一、文控體系的理念

樹立“文件是金”管理理念：在工程建設項目執行過程中，更好地明確項目各參與方的責任，維護項目各參與方的利益，保證項目正常推進，最有效、最直觀的辦法就是通過“文件”。“寫你所做，做你所寫”，所有事情都要求有文字記載。一個項目沒有嚴格的文件控制程序的話，這個項目定將喪失執行能力、控制能力。針對項目來講，文件控制是項目管理體系運行的堅實基礎之一，在每個環節中都有舉足輕重的地位，同時貫穿項目始末。因此，包括企業高層領導在內的任何一個項目參與者，都必須重視文件控制管理工作，樹立“文件是金”的理念，并在工作中認真貫徹這一理念。

同時樹立全過程完整、及時、準確的文控責任意識：文件控制中不能只注重竣工資料編制、交付驗收，要著眼全局，執行項目全過程的文件控制、管理，在確保項目順利執行的同時，積累項目經驗。同時，形成三個責任意識：文控全過程的完整意識。文控全過程的及時意識。文控全過程的準確意識。

第二、文件控制體系的組織建設

為滿足將來公司可能的多項目運行、組建以國內文控部、各職能部門、各施工單位專業負責人為主的公司文件控制體系小組，負責文控體系的推進。

采取矩陣式架構管理。現場文控人員在接受本項目管理的同時，接受來自公司文控體系小組的宏觀監督、管理和指導。公司文控體系小組為現場文控人員提供專業化的文控支持，從技術上為項目文控工作提供來源保證。國內文控部統一管理公司全部介質的受控文件、資料，保證項目受控文件、資料的流轉渠道的唯一性及確定性，對于專業性較強的文件，采用各部門專人負責、并兼職文件管理員的方式。

按產品線項目群配置文控團隊。許多項目按產品線項目群執行，這些項目群具有一定的特殊性，往往配備多位項目經理。但由于工作的關聯性，項目群集中成一個群組辦公。因此，文控人員的配備也要有相應的調整，以更少的人力投入高效、高質完成項目。

組建項目文控中心。將人員配備到文控中心管理文件，大大的提高了項目文件、資料的利用效率，同時保證了項目文件的完整和安全。文控體系小組的組建，也為進一步推行文檔一體化建設提供了先決條件。

第三、文控體系的制度建設

文件控制專業對于公司來講仍是一個較新的專業，目前沒有形成系統的標準規范、規章制度及相關的操作手冊，所以在與國際化的公司包括業主/PMC/設計合作的時候，要認真吸取他們的經驗和做法，結合現場實際工作情況，逐漸完善自己的文控制度。這包括編制文件控制體系文件、相關的業文件，涉密文件的等級標準等，集中骨干人員，從文件控制專業的實際工作著手，提煉體系文件、標準規范中的內容編制成操作手冊，方便文件控制人員快速學習和掌握，如 “文控人員操作手冊”、“項目秘書操作手冊”、“現場文件管理手冊”、“竣工資料管理手冊”等。

三、文件控制管理的實施辦法

第一、打造職業化的文控隊伍，提升項目文控質量

設立“文控工程師”崗位系列。為加強文控崗位的專業化建設、專業技術發展，同時根據文控人員的工作性質、工作內容和文件控制人員在工程建設項目中所起到的重要作用，設立“文控工程師”崗位，定為正式專業技術崗位。為滿足文控專業的發展，要同時制定“文件控制人員等級標準”、“文件控制人員任職條件”、“文件控制人員考核辦法”等相關一系列的規章制度。

重視骨干的培養充分發揮骨干對整個人員隊伍的帶動作用，著力打造以專業負責人為主的骨干隊伍。一是確立“專業負責人例會制度”，促進經驗的交流、思路的開拓、問題的及時解決；二是確立“項目文控組例會制度”，培養專業負責人的組織管理能力以及專業問題的解決能力；三是組建“技術骨干小組”，具有經驗的骨干人員，針對項目文控中的“疑難雜癥”，動態地提供技術支持，解決了項目文控上的問題，提高被輔導人員的專業技能。

搭建知識共享平臺。一是設立文控、檔案工作獨立的服務器，將規章制度、標準規范、體系文件、工作經驗和心得體會都放在服務器上共享；二是創辦電子雜志，主要刊載員工撰寫的專業性文章和研討類文章，旨在創造學術氛圍，提供技術進步的渠道；三是大力提倡員工積極撰寫專業論文，養成認真總結，及時反思的習慣。

嚴格文控人員入職素質。要求文控人員具備全面的知識（包括項目管理知識、工程技術知識），較高的綜合素質（包括學歷、英語等），豐富的工程經驗。文控人員的發展方向是項目工程師或項目經理助理，因此既要有高的門檻限制，又要有絕對基層工作的經歷。

第二、 動態控制，信息化運作

項目初始階段及早著手文控體系的策劃。第一，將文控的具體內容、要求納入合同，從而獲得法律保障。第二，采集項目相關信息，確保預估偏差最小化。第三，搭建“三個平臺”，建立文控中心：①是搭建人力平臺，制訂該項目文控的人力計劃及詳細的工作劃分，確定人員配備；②搭建軟件平臺，完成項目文控軟件中權限及目錄結構的設置，建立契合項目特點；③搭建標準體系平臺，根據行業標準、合同要求、公司體系及項目文件的特點，完善項目標準體系平臺。

項目實施階段貫穿動態控制和信息化管理。對項目的諸多文件在接收、整理分發、存儲的過程中進行動態控制。所有的外部文件均放于項目文控中心，相關人員需填寫借閱單后方可借閱；設計文件管理方面，工程設計文件必須保存每個階段的全部版次文件，以保證工程設計文件的完整性；廠商文件管理方面，在遵循文件管理過程化控制的原則下，記錄并保存廠商文件管理的流通痕跡，確保文件狀態與文件實際情況時刻保持一致，實現文件動態信息化控制。

項目驗收階段嚴格審核把關。一是文控人員在歸檔前進行自查，使不合格的圖樣、文件能得到及時的修正；二是派出檔案管理人員深入到項目，提前進行驗收工作，對文控人員在文件管理中遇到的疑難問題進行指導，對每個項目提出反饋意見，尤其是對不符合要求的項目提出整改建議；三是在歸檔時，進行逐張逐點的核對檢查，做到各種文件材料齊全，圖樣名稱和編號與目錄相符，數據準確，更改到位，版本可靠等，符合標準規范要求。

四、結束語

文檔資源的作用并不亞于人力資源的作用。文件管理體系的健全、清晰、科學、專業化將有力彰顯企業的管理水平。建立一套高效適用的文件控制管理體系、提高國際項目文件管理控制水平，已成為企業在國際工程中提高競爭力的關鍵因素。好的文控管理工作最終會使人們參與的項目得到更多的認可，成就更多的價值。

參考文獻：

[1]曲玉秋.如何做好工程項目的設計文控工作[J]. 中國科技信息，2005 （13B ）：22. PMT

[2]徐威，李晶.淺談如何加強國際EPC 項目文件控制管理[J]. 石油規劃設計，2008 ，19 （2 ）： 42-43 ，47.