加強婦幼保健站電子檔案管理確保社會公共衛生安全

摘 要：檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，在運行模式上需要探索符合婦幼保健機構檔案管理工作實際情況。為此，我們必須加快電子檔案管理的現代化進程，充分開發利用檔案信息資源，發揮檔案信息資源的作用，促進婦幼保健事業的發展，逐步實現婦幼保健機構的檔案信息化建設。

關鍵詞：婦幼保健；電子檔案；管理；

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-03-00-01

《中華人民共和國母嬰保健法》、《中國婦女發展綱要（2011～2020年）》、《中國兒童發展綱要（2011～2020年）》和《國家基本公共衛生服務規范（2011年版）》等國家相關法律、規范均為流動人口婦幼保健服務提供法律保障和政策支持，衛生公共事業和現代醫學模式的健康發展為婦女兒童的健康服務搭建了良好的發展平臺，為此，應積極建立健全婦幼的檔案建設，確保婦女兒童的合法權益。

一、婦幼保健站電子檔案管理中存在的問題

（一）管理意識薄弱目前，婦幼保健站在電子檔案管理上普遍存在著管理不到位，管理意識薄弱等問題，婦幼保健站各管理部門之間沒能形成一個整體的電子檔案管理體系，管理比較混亂。一般來說，婦幼保健站只把各種紅頭文件和具體的實體載體文件作為檔案加以保存，而對于那些在工作中產生的具有較高保存價值的文件，保管就相對較差。隨著婦幼保健站加強了對各種管理軟件的使用，婦幼保健站內會形成大量的病例、財務數據、醫療設備等資料，如果不能對這些資料加以妥善保存，婦幼保健站將面臨醫療檔案不全的局面。

（二）檔案損壞嚴重在大部分婦幼保健站的電子檔案管理中，各個科室內產生的檔案資料一般都是由自己負責保管，沒有形成統一規范的電子檔案管理，尤其是因為電子檔案必須在電腦中加以保存，而各個科室在電腦的網絡安全管理、資料管理、病毒預防等方面難免不出現疏漏，在加上管理人員對電子檔案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了檔案的缺失和損壞，問題十分嚴重。

（三）資金投入較少婦幼保健站的電子檔案管理工作需要有長期投入。但是通常情況下，婦幼保健站為了加強醫療服務質量而大量購入醫療儀器和醫療設備，卻忽視了對電子檔案管理方面的投入，很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環境，比如在更換電腦、刻錄機、大容量存儲硬盤、專業檔案軟件配置、防磁柜等方面，投入就明顯不足。

（四）管理制度不全雖然一部分婦幼保健站建立了統一規范的檔案管理體系，但是在實際運用中，效果就很不理想。一是因為不少管理人員的檔案管理意識薄弱，隨意將檔案材料存在電腦中，不去及時歸檔，導致了大量檔案材料的缺失；二是因為婦幼保健站經常組織醫務人員學習專業技術知識，但對于組織檔案管理方面的學習就很少，宣傳力度也不夠；三是婦幼保健站對于電子檔案管理的標準和規范不能明確，因此在婦幼保健站內出現了電子檔案管理制度不健全，跟不上電子檔案管理的需求。

二、婦幼保健站可采取的對策

（一）建立健全的檔案管理網絡系統婦幼保健站要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網絡系統，同時明確電子檔案管理的權限以及責任，確保形成統一的管理機構和檔案保管實施細則，這樣就能使各部門的職責更加明確，從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統規范。同時，還可以利用健全的網絡系統，讓電子檔案管理的過程中，最大限度實現電子資源共享，對婦幼保健站內的大量病例、財務數據、醫療設備等資料實現統一的管理，并且通過對婦幼保健站電子檔案管理工作的全面監督檢查，保證婦幼保健站電子檔案的管理更加到位。

（二）制定科學的電子檔案管理標準婦幼保健站要結合自身實際情況，制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規范，讓電子檔案得到科學有序的管理；二要制定并完善檔案資料的價值評估標準、檔案資料的保密措施以及相關的責任制度等；三是要完善檔案資料的收集管理工作，檔案管理人員要行使好檔案的監督指導職責，要從電子文件的源頭上進行管理，把電子文件進行鑒定，然后將有保存價值的文件進行歸檔保存；四要在檔案資料的保存中，使用信息集成系統，并要熟悉該系統的運行方法，要學會使用專門的檔案管理系統來接受文件信息，這樣才能有效保證和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和時效性。

（三）加大資金投入婦幼保健站要加大對電子檔案管理的資金投入，不斷引進先進的現代化技術和設備。婦幼保健站資金的投入，首先要對陳舊的電腦進行更新換代，并購置性能優越的刻錄機、防磁柜和大容量存儲硬盤等；其次，婦幼保健站要配置性能較強的網絡安全軟件，比如防火墻和先進的數據加密技術等；最后，要保證檔案室內的安全，配置滅火器、空調等設施，確保整個電子檔案的安全有效運行。另外，婦幼保健站也要引進高效的電腦管理系統，使婦幼保健站的各項業務資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高檔案管理人員素質婦幼保健站檔案管理人員的素質高低，決定了婦幼保健站檔案管理水平的高低。一般情況下，婦幼保健站電子檔案管理中存在的許多問題，基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成，而這些紕漏又是因為管理人員的專業管理技能和職業素質不高所造成，所以，提高婦幼保健站檔案管理人員的素質和職業技能大有必要。因此，婦幼保健站要定期組織對于檔案管理人員的培訓工作，通過有針對性的培訓課程，不斷提高檔案管理人員的專業技能。在培訓過程中，檔案管理人員還可以就工作中存在的問題進行討論，找出解決辦法，讓婦幼保健站的電子檔案管理工作再上新臺階。

三、結論

隨著計算機信息化的不斷發展，電子計算已經深入到社會的各行各業，婦幼保健站亦是如此。目前婦幼保健站電子檔案管理面臨著新問題、新挑戰，婦幼保健站檔案管理者必須不斷提高自身綜合素質、創新管理手段、提高管理水平，滿足婦幼保健站對檔案管理的需求，才能讓婦幼保健站檔案管理事業實現可持續發展。

參考文獻：

[1]陶園. 淺談電子檔案管理[J].中國科教創新導刊，2007，（12）.

[2]劉國紅，李蘭風，甄素芬. 醫站電子文件的管理與利用[J].河北醫藥，2005，（05）.

[3]王可為. 電子檔案相關問題分析[J].中國管理信息化，2011，（01）.doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2011.01.027.

[4]隋霞，鄭開，張功法. 醫站信息系統與檔案數字化管理[J].現代醫藥衛生，2007，（18）.