關(guān)于開通企業(yè)檔案互聯(lián)網(wǎng)查詢服務(wù)的研究

摘 要：企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，是對經(jīng)營者歷史信息的記載。它是反映市場主體的真實(shí)憑證，是企業(yè)占據(jù)主動并不斷獲得發(fā)展的重要保障，也是經(jīng)營者和消費(fèi)者的合法權(quán)益的重要保障。工商部門在履職的過程中，積累了包括企業(yè)登記、年檢、案件等多種海量檔案材料，并依據(jù)國家工商總局《企業(yè)登記檔案資料查詢辦法》、北京市局《企業(yè)登記檔案管理辦法》等規(guī)定，對相關(guān)單位、個人提供檔案查詢服務(wù)。根據(jù)企業(yè)區(qū)縣登記權(quán)限，各區(qū)縣工商分局可查詢注冊資本在一億元人民幣以內(nèi)的內(nèi)資企業(yè)檔案，以及注冊資本在一千萬美元以內(nèi)的外資企業(yè)檔案。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；企業(yè)檔案；

中圖分類號：G203 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-03-00-02

截止2014年9月16日，朝陽工商分局全部可查詢內(nèi)資企業(yè)369007戶，外資企業(yè)13898戶，在全市檔案數(shù)量中名列首位，而查詢企業(yè)檔案的方式卻只有現(xiàn)場查詢一種，轄區(qū)企業(yè)與日俱增的檔案查詢需求與單一查詢方式之間的矛盾日益凸顯，導(dǎo)致分局檔案查詢大廳前排起了長隊(duì)。當(dāng)前，我們急需一種新的自助查詢方式作為補(bǔ)充，以緩解現(xiàn)場查詢的壓力。筆者通過長期觀察與了解，制作并現(xiàn)場發(fā)放調(diào)查問卷，進(jìn)一步研究網(wǎng)絡(luò)檔案自助查詢的可行性，初步研究結(jié)果如下：

一、分局檔案查詢工作的階段性統(tǒng)計

在國家減少行政性收費(fèi)項(xiàng)目的大背景下，為了更好的服務(wù)于企業(yè)與百姓，根據(jù)京財綜2013[1518]號文件要求，自2013年8月1日起，各工商分局停止收取企業(yè)檔案查詢資料費(fèi)，直接導(dǎo)致企業(yè)檔案查詢數(shù)量激增并自此居高不下。2014年，隨著國務(wù)院《注冊資本登記制度改革方案》的發(fā)布與執(zhí)行，3月1日起，正式實(shí)行注冊資本認(rèn)繳登記制，帶來了企業(yè)成立及變更的高峰，也再次成為企業(yè)檔案查詢量激增的催化劑。

據(jù)統(tǒng)計，2013年7月當(dāng)月（停止收費(fèi)前）打印企業(yè)檔案使用紙張共計11萬3千余張，而到了2014年7月，月打印量已突破30萬張。分局檔案查詢終端機(jī)由幾年前的兩臺增加至2014年的8臺，但依然在每天查詢的高峰時間段捉襟見肘，而且呈現(xiàn)出愈演愈烈的態(tài)勢。從下面的統(tǒng)計圖表中我們不難看出，除2014年1、2月正逢年末春節(jié)，打印量有所下降以外，一年多來月檔案打印量持續(xù)增長并屢創(chuàng)新高。

二、對當(dāng)前檔案查詢需求的調(diào)研

為了了解互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)檔案查詢系統(tǒng)的可行性與必要性，真正做到工作的開展以群眾需求為導(dǎo)向，筆者特別制作了一份《企業(yè)檔案網(wǎng)上查詢調(diào)查問卷》，直接發(fā)放給來分局查詢企業(yè)檔案的人員進(jìn)行現(xiàn)場填寫。除去4份廢卷以外，有效回收問卷471份。其中答卷人員為“本企業(yè)內(nèi)部人員”的占83.3%；就問題“如果能在網(wǎng)上查詢及打印本企業(yè)檔案，但無法加蓋工商檔案查詢章，您是否還需要來工商局進(jìn)行現(xiàn)場查詢”選擇“可以不用來現(xiàn)場排隊(duì)了，網(wǎng)上查詢就能滿足需要，還方便”的有253人，占總數(shù)的53.7%。檔案查詢用途為“僅企業(yè)內(nèi)部自用”的占總數(shù)的44%。

問卷反饋的情況表明，很大一部分調(diào)檔人員都是企業(yè)內(nèi)部員工，他們查詢本企業(yè)檔案的用途經(jīng)總結(jié)大致分為三類：一是為政府機(jī)關(guān)、銀行提供企業(yè)材料；二是為企業(yè)內(nèi)部決策或即將辦理變更登記提供依據(jù)；三是檔案查詢已經(jīng)全部免費(fèi)，給企業(yè)留存一份原始檔案以備不時之需。由此看出，除去第一類用途以外，約有一半的企業(yè)檔案查詢?nèi)藛T只需查詢企業(yè)原始檔案，而對查詢出的檔案紙張上是否加蓋檔案查詢章并無要求。即是說，如果我們能夠在互聯(lián)網(wǎng)上提供本企業(yè)檔案查詢服務(wù)，即使無法加蓋工商檔案查詢章，也完全可以滿足這部分人的查檔需求。

三、開通網(wǎng)絡(luò)檔案查詢的優(yōu)點(diǎn)與難點(diǎn)

早在十幾年前，企業(yè)基本信息就已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)上對外公示，而現(xiàn)場的企業(yè)檔案查詢系統(tǒng)經(jīng)過多年的開發(fā)與應(yīng)用，雖然在系統(tǒng)穩(wěn)定性與查詢速度上有了長足的進(jìn)步，但還是無法給企業(yè)查詢?nèi)藛T帶來足不出戶的自助查詢體驗(yàn)。筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)查詢的優(yōu)勢在于：一是給企業(yè)辦事人員提供了很大的便利，省去了舟車勞頓的辛苦，坐在家里或辦公室里就可以一目了然的查看本企業(yè)電子檔案；二是提升了政府部門服務(wù)效能，如果有一半的查詢?nèi)藛T能夠在互聯(lián)網(wǎng)上自助查詢，那么現(xiàn)場查詢壓力就會得到釋放，有助于我們對辦事人員進(jìn)行現(xiàn)場查詢指導(dǎo)，提高服務(wù)質(zhì)量；三是減少行政性支出，2013年8月1日停止收取企業(yè)檔案查詢資料費(fèi)后，這筆費(fèi)用改由行政支出，按照需求定律的內(nèi)容：“商品的價格和需求量之間反向變動的關(guān)系，即價格越低，需求量越多。”可以得知，目前檔案查詢免費(fèi)是導(dǎo)致查詢量激增的一個重要原因。查詢費(fèi)用由幾年前的查詢一份檔案收費(fèi)一百元、打印一張材料收費(fèi)兩元，到現(xiàn)在的完全免費(fèi)，這之前巨大的差距足以激發(fā)企業(yè)或個人的查詢打印熱情。檔案內(nèi)頁數(shù)由幾十頁至幾百頁不等，查詢?nèi)艘蟠蛴∪繖n案甚至打印多遍檔案的不在少數(shù)，既浪費(fèi)了工作人員與查詢?nèi)藛T大量的時間，又耗費(fèi)了巨額的財政支出。根據(jù)筆者統(tǒng)計，2014年第三季度僅打印檔案紙張、硒鼓費(fèi)用兩項(xiàng)，月平均花費(fèi)超過45000元，打印機(jī)磨損費(fèi)另計。

當(dāng)然，網(wǎng)上查詢服務(wù)具有上述多般優(yōu)勢的同時，也存在工作開展的難處。筆者總結(jié)主要困難有兩點(diǎn)：一是企業(yè)電子檔案圖像的保密性，企業(yè)檔案內(nèi)除了包含早已公示在互聯(lián)網(wǎng)上的企業(yè)基本信息外，更多的是對外需要保密的內(nèi)容，一旦泄露將給企業(yè)及個人造成巨大損失，所以如何保證數(shù)據(jù)安全，不被非法竊取成為最大的難點(diǎn)；二是必須保證企業(yè)只能查詢到本企業(yè)的檔案，而不能隨意瀏覽，這是互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)檔案查詢系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)規(guī)則，那么如何對企業(yè)進(jìn)行身份認(rèn)證，成為系統(tǒng)建設(shè)的又一難點(diǎn)。至于公檢法機(jī)關(guān)及律師查檔，則因?yàn)榇螖?shù)相對較小，可以仍由現(xiàn)場查詢來滿足。

四、系統(tǒng)的架構(gòu)與解決方案

對于解決上述難點(diǎn)一，筆者認(rèn)為要注意兩點(diǎn)：一是查詢內(nèi)容中的選擇性發(fā)布，對于例如法人及股東的身份證復(fù)印件這類級敏感信息，不要在查詢系統(tǒng)內(nèi)顯示，否則一旦個人的身份信息泄露，反而會給分局帶來不必要的麻煩；二是對掃描的企業(yè)檔案圖像應(yīng)進(jìn)行加密處理，對于以B/S結(jié)構(gòu)發(fā)布的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)檔案查詢系統(tǒng)，可以對瀏覽器下載保存圖像數(shù)據(jù)的功能進(jìn)行屏蔽，以減少檔案被竊取或篡改的風(fēng)險。

對于解決難點(diǎn)二，我們可以借助當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)身份驗(yàn)證最流行的“CA電子證書”，將安全的客戶端證書存儲于專用的鑰匙盤（usbkey）中，且不能被復(fù)制或?qū)С觯褂脮r需要物理上獲得其存儲介質(zhì)usbkey并輸入保護(hù)密碼，這也被稱為“雙因子認(rèn)證”。對于有條件購買CA電子證書的企業(yè)，我們可為其提供CA認(rèn)證登錄方式，使之獲得更高的安全級別。事實(shí)上，不論是工商部門之前使用的企業(yè)年檢系統(tǒng)，或是我們目前使用的年報系統(tǒng)，有很多企業(yè)已經(jīng)辦理了CA電子證書，而且這些CA電子證書可以與地稅、社保等委辦局通用，只需去相應(yīng)的委辦局辦理認(rèn)證。據(jù)筆者了解，朝陽區(qū)辦理地稅CA電子證書的企業(yè)已經(jīng)超過了總企業(yè)數(shù)的80%，我們完全可以與CA發(fā)售公司聯(lián)系進(jìn)行程序接口的對接，使互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)檔案查詢系統(tǒng)支持原地稅CA，這樣互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)檔案查詢系統(tǒng)既擁有了廣泛的CA使用人群，又減輕了企業(yè)購買新CA的負(fù)擔(dān)。

對于不希望購買CA電子證書的企業(yè)，我們可為其提供較為普通的登錄方式，并在注冊登陸時進(jìn)行多重身份驗(yàn)證，以達(dá)到與所查詢的企業(yè)綁定的目的。例如通過“法定代表人身份證號+公司聯(lián)系電話+企業(yè)經(jīng)營場所+發(fā)照日期”進(jìn)行復(fù)合認(rèn)證。當(dāng)然，這種組合可以有很多種而且是隨機(jī)出現(xiàn)的，認(rèn)證通過后才能夠完成注冊并給予初始登錄密碼，并在用戶注冊完成首次登錄時提示必須修改使用較為復(fù)雜的登錄密碼。

隨著全社會信息化的不斷推進(jìn)與政府信息公開力度的不斷加大，相信互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)檔案查詢系統(tǒng)的建設(shè)將是必然趨勢。無論是由市工商局檔案中心開發(fā)系統(tǒng)，還是由分局信息檔案中心自行建設(shè)輔助查詢平臺，希望我們以上的調(diào)研結(jié)果能夠?yàn)榉?wù)領(lǐng)導(dǎo)決策盡一份力。