高校學院辦公室管理存在的問題及對策研究

摘 要：高校學院辦公室作為綜合管理機構，在新形勢下將面臨諸多挑戰。文章從分析目前高校學院辦公室管理工作出現的制度缺失、職責目標不明確、管理考核體系不完善及不重視管理人員隊伍建設等問題發生的原因入手，提出了建立健全辦公室管理制度、采用目標管理方法管理學院辦公室工作及重視管理人員隊伍建設等解決措施，促進學院辦公室各項工作的順利進行。

關鍵詞：高校；學院辦公室；管理；問題與對策；

中圖分類號：R197.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-03-00-02

高校學院辦公室作為學院對外的窗口部門，是上傳下達、協調左右、溝通內外的綜合管理機構，主要承擔參與政務、管理事務、提供服務等職能。隨著高等教育制度改革不斷深入，高校學院管理工作所處的環境越來越復雜，面臨的挑戰也越來越多。如果學院辦公室的管理工作出現問題很可能導致學院的教學、科研工作運轉不順利。因此，如何提高高校學院辦公室工作效率，使其更好地服務于學院的教學和科研工作是高校管理者應該注重的首要問題。

一、高校二級學院管理存在的問題

（一）缺乏健全的管理制度。高校學院辦公室管理工作繁多且較為復雜，有些是日常程序性工作，有些則是突發性事件，雖然每一項工作看起來都比較瑣碎，但每一項工作卻都有其重要意義。學院辦公室在面對這些紛繁復雜但又十分重要的工作時，經常會出現職責不明、工作毫無章法、計劃性和針對性不強等現象。歸其原因，主要是因為缺乏健全的管理制度，沒有形成一套辦公室管理人員共同遵守的辦事流程，導致學院辦公室管理工作處于被動狀態，管理人員工作積極性不強，影響部門整體的工作效率。[1]

（二）目標不明確、職能不明晰。高校學院辦公室是一個綜合管理機構，其主要職能就是為學生和教師提供各項服務，目標是配合學校機關職能部門順利完成學校的各項管理工作。目前一些高校學院辦公室出現辦事靠上級下達任務、工作靠行政命令指導、精神靠文件傳遞等官僚主義現象。造成這些不良現象的原因是高校學院辦公室對于自身工作職能不清楚、工作目標不明確，辦公室管理人員對自身工作職責和目標不明確[2]。辦公室的職能和目標不是一成不變的指標，隨著新問題的產生，職能和目標都會隨之發生改變。作為辦公室管理人員不能隨著環境改變而履行自身新職能、完成新目標的表現也說明高校辦公室存在目標不明確、職能不明晰的問題。

（三）管理人員隊伍建設存在問題。高校辦公室工作具有時效性強，工作要求高、壓力大等特點。為了滿足現代社會發展的客觀要求，高校辦公室工作應該做到高效率，一方面是辦事速度，另一方面是辦事質量，只有在保證辦事質量的前提下，提高辦事速度，才是真正的高效率。這就要求高校學院辦公室管理人員必須具備過硬的政治素質、嫻熟地工作技能、踏實的工作作風。然而，目前很多高校學院辦公室從業人員大多是機關單位干部，有些則是軍轉干部，或者是本科畢業后直接留校的畢業生，甚至還有一些高職稱人員家屬[3]，他們各自的年齡、經歷、學歷不盡相同，大多數沒有經過相關專業技能培訓，思想不統一，辦事水平參差不齊，這些都影響著學院辦公室的工作效率。

（四）管理工作考核評價體系不完善。雖然很多高校已經開展對辦公室管理人員的績效考核工作，但受工作崗位的工作性質所限，很多指標無法量化，客觀的增加了對辦公室管理人員的考核難度，最終使得多數高校學院辦公室績效考核都只能是流于形式，不能形成一套完善的工作考核評價體系。這必然導致“獎懲不分明”，“有工作就做、沒工作就歇”，“被動等待領導分派任務”等現象發生，無法調動工作人員的積極性，降低學院辦公室的工作效率。

二、做好高校學院管理工作的建議和措施

（一）建立健全管理制度并且嚴格執行。首先，學院辦公室在開展各項工作時，必須遵循客觀規律，按照相應的規章制度行文辦事。這就要求我們必須建立健全辦公室工作管理制度。一方面，對于日常程序性工作，需要學院辦公室制定一套合理高效的辦事流程，讓程序性工作更加規范化，執行起來更加高效。另一方面，在面對突發性事件時，學院辦公室應該有一個突發事件處理機制，以防事件突然發生無法應對。這樣才能使辦公室工作有章可循，有規可依。其次，有了健全的管理制度并不代表就能做好學院辦公室管理工作。辦公室工作人員還應該在日常管理工作中嚴格執行各項規章制度，真正做到有章必循、有規必依。最后，健全的制度需要有配套的監督機制相配合，兩者共同運行才能保證學院辦公室工作健康良好的運行。學院辦公室應該對各項工作進行不定期常態化自查，按季度召開總結性會議，針對發生的違反規章制度的現象提出整改措施，促使管理人員自覺遵守各項制度，做好本職工作。

（二）明確學院辦公室職能，采用目標管理方法。高校學院辦公室是基層的行政辦公組織，隨著高等教育規模不斷擴大，辦公室的工作也日趨復雜。為了更好的促進學校科研和教學事業的發展，學院辦公室應該明確自身職能，為提高管理水平和增強辦學質量打下堅實的基礎。高校學院辦公室主要有執行職能、協調職能和服務職能，三者看似獨立，但彼此間又有著緊密的聯系，在現實工作中需要管理人員將各個職能有機的結合起來，這樣才能更高效地完成各項工作。

明確學院辦公室各項職能后，需要配以科學的管理方法，才能夠使各項職能更加完美的履行。學院辦公室可以采用目標管理方法，對部門工作進行統籌管理。在學校宏觀政策的指導下，由學院辦公室指定更具體、更切合實際、更符合部門需要的目標要求。目標指定過程需要學院領導和辦公室管理人員共同參與，指定的目標要明確，管理要注重平時的目標反饋。通過建立學院內部的目標管理制度，把個人目標和組織目標結合起來，既能充分發揮管理人員的主觀能動性，又能保證辦公室工作目標的順利完成。[4]

（三）加強管理人員隊伍建設。由于高校辦公室工作任務日趨復雜，對辦公室管理人員的要求也越來越高，高校應該重視辦公室管理人員隊伍的建設工作。

1、加強學院辦公室管理人員引進力度，吸引有能力的年輕管理人員，不斷為辦公室補充新鮮血液，這樣既可以提高辦事效率也可以調整辦公室管理團隊的年齡結構，使其保持活力。

2、加強對辦公室管理人員的思想教育和職業技能培訓，使每一位管理人員具備過硬的政治素質和專業的工作技能。

3、為辦公室從業人員提供良好的晉升空間，是每一位工作人員都良好的職業發展目標，進而促進他們發揮主觀能動性，做好本崗位工作。[5]

（四）完善管理工作考核體系。目前高校對辦公室管理人員的年度考核基本是流于形式，沒有做到定量定性的嚴格考核，沒有形成科學的考核體系，因此無法達到考核目的。學校人事部門應該重視對管理人員的工作考核，建立合理完善的考核體系，形成有效的約束和激勵機制，促進學院辦公室工作人員以目標為導向，認真履行其崗位職責，最終配合學校各機關部門順利完成學院的教學科研工作。[6]

三、結語

近年來，高校進入高速發展階段，在新形勢下高校學院辦公室工作也面臨各種挑戰。各高校應該重視學院辦公室管理工作，積極調整管理觀念，建立健全管理制度，重新明確辦公室職能，建立起一支思想統一、業務能力強、團結進取的辦公室管理隊伍，以便應對新時期即將面對的各項挑戰。

參考文獻：

[1]張雅君.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].經濟與社會發展，2006（5）：33-34.

[2]尹明，鄭丹.當前高校辦公室管理面臨的問題與對策[J].現代商業，2011（12）：189.

[3]楊明.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].中國管理信息化，2014（4）：136-137.

[4]郭必裕.高校目標管理存在的問題及對策[J].黑龍江高教研究，2005（1）：55-57.

[5]劉媛媛陳小兵.高校院系辦公室管理工作中的問題與對策研究[J].中國科教創新導刊，2009（13）：212.

[6]佟穎.高校院系辦公室工作存在的問題及對策[J].青年文學家，2013（12）：225-227.

作者簡介：張旭，男，實習研究員，主要研究方向為資產管理、高等教育管理。