淺談企業檔案管理人員的專業素養

摘 要：企業在科技的發展大潮中不斷的進步，作為為企業服務的檔案管理部門也應適應企業快速發展，隨著計算機和信息網絡技術在檔案工作中的應用和發展，對檔案管理人員的道德修養、業務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的要求。

關鍵詞：檔案管理；技能；素養；

文章編號：1674-3520（2015）-03-00-01

隨著市場化的不斷加深，檔案管理工作在經濟社會中的作用越來越重要，同時社會對檔案管理工作也提出了更高的要求。作為一名檔案管理人員，必須提高檔案管理工作能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化，為企業提供更多有價值的檔案信息資源。計算機和信息網絡技術在檔案工作中的應用和發展，對檔案管理人員的業務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的要求。傳統的業務知識與工作方法，已不能滿足新時期、新形勢的需要。因此，加強和提高檔案管理人員管理水平尤為重要，檔案管理人員的整體素質如何，是做好企業檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。檔案人員綜合素質的高低直接影響著企業檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對企業檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。 這就對檔案管理人員在素質上提出了新的要求、新的標準。

一、檔案管理人員應具備的素質

（一）高尚的職業道德。檔案工作是一項服務性勞動，是檔案與企業之間的媒介與紐帶。默默無聞、無私奉獻，是檔案工作的突出特點。所以，企業檔案管理人員應該樹立正確的人生觀、價值觀，樹立全心全意為企業生產和發展服務的思想，愛崗敬業，勤勤懇懇，不計名利，在平凡中創造不平凡。

（二）大膽的創新精神。檔案工作要在為企業建設服務中取得更大的生存空間，得到最大的發展，檔案管理人員必須要解放思想、開拓創新，克服看門守攤、墨守成規、自我封閉的舊思想，樹立信息產品是商品，信息創造價值的新觀念，善于用豐富的專業知識指導實踐，分析新情況，解決新問題。

（三）嚴謹的工作作風。嚴謹的工作作風，是企業檔案管理人員必不可少的素質之一。在實際工作中，必須始終保持政治、學術上的嚴肅負責態度，對每卷檔案，從整體到細微，都要尊重科學，尊重客觀，做到精益求精，嚴謹務實，一絲不茍。

（四）過硬的業務技能。檔案管理人員是儲備知識、傳播信息、連接應用的橋梁，因此，企業檔案管理人員除了要掌握歸檔的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關學科知識，從而保證企業檔案管理水平的提高。

二、提高企業檔案管理人員的工作效率

改變目前企業檔案管理工作狀況，提高企業檔案管理效率，實現企業檔案管理的規范化是企業檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要注意解決的問題主要有：

（一）重視檔案工作人員專業技能和素質的提高。檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在企業人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先，檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把關，及時錄入微機，使利用者方便查、借閱。把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等項工作提出了新的要求和挑戰。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作的各領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變，扎實有效地推進專業繼續教育。

（二）依法治檔，完善檔案管理的規章制度建設。做好檔案管理工作，嚴格遵守檔案管理各項規章制度是關鍵。制度建設是檔案工作的基礎性工作，加強制度建設，嚴格依法治檔，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。

（三）檔案的現代化要與企業的信息化同步，實現檔案管理規范化。企業檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使企業檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現代化與企業信息化有機結合，同步發展。 做好檔案管理工作，利用計算機管理檔案，實現檔案管理規范化，是提高工作效率的重要手段。

三、實行標準化、規范化的工作程序和方法

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）結合本館實際規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。

（四）統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。還應統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

總之，只有在工作實踐中不斷提高自身素質，不斷加強學習，提高品德和專業技能素養，才能為檔案管理工作更好的服務。